合同审核流程标准化模板防风险必备.docVIP

合同审核流程标准化模板防风险必备

一、适用场景与业务背景

在企业日常运营中，合同作为明确双方权利义务、约束交易行为的核心法律文件，其审核质量直接影响企业风险防控能力。本模板适用于以下场景：

常规业务合同：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等商业合作类文件；

内部协作流程：跨部门（如采购部、法务部、财务部、业务部）协同审核环节；

风险管控节点：合同签订前对主体资格、条款合规性、履约能力等关键要素的审查；

标准化管理需求：企业建立统一合同审核机制，避免因审核标准不一导致的风险漏洞。

二、标准化操作流程详解

合同审核需遵循“发起-初审-复审-终审-签署归档”的闭环流程，各环节责任主体、操作要点明确

步骤1：合同发起与资料提交

责任主体：业务部门（合同经办人，如*经理）

操作要点：

业务部门根据合作需求拟定合同初稿，同步收集以下基础资料：

（1）合作方主体资格证明（营业执照复印件、授权委托书等）；

（2）合作项目背景说明、技术附件或补充协议（如有）；

（3）过往合作履约记录（涉及续签时）。

通过企业OA系统或指定审批模块提交《合同审核申请表》，注明合同类型、交易金额、合作方信息及紧急程度。

步骤2：初审（形式与内容完整性审查）

责任主体：业务部门负责人（总监）+相关职能部门（如采购部/销售部专员）

审核要点：

形式审查：合同文本是否完整（含封面、附件、签署页），页码连续无缺漏，关键信息（如合同编号、签订日期、双方主体名称）清晰无误；

内容完整性：是否包含核心条款（当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等），是否存在重大表述模糊或歧义；

业务匹配性：合同内容是否符合公司业务规划、预算安排及过往合作惯例，交易金额、数量是否与审批权限匹配。

输出结果：初审通过后，流转至法务部门；不通过时，退回业务部门修改并说明理由。

步骤3：复审（合规性与风险审查）

责任主体：法务部（法务专员）+财务部（财务经理）

审核要点：

法务审查：

①主体资格：合作方是否为合法存续企业，授权代理人是否具备有效授权，是否存在股权结构复杂、涉诉失信等风险；

②条款合法性：违约责任是否明确且对等，争议解决方式是否约定明确（如“提交甲方所在地法院诉讼”），知识产权、保密条款是否符合行业惯例；

③风险预警：识别“霸王条款”“单方免责条款”等不公平内容，提示业务部门协商修改。

财务审查：

①价款/支付方式：是否与财务制度一致，预付款、进度款、尾款比例是否合理，票据类型（发票/收据）约定是否清晰；

②税费承担：是否明确税费包含在合同总价内，避免后续争议；

③履约能力评估：大额合同需核查合作方财务报表（近3年），评估其偿债能力及履约稳定性。

输出结果：法务、财务均通过后，流转至终审；任一环节不通过，出具书面修改意见并说明法律或财务风险点。

步骤4：终审（决策与审批）

责任主体：分管领导（副总）+总经理（总经理）

审批权限：

交易金额≤10万元：分管领导审批；

10万元＜交易金额≤50万元：分管领导+总经理双签审批；

交易金额＞50万元：需提交总经理办公会集体审议。

审核要点：

业务必要性：是否符合公司战略发展目标，投入产出比是否合理；

风险可控性：综合法务、财务意见，评估整体风险是否在可承受范围内；

特殊条款：对“不可抗力”“合同解除权”等重大条款的最终确认。

输出结果：终审通过后，进入签署环节；不通过时，终止流程并反馈至业务部门。

步骤5：签署与归档

责任主体：行政部（档案专员）+业务部门（经办人）

操作要点：

签署规范：

①合同文本需为最终版本，骑缝章、公章清晰完整，法定代表人或授权签字人签字笔迹与预留样本一致；

②一式三份（或按合作方需求），双方各执一份，原件由行政部统一保管，业务部门留存复印件。

归档管理：

①签署后3个工作日内，行政部将合同文本、审核流程记录、附件资料等整理归档，建立《合同台账》（含编号、名称、签署日期、金额、存放位置等）；

②电子版合同加密存储，备份至企业服务器，保证信息安全。

三、合同审核跟踪表模板

合同基本信息

内容

合同编号

QD-2024-X（按年份+部门+序号规则编制）

合同名称

采购合同/服务协议

甲方（采购方）

公司，统一社会信用代码：X

乙方（合作方）

有限公司，统一社会信用代码：X

签署地点

市区

交易金额

人民币万元

履行期限

年月日至年月日

审核节点

责任主体

初审（业务部门）

*经理（业务部）

复审（法务部）

*法务专员

复审（财务部）

*财务经理

终审（分管领导）

*副总

终审（总经理）

*总经理

风险提示

（法务/财务填写）

签署状态

□已签署□待签署□已终止

归档信息

存放位置：档案柜层格

四、风险防控要点与常见问题规避

主体资格风险：

严格