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文档管理模板公司资料有序归档方案

一、适用业务场景与归档触发条件

本方案适用于企业内部各类重要资料的规范化管理，具体场景包括但不限于：

日常办公文档：公司制度、会议纪要、工作计划、通知公告等，需在文件发布后3个工作日内完成归档；

项目全周期资料：从项目立项（可研报告、立项申请）、执行（进度报告、会议记录）到验收（验收报告、成果交付物）的全过程文件，需在项目各阶段结束后5个工作日内整理归档；

人事管理档案：员工入职（简历、劳动合同）、在职（培训记录、绩效考核）、离职（离职申请、工作交接单）等资料，需在人事变动发生后1周内归档；

财务与合同资料：报销凭证、发票（合规票据）、采购合同、销售合同等，需在财务结算或合同签订后10个工作日内归档；

客户与供应商资料：客户信息表、沟通记录、合作协议，供应商资质文件、往来函件等，需在合作建立或更新后1周内归档。

二、标准化归档操作流程

步骤1：资料收集与初审

责任主体：各部门指定资料员（如部门A-张、部门B-李），负责本部门资料的初步收集；

操作要求：根据归档范围清单（见附件1），核对资料完整性（如合同需含双方盖章页、项目资料需含各阶段签字文件），缺失资料需及时补充；

工具支持：使用共享文件夹（如“企业盘-待归档区”）暂存电子资料，实体资料统一放入部门资料盒并标注“待归档”。

步骤2：分类与标记

分类体系：采用“一级分类+二级分类”结构（示例）：

一级分类：综合管理、项目管理、人事行政、财务审计、客户合作、供应商管理；

二级分类：制度文件、会议记录、合同协议、报表数据、影像资料等（具体分类表见附件2）；

标记要求：电子资料按“一级分类”命名（如“综合管理2024版”）；实体资料用彩色标签标注一级分类（如综合管理-蓝色、项目管理-绿色）。

步骤3：编码与登记

编码规则：采用“部门缩写-分类代码-年份-流水号”格式（示例）：

部门缩写：综合管理-Z、项目-X、人事-R、财务-C；

分类代码：制度-W、合同-HT、项目-XM；

示例：Z-W-2024-001（综合管理-制度-2024-001号）；

登记操作：将资料信息录入《归档登记表》（见附件3），包含字段：资料编号、名称、分类、密级（公开/内部/秘密）、责任人、电子路径（如“企业盘\2024”）、实体位置（如“档案柜-1层-3列”）、归档日期、备注。

步骤4：实体与电子归档

电子归档：将登记后的电子资料至指定服务器文件夹，设置“只读”权限，保证不可篡改；备份至企业云盘（如“企业云-归档备份库”），保留两份副本；

实体归档：实体资料按编号顺序装订（超过50页加装封面、目录），放入统一规格档案盒（盒面标注“资料编号-名称-年份-数量”），存放于档案室指定区域（按一级分类分区存放）。

步骤5：借阅与更新管理

借阅流程：因工作需要借阅资料时，填写《借阅申请表》（见附件4），经部门负责人审批后，档案管理员登记《借阅记录表》（见附件5），明确借阅期限（一般不超过3个工作日），到期归还时检查资料完整性；

更新机制：如资料发生变更（如制度修订），由原部门提交《资料更新申请》，注明变更内容，经审批后替换原资料并更新编码、登记表，同时标注“最新版本”及“作废版本”标识。

步骤6：定期清理与销毁

清理周期：每季度末对归档资料进行核查，剔除重复、失效资料（如已废止的制度、超过保存期限的合同）；

销毁流程：对需销毁的资料，由档案管理员编制《销毁清单》（含编号、名称、销毁原因、数量），经行政部负责人及分管副总审批后，双人监销并签字确认，电子资料彻底删除（回收站清空+格式化）。

三、核心模板表格设计

附件1：公司资料归档范围清单（节选）

一级分类

二级分类

归档内容示例

保存期限

综合管理

制度文件

公司章程、考勤制度、财务管理制度

长期

项目管理

立项资料

可行性研究报告、立项批复文件

项目结束后10年

人事行政

员工档案

劳动合同、离职证明、培训记录

员工离职后5年

财务审计

合同协议

采购合同、销售合同、服务协议

合同终止后15年

附件2：《归档登记表》

资料编号

资料名称

分类（一级/二级）

密级

责任人

电子路径

实体位置

归档日期

备注

Z-W-2024-001

考勤管理制度2024版

综合/制度文件

内部

张

企业盘\2024

档案柜-1层-1列

2024-01-15

最新版

X-XM-2023-015

项目验收报告

项目/项目成果

公开

李

企业盘\2023

档案柜-2层-3列

2023-12-20

含附件

附件3：《借阅记录表》

借阅日期

资料编号

资料名称

借阅人

部门

审批人

归还日期

备注

2024-03-10

Z-W-2024-001

考勤管理制度2024版

王

行政部

赵

2024-03-12

复印用

2024-03-11

X-XM-2023-01