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供应链采购合同审核流程模板

一、适用范围与行业背景

二、审核流程全步骤详解

1.合同发起与资料准备

责任部门：采购部门

操作说明：

采购部门根据采购需求（如生产计划、项目需求）与供应商初步沟通，达成合作意向后，起草采购合同文本。

准备配套资料：供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、资质证明复印件）、采购需求明细（规格型号、数量、质量标准、交付时间等）、价格确认单（含报价明细、折扣条款）、技术协议（如涉及）及其他双方确认的补充材料。

在企业合同管理系统（或OA系统）中创建合同编号，填写《合同基本信息表》（见模板表格），合同初稿及附件资料，发起审核流程。

输出成果：合同初稿、配套资料包、系统流程发起记录。

2.业务部门合规性初审

责任部门：需求业务部门（如生产部、项目部）

操作说明：

接收审核任务后，重点核对合同内容与采购需求的一致性：

标的物：规格型号、技术参数、质量标准是否符合生产/项目要求；

数量与交付：采购数量、交付时间、地点、运输方式是否匹配需求计划；

验收标准：验收流程、判定依据、异议处理方式是否明确；

服务条款（如适用）：安装调试、培训、售后响应等承诺是否符合约定。

对不符合需求的条款提出修改意见，反馈至采购部门调整；确认无误后，在系统中通过业务初审，并签署意见。

输出成果：业务部门审核意见表、系统初审通过记录。

3.法务部门合法性审核

责任部门：法务部门

操作说明：

重点审核合同条款的法律风险与合规性：

主体资格：供应商资质是否有效，签约人是否有合法授权；

权利义务：双方权利义务是否明确，是否存在显失公平条款；

违约责任：违约情形、赔偿范围、违约金约定是否合理，是否符合《民法典》等法律规定；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖地约定是否清晰；

知识产权、保密条款（如适用）：是否明确归属与保密义务；

合同生效条件、终止条款、不可抗力等约定是否完整。

对存在法律风险的条款提出修改建议，必要时协同采购部门与供应商协商调整；审核通过后，在系统中签署法务意见，确认法律风险可控。

输出成果：法务审核意见书、系统法务审核通过记录。

4.财务部门资金与成本审核

责任部门：财务部门

操作说明：

核心审核合同资金安排与成本合理性：

价格条款：单价、总价是否与采购预算一致，是否包含税费、运费、保险等所有费用；

付款方式：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）、比例、账户信息是否符合企业财务制度；

发票要求：发票类型（如增值税专用发票）、开具时间、交付约定是否符合税务规定；

成本控制：价格是否低于市场公允价（或历史采购价），是否存在不必要成本支出；

资金流动性：付款安排是否对企业现金流造成不利影响。

对资金安排不合理或成本超预算的部分提出调整意见；审核通过后，在系统中签署财务意见，确认资金安全与成本可控。

输出成果：财务审核意见表、系统财务审核通过记录。

5.管理层最终审批

责任部门：分管副总/总经理（根据合同金额重要性分级审批）

操作说明：

综合审核合同整体战略价值与风险：

采购必要性：是否符合企业年度采购计划或项目目标；

合作价值：供应商选择是否具备优势（如价格、质量、服务），是否对企业长期合作有益；

风险可控性：法务、财务、业务审核意见是否已妥善处理，整体风险是否在可接受范围；

金额审批：是否超过部门审批权限，需按权限报请相应层级领导审批。

对重大合同（如金额超万元、战略供应商合作）组织专题会议审议；审批通过后，在系统中签署最终审批意见，确认合同生效。

输出成果：管理层审批意见、系统最终审批通过记录。

6.合同签署与归档

责任部门：采购部门、行政档案室

操作说明：

采购部门根据审批通过的合同文本，与供应商最终确认条款，安排双方签署（可采用纸质签署或电子签章，保证签署形式合法）；

签署完成后，将合同正本（或电子版原件）提交行政档案室，按“合同编号-供应商名称-签订日期”规则分类归档；

在系统中更新合同状态为“已签署”，同步至采购执行、财务付款、仓库验收等相关部门，启动后续履约流程。

输出成果：签署生效的合同文本、归档记录、系统状态更新通知。

三、合同审核关键信息表

项目

填写内容

备注

合同编号

（系统自动/按规则编制，如CG-年份-部门序号）

例：CG-2023-SC001

合同名称

（明确标的与类型，如“原材料采购合同”“设备采购合同”）

甲方（采购方）

（企业全称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式）

联系方式为部门办公电话

乙方（供应商）

（供应商全称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式）

联系方式为供应商对接人办公电话

合同标的

（货物名称/服务类型、规格型号、技术参数摘要）

可附技术协议作为附件

采购数量与单位

（数字+单位，如“1000吨”“5台”）

与采购需求明细一致

合同金额