合同管理工具集及其功能解析.docVIP

合同管理工具集及其功能解析

一、工具集概述与适用场景

合同管理工具集是一套集成合同全生命周期管理功能的数字化解决方案，旨在解决传统合同管理中流程分散、效率低下、风险难控等问题。其核心价值在于通过标准化流程、智能化提醒和集中化存储，提升合同管理规范性与企业运营效率。

适用场景

企业法务/合规部门：需集中管理大量合同，跟踪审批进度、履约状态，防范法律风险。

销售/业务团队：快速起草标准化合同，缩短签约周期，保证条款合规。

采购部门：规范采购合同审批流程，监控供应商履约情况，优化供应链管理。

中小企业管理者：无需专业IT支持，通过低代码工具快速搭建合同管理体系，降低管理成本。

二、功能模块操作指南

（一）合同创建与起草

操作步骤：

登录工具集，进入“合同中心”模块，“新建合同”，选择合同类型（如销售合同、采购合同、服务合同等）。

调用模板库：系统内置多行业标准化模板（含法律条款校验规则），直接修改关键信息（如合同主体、标的金额、履行期限）；或选择“空白起草”，通过可视化编辑器自主编写条款。

关联基础信息：填写合同编号（系统自动规则：年份+部门代码+流水号，如“2024-SALE-001”）、合同相对方（支持从客户/供应商库中选择，或手动录入名称、统一社会信用代码等）、标的物描述、金额、签署地等必填项。

附件：支持添加技术协议、资质证明、补充协议等附件，附件命名需规范（如“项目技术协议_V1.0”），系统自动记录时间与操作人。

（二）审批流程配置与执行

操作步骤：

流程定制：首次使用时，管理员可按需配置审批链（如“业务部门负责人→法务→财务→总经理”），设置各节点审批方式（会签/或签）、审批时限（默认3个工作日，可自定义超时提醒规则）。

提交审批：合同起草完成后，“提交审批”，系统自动推送给首节点审批人（如业务部门负责人*），审批人可在线查看合同内容、添加审批意见（支持“同意”“驳回”“修改后重审”）。

流程跟踪：审批过程中，起草人可在“我的合同-审批中”实时查看进度（如“当前审批人：财务总监*，剩余1天”），若某节点驳回，系统自动通知起草人并说明驳回原因。

审批完成：所有节点通过后，系统自动审批版本，标记为“待签署”，并发送通知给签署人。

（三）合同签署与归档

操作步骤：

签署方式选择：支持电子签署（对接第三方电子签章平台，需提前完成主体认证）或纸质签署（打印后线下签署，签署后扫描）。

电子签署操作：确认合同版本无误后，发起电子签署流程，系统自动发送签署至相对方法定代表人/授权代表*手机，签署人通过人脸识别验证后完成签署，系统带电子签章的PDF合同。

纸质签署操作：打印合同一式三份（双方各执一份，存档一份），线下签署后，由专人扫描（扫描件需清晰完整，文件名格式：“合同编号_签署日期_扫描件”，如“2024-SALE-001扫描件”）。

归档管理：签署完成的合同自动归至“合同档案库”，系统按合同类型、签署年度、相对方等维度分类存储，支持关键词搜索（如合同编号、相对方名称），可导出PDF或Excel格式。

（四）履约跟踪与风险预警

操作步骤：

履约计划录入：合同归档时，同步录入关键履约节点（如供货时间、验收节点、付款节点），设置节点提醒规则（如“提前7天提醒”“到期当日提醒”）。

进度更新：履约节点到达时，系统自动发送提醒至责任人（如采购专员*），责任人更新履约状态（“进行中”“已完成”“逾期”），并履佐证材料（如验收单、付款凭证）。

风险监控：系统实时扫描合同条款与履约进度，识别潜在风险（如付款逾期超过30天、标的物未按期交付），自动风险预警（红色：高风险；黄色：中风险；蓝色：低风险），并推送至部门负责人*。

统计分析：支持“履约率统计表”“逾期合同清单”“风险趋势分析图”等报表，帮助管理者掌握整体履约情况。

三、常用模板表格示例

表1：合同基本信息表（归档时填写）

字段名称

填写要求

示例内容

合同编号

系统自动，不可修改

2024-SALE-001

合同名称

?体现合同核心内容，与标题一致

软件系统采购合同

合同类型

从下拉框选择（销售/采购/服务等）

采购合同

签署日期

格式：YYYY-MM-DD

2024-03-15

合同相对方

填写全称，与营业执照一致

科技有限公司

统一社会信用代码

相对方信用代码，18位数字或字母组合A0567

合同金额（元）

大写+小写，保持一致人民币伍万元整/50,000.00

履行期限

起始日期-截止日期

2024-04-01至2024-12-31

主要权利义务摘要

简述核心条款（如标的、数量、质量）

采购10套ERP系统，2024年12月31日前交付验收

归档人

填写实际操作人姓名

归档日期

合同签署完成后的归档日期

2024-03-20

表2：合同审