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文档审查标准清单模板及评分系统

一、适用场景与价值

本工具适用于各类组织对内部及外部文档的规范性审查，覆盖企业制度文件、合同协议、产品说明书、合规报告、项目方案、对外宣传材料等多种类型。通过标准化审查流程与量化评分系统，可系统识别文档中的内容漏洞、格式偏差、合规风险等问题，提升文档质量，降低沟通成本，保证信息传递的准确性与权威性，同时为新员工培训、文档迭代优化提供可复用的评价依据。

二、标准化操作流程

（一）审查准备阶段

明确审查范围与目标

根据文档类型（如合同、制度、报告等）确定审查重点，例如合同需侧重条款完整性、法律合规性；产品说明书需侧重功能描述准确性、使用安全性。

与文档发起人确认审查核心目标（如“保证无法律风险”“符合行业规范”等），避免审查方向偏离。

组建审查团队

根据文档复杂度配置审查角色：

审查负责人（*工）：统筹流程、协调资源、最终确认审查结果；

专业领域审查员（如法律专家工、技术专家工）：负责对应模块的深度审查；

语言与格式审查员（*工）：检查语法、标点、排版等规范性。

提前向团队分发文档及审查标准，保证成员熟悉要求。

准备审查工具与资料

准备本评分系统模板表单、相关法规/行业标准文件（如《合同法》《企业内部控制基本规范》等）、过往同类文档的优秀案例作为参考。

（二）实施审查阶段

初筛：快速识别明显问题

审查负责人带领团队对文档进行整体浏览，重点关注：

核心信息是否缺失（如合同无双方主体信息、报告无数据来源）；

重大格式错误（如页码混乱、标题层级不清）；

明显逻辑矛盾（如前后条款冲突、数据前后不一致）。

记录初筛问题清单，标注优先级（“立即整改”“重要优化”“建议完善”）。

细评：逐维度对照标准审查

团队成员依据“文档审查评分标准模板表单”（见第三部分），分模块细化审查：

内容完整性：是否覆盖所有必需要素（如制度文件需包含“目的、范围、职责、流程、奖惩”等）；

数据准确性：关键数据（如财务数据、技术参数）是否可验证、来源是否可靠；

合规性：是否符合相关法律法规、行业准则及内部制度（如广告用语是否违反《广告法》）；

逻辑清晰度：章节结构是否合理，结论是否与论据一致，流程步骤是否可执行；

语言表达：用词是否专业无歧义，是否存在错别字、语病，标点符号使用是否规范；

格式规范性：字体、字号、行距、页边距等是否符合模板要求，图表编号是否连续、标题是否完整。

每个维度需记录具体扣分点及原因（如“数据准确性扣2分：P5页市场增长率数据未标注来源，无法验证”）。

交叉复核：避免遗漏与偏差

审查负责人组织团队成员交叉复核审查结果，重点检查：

高风险维度（如合规性、数据准确性）是否无遗漏；

评分标准是否统一执行（如“逻辑清晰度”中“流程步骤可执行性”的评分尺度是否一致）；

初筛问题是否已在细评中闭环。

对存在争议的问题组织讨论，必要时咨询外部专家（如法律顾问*工）达成共识。

（三）评分与评级阶段

量化评分

根据交叉复核后的结果，在模板表单中填写各维度得分（满分100分），计算总分。

评分规则：各维度权重可根据文档类型调整（如合同类文档“合规性”权重可设为30%，产品说明书“数据准确性”权重设为25%），默认权重参考模板表单。

等级划分

根据总分划分文档质量等级，明确后续处理方向：

优秀（90分及以上）：文档质量达标，可直接发布或归档；

良好（80-89分）：存在轻微问题，需按“整改建议”优化后复核；

合格（60-79分）：存在明显缺陷，需重大修改后重新审查；

不合格（60分以下）：存在严重风险（如法律漏洞、核心信息缺失），需退回发起人重新撰写。

（四）结果应用阶段

反馈与沟通

审查负责人向文档发起人出具《文档审查报告》，包含：总分、等级、各维度得分明细、具体问题清单、整改建议及时限。

组织沟通会，说明扣分原因及修改要求，保证发起人明确整改方向。

整改与复验

发起人根据报告完成整改，提交修改后的文档及《整改说明》（针对每项问题说明修改内容）。

审查团队对整改结果进行复验，重点关注已整改项是否达标，新增问题是否出现，复验通过后确认最终版本。

记录与归档

将《文档审查报告》《整改说明》、最终版文档等资料整理归档，建立“文档审查台账”，记录文档名称、类型、审查日期、审查人、得分、等级等信息，便于后续追溯与数据分析。

三、文档审查评分标准模板表单

审查维度

权重

评分标准

得分（0-100分）

扣分原因说明

整改建议

内容完整性

20%

优秀（18-20分）：覆盖所有核心要素，无信息缺失；良好（16-17分）：核心要素完整，次要要素轻微遗漏；合格（12-15分）：1-2个核心要素缺失；不合格（12分）：2个以上核心要素缺失。

补充缺失的核心要素（如“增加‘风险应对措施’章节”）。

数据准确性

25%

优秀（23-25分）：所有数据来源可