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行政工作自动化工具操作手册

一、适用工作场景

本工具适用于行政工作中需标准化、流程化、自动化的高频场景，主要包括：

会议组织协调：跨部门/跨层级会议的时间、场地、参会人员及资源（如设备、茶歇）的统一安排与通知；

办公用品管理：部门及员工办公用品的在线申领、库存实时更新、采购需求自动汇总；

考勤数据统计：员工打卡记录、请假/加班审批流程的自动化处理，考勤异常数据预警与报表；

文件流转审批：行政类文件（如制度通知、费用报销、用印申请）的在线提交、审批进度跟踪与归档；

行政任务督办：月度/季度行政工作计划（如办公环境检查、安全巡查）的任务分解、执行进度提醒与完成情况汇总。

二、详细操作流程

以“会议组织自动化”功能为例，分步骤说明操作方法：

（一）创建会议需求

登录自动化工具系统，进入“会议管理”模块，“新建会议”；

填写会议基础信息，包括：

会议名称（如“2024年Q3行政工作复盘会”）；

会议类型（部门例会/跨部门协调会/外部会议等）；

申请人（*小张，行政部专员）；

预计会议时长（如2小时）；

参会人员（可通过“通讯录”勾选部门或个人，支持外部人员邮箱添加）；

填写会议资源需求：

场地需求（系统自动筛选可用的会议室，显示容纳人数、设备配置，如“3楼会议室A（容纳20人，含投影仪、白板）”）；

设备需求（勾选所需设备，如投影仪、麦克风、视频会议系统等）；

其他需求（如茶歇规格、横幅制作等，需提前2个工作日提交）；

“提交”，系统自动会议需求编号（如“MEET20240901001”）。

（二）系统自动协调与审批

系统根据会议时间、场地、设备需求，自动同步至公司日历及资源管理系统；

若资源冲突（如会议室已被预定），系统实时弹窗提示，并推荐替代方案（如“4楼会议室B空闲，设备配置一致”）；

资源确认后，系统自动推送审批流程至申请人直属上级（李经理，行政部负责人）及行政部门主管（王总监）；

审批人可在“待办事项”中查看需求，支持“同意”“驳回”或“修改需求”，审批结果实时同步至申请人。

（三）会议通知与提醒

审批通过后，系统自动会议通知，包含以下内容：

会议名称、时间、地点（含楼层、会议室编号）；

参会人员名单（含部门、职务）；

会议议程（如“15:00-15:15季度工作总结，15:15-16:00问题讨论，16:00-16:15领导总结”）；

提醒事项（如“请提前10分钟到场，携带会议材料”）；

系统通过企业/邮件向参会人员发送通知，并支持“一键添加至个人日历”；

会议前1天及前1小时，系统自动发送提醒消息至参会人员及申请人。

（四）会议纪要与归档

会议结束后，申请人需在系统内填写“会议纪要”，内容包括：

召开时间、主持人、记录人；

各议题讨论要点、决议事项；

待办事项（需明确负责人、完成时限，如“*赵三（IT部）负责升级视频会议系统，9月10日前完成”）；

纪要提交后，系统自动关联会议基础信息（需求编号、参会人员等），“会议档案”；

档案按“年份-月份-会议类型”分类存储，支持关键词检索（如“2024年9月”“行政复盘会”），方便后续查阅。

三、常用模板参考

模板1：会议需求申请表

项目

填写内容示例

会议名称

2024年Q3行政工作复盘会

申请人

*小张（行政部）

联系方式

内线8888

会议时间

2024年9月5日15:00-17:00

参会人员

李经理（行政部）、王总监（综合管理部）、各部门行政专员

会议地点

3楼会议室A（系统推荐）

设备需求

投影仪、无线麦克风、白板笔

茶歇需求

咖啡、矿泉水、小份糕点（10人份）

会议议程

（略）

特殊说明

需提前调试视频会议系统，支持远程参会

模板2：办公用品申领表

项目

填写内容示例

申领部门

市场部

申领人

*刘芳（市场部专员）

联系方式

内线7777

物品名称

A4打印纸（80g）

规格

A5，500张/包

申领数量

5包

用途

部门月度报告打印

期望领取时间

2024年9月3日10:00前

审批人

*陈经理（市场部负责人）

模板3：考勤异常统计表

日期

员工工号

员工姓名

部门

异常类型

异常原因说明

处理状态

2024-09-01

A0101

*赵强

销售部

迟到

交通拥堵

已核实

2024-09-02

B0203

*孙丽

技术部

缺卡

忘记打卡

补录完成

2024-09-03

A0102

*周伟

市场部

早退

突发身体不适

已审批

四、使用提醒

（一）信息填写规范

填写会议、申领、考勤等信息时，保证内容完整、准确（如时间、地点、物品名称等），避免因信息不全导致系统处理延迟；

参会人员、审批人等需通过系统“通讯录”选择，手动输入时需核对姓名及工号，防止信息错误；

异常原因说明需简洁明了（如“交通拥堵”“客户临时会议”），便于后续统计与核实。

（二）权限与流程管理