采购流程标准化模板全面管理.docVIP

一、适用场景说明

本采购流程标准化模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购活动，涵盖办公用品采购、生产设备采购、服务外包采购、项目专项采购等多种场景。尤其适合需要规范采购行为、提升采购效率、控制采购成本的单位，可支持集中采购与分散采购模式，适用于采购规模较小（单笔金额低于5万元）至规模较大（单笔金额超50万元）的不同层级采购需求，保证采购活动全流程可控、可追溯。

二、标准化操作流程

（一）采购需求发起与初审

操作主体：需求部门/申请人

具体动作：

需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付时间等关键信息，并附相关支撑材料（如技术规格书、市场调研报告等）。

需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后在《采购需求申请表》中签署意见，提交至采购管理部门。

输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人审核意见及支撑材料）。

（二）采购方案审批与预算确认

操作主体：采购管理部门、财务部门、分管领导/审批人

具体动作：

采购管理部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求的专业性、合规性进行初审，重点核查技术参数是否明确、预算是否在年度采购计划内，必要时与需求部门沟通补充信息。

财务部门对采购预算的准确性、合理性进行审核，保证预算符合单位财务制度。

根据采购金额及单位授权权限，逐级提交至分管领导、总经理/单位负责人审批（例如：单笔金额5万元以下由采购管理部门负责人审批；5万-20万元由分管领导审批；20万元以上由总经理/单位负责人审批）。

输出成果：《采购需求申请表》（含采购管理、财务部门审核意见及各级审批意见）。

（三）供应商寻源与评估

操作主体：采购管理部门

具体动作：

根据采购需求类型，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商（其中，单笔金额10万元以上需采用至少2种以上寻源方式）。

对供应商的资质文件（如营业执照、相关行业许可证、资质证书等）、供货能力、质量体系、价格竞争力、售后服务、过往合作业绩等进行综合评估，形成《供应商评估报告》。

对于金额较大或关键物资采购，组织需求部门、技术部门、财务部门组成评审小组，进行现场考察或样品测试，保证供应商满足采购要求。

输出成果：《供应商评估报告》（含评审小组意见）、供应商报价单、资质文件复印件。

（四）采购订单与下达

操作主体：采购管理部门、法务部门（如需）

具体动作：

采购管理部门根据审批通过的采购需求及供应商评估结果，与供应商洽谈最终合同条款（包括价格、交付时间、质量标准、验收方式、违约责任等），拟定《采购合同》。

法务部门（或指定审核人）对《采购合同》的合规性、法律风险进行审核，保证条款符合单位制度及法律法规要求。

合同审批通过后，采购管理部门向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、采购物品/服务信息、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式等，并抄送需求部门、财务部门备案。

输出成果：《采购合同》（含法务审核意见及审批签字）、《采购订单》。

（五）交付验收与确认

操作主体：需求部门、采购管理部门、质量部门（如需）

具体动作：

供应商按照《采购订单》约定交付物品/服务，需求部门牵头组织验收，重点核对物品名称、规格型号、数量、外观质量、技术参数等是否符合合同约定；对于服务类采购，需验收服务成果的完成情况及服务质量。

涉及质量检测的物品，需由质量部门（或第三方检测机构）出具《质量检测报告》，作为验收依据。

验收合格后，需求部门、采购管理部门、质量部门（如参与）在《采购验收单》上共同签字确认；验收不合格的，需填写《不合格品处理单》，及时与供应商沟通退换货或索赔事宜。

输出成果：《采购验收单》（或《不合格品处理单》）、质量检测报告（如需）。

（六）付款结算与档案归档

操作主体：财务部门、采购管理部门

具体动作：

财务部门收到《采购验收单》、合规发票（或收款凭证）及《采购合同》等材料后，核对金额、付款方式、发票信息等是否一致，确认无误后按财务流程办理付款。

采购管理部门负责整理采购全流程资料（包括需求申请、审批文件、供应商评估报告、采购合同、订单、验收单、付款凭证等），按“一单一档”原则进行分类归档，保存期限不少于3年（重要项目档案保存期限不少于5年）。

输出成果：付款凭证、采购档案归档记录。

三、配套工具表单

表1：采购需求申请表

序号

字段名称

填写要求

1

需求部门

部门全称

2

申请人

姓名（*小明）、联系方式（内线X）

3

申请日期

YYYY-MM-DD

4

采购物品/服务名称

全称，避免简称

5

规格型号/技术参数

详细描述，可附附件

6

采购数量

单位明确（如：台、套、项）

7

预估单价

元（保留