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账务处理

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做账实操-酒店物资入库管理流程

物资入库管理

1.入库通知与准备：

采购部门在物资采购完后，应及时向仓库发送入库通

知，通知中应包含物资的详细信息，如物资名称、规格、数

量、供应商、预计到货时间等。

仓库主管根据入库通知安排仓库保管员做好接货准备，

包括清理仓库存储空间、准备搬运工具和设备等。

2.到货检验：

物资到货后，仓库保管员应与采购部门人员及使用部门

代表共同进行到货检验。

首先检查物资的外包装是否完好，有无破损、变形、受

潮等情况。对于有特殊包装要求的物资，如易碎品、冷藏品

等，要重点检查包装是否符合要求。

核对物资的数量是否与采购订单一致，可以采用点数、

称重等方式进行确认。对于批量较大的物资，可以进行抽样

检查。

检查物资的规格、型号是否符合采购要求，通过查看产

品标识、说明书等方式进行确认。

对于食品、药品等有保质期要求的物资，要检查保质期

是否符合规定，是否在有效期内。

3.质量检验：

对于重要物资或高价值物资，应进行质量检验。可以采

用抽样送检、现场检验等方式进行。

抽样送检时，仓库保管员应从到货物资中抽取一定数量

的样品，送往专业检测机构或酒店内部的质量检测部门进行

检验。检验内容包括物资的分、性能、安全性等方面。

现场检验时，仓库保管员应邀请使用部门的专业人员或

技术人员对物资进行现场检验，确认物资的质量是否符合要

求。对于一些特殊物资，如机械设备、电子产品等，还可以

进行试运行或调试，以确保其性能正常。

4.入库登记:

经检验合格的物资，仓库保管员应及时进行入库登记。

登记内容包括物资的名称、规格、数量、入库时间、供应商、

批次号等信息。

对于有特殊要求的物资，如需要冷藏、防潮、防火等，

应在登记时注明存储条件和注意事项。

入库登记应采用电子台账和纸质台账相结合的方式，确

保信息的准确性和可追溯性。电子台账可以方便查询和统

计，纸质台账则作为备份，以防电子数据丢失。

5.搬运与存储：

入库登记完后，仓库保管员应组织人员对物资进行搬

运和存储。搬运过程中要注意轻拿轻放，避免损坏物资。

对于不同类型的物资，应按照规定的存储要求进行存

储。食品应存放在食品仓库，酒水应存放在酒水仓库，客房

用品应存放在客房用品仓库等。存储区域应进行明确划分，

做好标识和标记。

对于需要特殊存储条件的物资，如冷藏品应存放在冷藏

库，易燃易爆物品应存放在专门的危险品仓库等。仓库内应

配备相应的设备和设施，如冷藏设备、消防设备等，以确保

物资的安全存储。

6.问题物资处理:

对于检验不合格的物资，仓库保管员应及时通知采购部

门进行处理。采购部门应供应商协商退换货事宜，或采取

其他补救措施。

对于在搬运或存储过程中发现损坏的物资，仓库保管员

应进行登记，并及时报告仓库主管。仓库主管应组织人员进

行评估，确定是否可以修复或降级使用。如果无法修复或降

级使用，应按照报废程序进行处理。

7.入库凭证管理：

物资入库后，仓库保管员应及时向采购部门和财务部门

提供入库凭证，如入库单、验收报告等。入库凭证应作为采

购结算和财务记账的依据。

入库凭证应按照规定的格式进行填写，内容应准确、完

整、清晰。入库凭证应由仓库保管员、采购部门人员、使用

部门代表等相关人员签字确认。

入库凭证应进行编号和归档管理，以便日后查询和审

计。

以下是财务盘点流程：

一、盘点前准备

1.确定盘点时间

选择业务相对较少的时间段，以减少对正常经营活动的

影响。例如，可以选择月末、季末或年末等时间节点。

提前通知各部门和相关人员，确保他们有足够的时间做

好准备工作。

2.组建盘点小组

由财务部门牵头,包括仓库管理人员、资产管理人员、

审