行政工作管理操作指南.docVIP

行政事务管理操作指南

一、办公物资管理全流程

适用情境详解

适用于企业日常办公物资（如文具、耗材、设备配件等）的申领、采购、入库、领用及盘点管理，保证物资合理配置、高效流转，避免浪费或短缺。

规范操作步骤

需求提报

各部门根据实际工作需要，填写《办公物资申领表》，注明物资名称、规格、数量、用途及预计使用时间。

部门负责人对需求的合理性进行审核签字，保证无重复申领或过度囤积。

汇总与复核

行政部于每月25日前收集各部门申领表，汇总形成《月度物资需求汇总表》。

行政主管复核汇总表，结合当前库存情况，调整采购计划，优先保障核心业务需求。

采购执行

金额≤500元的物资，由行政部从固定供应商处比价采购；金额＞500元的，需提交《采购审批单》至分管领导审批后，按采购流程执行。

采购时需核对物资规格、质量，索取采购凭证（注明供应商名称、物资明细、金额），保证票据合规。

入库登记

物资送达后，行政库管员与采购员共同核对物资名称、规格、数量，确认无误后签字验收。

登记《办公物资台账》，更新库存信息，标注入库日期、保质期（如适用）及保管责任人。

领用与发放

员工凭部门负责人签字的《办公物资申领表》至库房领用，库管员核对信息后发放，领用人签字确认。

贵重物资（如笔记本电脑、投影仪）需额外填写《贵重物资领用单》，明确归还日期，使用后及时归还并检查完好性。

定期盘点

行政部每季度末组织一次全面盘点，核对台账库存与实际库存，编制《库存盘点报告》。

对盘盈、盘亏情况分析原因，属管理疏漏的追究责任人，属自然损耗的报领导审批后调整库存。

申领登记表模板

申领部门

申领人

申领日期

物资名称

规格型号

单位

申领数量

用途说明

部门负责人签字

关键注意事项

申领需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁虚报冒领或私人用途申领。

库存物资需分类存放，标识清晰，易燃、易腐物资单独管理并定期检查保质期。

采购过程需严格遵守公司廉洁规定，禁止收受供应商回扣或违规采购。

二、会议组织与安排标准化流程

适用情境详解

适用于公司内部各类会议（如周例会、项目研讨会、年度总结会等）及外部合作会议的策划、筹备、召开及后续跟进，保证会议高效有序、目标明确。

规范操作步骤

会议发起与审批

需方部门填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及预期成果。

部门负责人审核签字后，提交至行政部，根据会议重要性分级审批（常规会议由行政部审批，重大会议需报总经理审批）。

会前筹备

行政部根据审批结果，提前3个工作日协调会议室（如需设备调试，提前1天完成），通知参会人员（邮件+群消息提醒，注明会议、材料准备要求）。

准备会议物料：签到表、议程单、投影设备、文具、饮用水等，重要会议需准备录音录像设备。

会中执行

会前15分钟开放会议室，引导参会人员签到，检查设备运行情况。

主持人按议程主持会议，控制各环节时间，避免偏离主题；行政部负责会议记录，重点记录决议事项、责任人及完成时限。

会后跟进

会议结束后2个工作日内，行政部整理《会议纪要》，经会议主持人确认无误后，分发至参会人员及相关部门。

跟踪决议事项落实情况，每周更新《会议决议跟踪表》，未完成的及时反馈给分管领导协调解决。

会议安排表模板

会议名称

会议时间

会议地点

参会人员

主持人

议程概要

准备物料

负责人

关键注意事项

会议需提前明确目标，避免无主题、无准备的冗余会议。

参会人员需准时出席，特殊情况需提前向主持人请假，会后及时查阅会议纪要知晓缺席内容。

涉密会议需严格控制参会范围，会议纪要标注“内部机密”，禁止随意外传。

三、文件收发与归档管理规范

适用情境详解

适用于公司各类正式文件（如通知、报告、合同、制度等）的接收、登记、流转、审批、归档及借阅管理，保证文件传递高效、安全可追溯。

规范操作步骤

收文处理

外部文件送达后，行政部前台人员签收，核对文件份数、密封情况，无误后登记《收文登记簿》（注明收文日期、发文单位、文件标题、文号、份数）。

急件需立即标注“急件”并电话通知相关部门领取；普通件于1个工作日内送至行政部文秘岗分类。

流转与审批

文秘岗根据文件内容，填写《文件传阅单》，明确拟办意见（如“请总审阅”“请部门办理”），按审批流程依次传阅至相关人员。

涉及多部门会签的文件，需保证各部门均在传阅单上签字确认，避免流程中断。

发文管理

内部文件拟稿部门需使用公司统一模板，注明发文部门、文号、标题、主送/抄送单位，经部门负责人审核、分管领导签发后，提交至行政部。

行政部核对文件格式、文号规范性，印制并加盖公章，登记《发文登记簿》后分发，同时电子版存档至共享文件夹。

归档与借阅

年末各部门将本年度办理完毕的文件整理成册（按“收文”“发文”分类），移交至行政部统一归档。

归档文件需编制《文件归档目录》，标注档号、保管期限，存放于