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企业法务合同管理流程手册

前言

本手册旨在规范企业合同管理行为，明确各部门在合同管理中的职责与协作方式，提升合同质量，控制合同风险，保障企业合法权益，提高经营效率。本流程适用于企业内所有对外及重要对内合同的起草、审核、签署、履行、变更、终止、归档等全过程管理活动。全体员工在参与合同管理相关工作时，均应遵守本手册的规定。

一、合同的发起与准备阶段

合同的发起与准备是合同管理的首要环节，其质量直接影响后续合同的谈判、履行及风险控制。

1.1合同需求的提出与初步评估

业务部门根据实际经营需要，提出合同订立需求。在发起合同前，业务部门应对合同项目的可行性、必要性进行初步评估，并对合作方的基本情况、合作背景、主要权利义务预期等进行梳理。同时，应收集合作方的基本信息资料，包括但不限于营业执照、相关资质证明等，以初步判断其主体资格和履约能力。

1.2合作方的背景调查与选择

对于重要的合作项目或新的合作方，业务部门应牵头进行必要的背景调查。调查内容可包括合作方的商业信誉、经营状况、财务实力、履约记录、涉诉情况等。法务部门可提供必要的法律支持与指导。选择合作方时，应优先考虑信誉良好、实力较强、无重大不良记录的合作伙伴。

1.3合同标的与核心条款的初步确定

业务部门应明确合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行方式等核心要素的初步方案，并据此准备合同谈判要点。对于复杂或重大合同，建议形成书面的谈判策略或方案。

二、合同的谈判与起草阶段

合同的谈判与起草是合同内容形成的关键阶段，应力求条款明确、具体、公平、合理。

2.1谈判策略与要点

业务部门负责组织合同谈判工作。谈判前应明确我方底线与期望，谈判过程中应注意记录重要事项及双方达成的共识。对于涉及重大权利义务、风险承担的条款，应与法务部门充分沟通，必要时可邀请法务人员参与谈判。

2.2合同文本的起草

2.2.1优先使用标准合同文本：企业法务部门应根据业务需要，制定和更新各类标准合同文本。业务部门在起草合同时，应优先选用经法务部门审定的标准合同文本，以提高效率，降低风险。

2.2.2非标准合同文本的起草：如无标准合同文本可供使用，或标准文本不适用于特定交易时，业务部门可根据谈判成果和交易实际情况起草合同初稿，或要求合作方提供合同草案。起草或审核非标准合同时，应确保合同要素齐全，条款符合法律法规规定，并充分考虑我方权益保护。

2.2.3合同起草的基本要求：合同文本应语言严谨、表述清晰、逻辑严密，避免使用模糊、歧义或易产生误解的词句。合同条款应具有可操作性，特别是关于履行方式、验收标准、违约责任等条款。

三、合同的审核与审批阶段

合同的审核与审批是确保合同合法合规、防范法律风险的重要保障。

3.1内部审核流程

合同在签署前必须经过内部审核。审核流程一般包括业务部门审核、法务部门审核及其他相关职能部门（如财务、技术、风控等）审核。

3.1.1业务部门审核：业务部门负责人或其授权人员应对合同的商业可行性、条款与谈判结果的一致性、履行能力等进行审核。

3.1.2法务部门审核：法务部门负责对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务平衡性、风险点等进行法律专业审核，并出具书面审核意见。业务部门应根据法务部门的审核意见对合同进行修改。如对审核意见有异议，应与法务部门协商解决。

3.1.3其他部门审核：根据合同性质和内容，可能需要财务部门对合同价款、支付方式、税务条款等进行审核；技术部门对技术标准、服务要求等进行审核；其他相关职能部门对涉及本部门职责的条款进行审核。

3.2审核要点

各审核部门应重点关注与本部门职责相关的条款，并对审核意见负责。法务部门审核的重点通常包括：合同主体资格的合法性、合同内容的合法性、意思表示的真实性、条款的完备性与严谨性、违约责任的明确性、争议解决方式的适当性等。

3.3审批权限与流程

企业应根据合同的性质、金额、重要性等因素，设定不同的审批权限和审批流程。业务部门在完成内部审核后，应按照规定的审批权限和流程，将合同及相关附件提交给相应的审批人进行审批。审批人应在其权限范围内对合同进行审查并签署审批意见。未通过审批的合同，不得进入签署环节。

四、合同的签署与用印阶段

合同的签署与用印是合同生效的法定程序，必须严格遵守企业印章管理规定。

4.1合同的最终确认

在合同签署前，业务部门应确保合同文本已根据审核意见和审批要求修改完毕，各方对合同条款无异议。

4.2签署规范

4.2.1签署主体：合同应由法定代表人或其授权委托的代理人签署。授权委托代理人签署的，应出具合法有效的授权委托书。

4.2.2签署要求：签署人应使用清晰、规范的签名，并注明签署日期。自然人应签署全名，法人或其他组织应加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。

4.3用印管