团队会议记录模版统一书写格式版.docVIP

会议记录标准化工具：团队内部会议记录模板使用指南

一、适用场景与价值

例会：如周例会、月度总结会，用于同步工作进展、规划后续任务；

专题会议：如项目启动会、问题复盘会、需求讨论会，聚焦特定议题的决策与执行；

临时会议：如紧急事项协调会，快速明确分工与解决路径。

统一记录格式可保证会议信息传递的准确性、完整性，便于后续工作追溯、责任落实及知识沉淀，同时提升团队协作效率。

二、会议记录撰写全流程指南

1.会前准备：明确核心要素

确认会议基本信息：提前与主持人沟通，获取会议名称、时间、地点（线上需注明会议/平台）、参会人员名单（含缺席人员及原因）；

梳理会议议程：向主持人或发起人索要会议议程，明确各议题的讨论目标与预期成果，提前规划记录框架；

准备记录工具：使用电子文档（如Word、飞书文档、腾讯文档）或纸质笔记本，建议采用模板表格直接填写，保证结构清晰。

2.会中记录：聚焦关键信息

客观呈现讨论内容：以“议题-讨论-结论”为逻辑主线，记录各方观点时需提炼核心，避免冗长口语化表述（如“*认为方案可行，建议优先测试A功能”）；

区分“讨论”与“决议”：“讨论”记录不同意见，“决议”需明确最终结论（如“决议：优先开发A功能，B功能延后至下阶段”）；

细化行动项：对每项待办任务，需记录“负责人”“具体内容”“截止时间”（如“行动项：*负责完成用户调研报告，截止日期：2023年10月20日”）；

标注附件与参考资料：如会议涉及演示文稿、数据报表等，需记录附件名称及获取方式（如“附件：《Q3项目计划_v2.1》已共享至团队文件夹-项目文档”）。

3.会后整理：核对与分发

24小时内完成初稿：根据会议记录补充遗漏信息，重点核对决议内容与行动项的准确性；

提交审核：将初稿提交会议主持人确认，保证无关键信息偏差；

正式分发与归档：审核通过后，按团队约定渠道（如邮件、群文件）分发至参会人员，并同步至团队知识库（如共享文件夹、项目管理工具），注明“会议记录-YYYYMMDD-会议名称”。

三、会议记录标准模板结构

以下为可直接套用的表格模板，可根据团队需求调整列宽或增减字段：

会议基本信息

会议名称

例：团队第X周工作例会

日期

YYYY年MM月DD日

时间

HH:MM-HH:MM

地点/会议平台

线下：会议室；线上：腾讯会议（会议号：X–）

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、*（共X人）

缺席人员及原因

（因出差）、（请病假）

会议议程与记录

讨论内容

议题1：本周工作进展同步

汇报：A项目已完成需求分析，输出PRD文档；反馈：B模块联调遇到技术瓶颈，需协助

*建议：周三组织技术评审会，聚焦B模块解决方案

议题2：下阶段任务规划

提议：优先推进C项目启动，需完成市场调研；补充：需预留D需求迭代时间

会议总结

本次会议共推进2项议题，明确3项行动项，重点解决B模块技术瓶颈，同步C项目规划节奏。预计下周一召开需求评审会，请相关人员提前准备材料。

附件清单

1.《本周工作进展汇总表》2.《B模块技术问题说明文档》

四、填写规范与常见问题提示

1.信息记录原则

客观性：不记录主观评价（如“*的发言毫无道理”），仅呈现事实与观点；

准确性：人名、项目名、时间等关键信息需反复核对，避免错别字；

简洁性：用短句、关键词提炼核心内容，避免大段复制会议发言。

2.常见问题规避

决议模糊：避免使用“尽快”“适时”等模糊词汇，需明确具体时间节点（如“10月25日前”而非“本周内”）；

行动项缺失：对未明确责任人的任务，需在会后24小时内补充并通知相关人员；

遗漏风险点：对会议中提出的潜在问题（如“资源不足”“进度延迟”），需单独记录并标注“需关注”。

3.版本与保密管理

会议记录命名格式统一为“会议记录-YYYYMMDD-会议名称-版本号”（如“会议记录周例会-v1.0”）；

涉及敏感信息（如未公开项目、人员调整）时，需按团队保密要求设置访问权限，禁止随意外传。