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采购流程规范管理模板

一、适用范围与核心目标

二、采购流程全步骤详解

步骤1：需求发起与初步审核

操作内容：

需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等信息，并附必要的技术参数或需求说明文档。

部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。

责任主体：需求部门申请人→部门负责人→采购部接收岗

输出成果：《采购申请表》（部门负责人签字版）

步骤2：采购需求复核与预算确认

操作内容：

采购部接收《采购申请表》后，对需求的完整性、合规性（是否符合采购政策、是否存在重复采购等）进行复核，并对照财务部提供的预算额度，确认预算是否充足。

若预算不足或需求不明确，采购部需与需求部门沟通调整，调整后重新提交审核；若预算充足且需求合规，则进入供应商寻源环节。

责任主体：采购部复核岗→财务部预算确认岗→需求部门沟通协调

输出成果：复核通过的《采购申请表》（采购部签字版）

步骤3：供应商寻源与资质审核

操作内容：

采购部根据采购物品/服务的类型（如标准化物料、定制化服务、工程类等），选择合适的寻源方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价比价或单一来源采购（需说明理由）。

通过公开渠道（如采购网、行业招标平台、供应商库等）收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如生产许可证、经营许可证等）、业绩证明、报价单等材料。

采购部联合需求部门、法务部（必要时）对供应商资质进行审核，筛选出符合要求的候选供应商，形成《供应商评估表》。

责任主体：采购部寻源岗→需求部门技术岗→法务部（参与审核）

输出成果：《供应商评估表》（含资质审核结果、报价对比）

步骤4：采购方式确定与供应商选定

操作内容：

根据采购金额、紧急程度及市场情况，由采购部牵头组织相关部门（需求部门、财务部、管理层等）召开供应商评审会，或按内部规定采用直接比价、议价等方式确定最终供应商。

评审过程需形成书面记录，明确选定供应商的理由（如价格优势、技术能力、服务保障等），并经相关负责人签字确认。

责任主体：采购部组织→评审小组成员（含需求、财务、管理层代表）

输出成果：《供应商评审报告》（含选定结果及理由）

步骤5：采购合同拟定与审批

操作内容：

采购部根据选定结果，拟定采购合同文本，明确标的物名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间与地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决条款等核心内容。

合同文本需经法务部（或法务专员）审核合规性，需求部门确认技术条款，财务部审核付款条款，最终由采购负责人及单位分管领导审批签字。

责任主体：采购部合同拟定岗→法务部审核→需求部门确认→财务部审核→管理层审批

输出成果：审批通过的《采购合同》（正本一式多份，供需双方各执一份，采购部、财务部存档）

步骤6：订单下达与履约跟踪

操作内容：

采购部根据审批通过的合同，向供应商下达《采购订单》，明确交付细节（如批次、包装要求、运输方式等），并抄送需求部门及财务部。

供应商按订单要求组织生产/备货，采购部指定专人跟踪履约进度（如生产进度、物流信息等），保证按时交付；若出现延期风险，需及时与供应商沟通并协调解决方案，同时同步告知需求部门。

责任主体：采购部订单岗→供应商履约对接人→采购部跟踪岗

输出成果：《采购订单》（供应商确认版）、《履约跟踪记录》

步骤7：货物/服务验收

操作内容：

供应商按约定交付后，由需求部门牵头，会同采购部、质检部门（如有）共同进行验收：

数量验收：核对实物数量是否与订单、合同一致；

质量验收：按合同约定的技术标准、检验方法进行检测（如提供第三方检测报告，需审核报告有效性）；

服务验收：对服务类项目，需评估服务成果是否符合合同约定的交付标准（如培训效果、系统运行稳定性等）。

验收合格后，各方在《验收单》上签字确认；验收不合格，需详细记录问题并出具《不合格项通知单》，要求供应商限期整改或退换货，整改后重新验收。

责任主体：需求部门主导→采购部、质检部（参与）→供应商配合整改

输出成果：《验收单》（合格/不合格，含各方签字）、《不合格项通知单》（如适用）

步骤8：付款申请与结算

操作内容：

采购部根据合同约定的付款条件（如到货付款、验收合格后付款等），收集齐全付款凭证（发票、《验收单》、采购合同、订单等），填写《付款申请表》，提交财务部审核。

财务部核对凭证的完整性、合规性及金额准确性，确认无误后按内部财务流程办理付款手续（如银行转账、电汇等）。

付款完成后，财务部将付款凭证复印件反馈至采购部，采购部更新供应商履约记录。

责任主体：采购部付款申请岗→财务部审核岗→出纳付款岗

输出成果：《付款申请表》（财务审批通过版）、付款凭证、供应商收据

三、关键环节配套表单