销售合同审查与签署流程模板.docVIP

适用业务场景

本流程模板适用于企业对外销售产品或服务时，为规范合同审查、审批与签署环节，保证合同内容合法合规、权责清晰、风险可控，适用于各类销售合同场景，包括但不限于标准产品销售合同、定制化服务合同、长期供货协议、跨境销售合同等。通过标准化流程，可减少合同纠纷，保障企业合法权益，提升合同管理效率。

操作流程详解

一、合同发起与资料准备

发起主体：由销售部门业务经理（*）根据客户需求发起合同流程，保证已与客户就合作核心条款（如产品/服务描述、数量、价格、交付时间等）达成初步一致。

提交资料：需准备以下材料并至合同管理系统（或纸质提交至法务部门）：

《合同审批申请表》（注明合同名称、对方主体信息、合同金额、核心条款摘要、预计签署日期等）；

销售合同草案（需包含合同编号、签约主体、标的物详情、价款及支付方式、交付与验收、违约责任、争议解决等基本要素）；

客方主体资质材料（如营业执照复印件、相关行业许可证等，首次合作客户需提供）；

特殊附件（如技术协议、质量标准、保密协议等，若涉及）。

责任人：业务经理（资料完整性）、销售总监（审批发起）。

二、部门内部审查

业务部门初审：

审查重点：合同标的物与客户需求是否一致、数量/价格/交付时间等商务条款是否准确、客户需求是否在可承接范围内。

输出物：《业务部门审查意见表》，明确“通过”“需修订”或“驳回”结论，对修订条款需标注具体修改建议。

责任人：业务经理（初审）、销售总监（复核）。

法务部门审查：

审查重点：合同主体合法性（如客户是否为存续企业、法定代表人/授权代表是否有效签约）、条款合规性（是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）、权利义务对等性（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖）、知识产权/保密条款（若涉及）、格式条款是否排除主要权利等。

输出物：《法务审查意见表》，对法律风险点逐条说明，提出修改建议（如“付款条件需增加‘以银行到账为准’”“违约责任上限不应超过合同总额的20%”）。

责任人：法务专员（审查）、法务总监（终审）。

财务部门审查：

审查重点：价款及支付方式是否符合公司财务制度（如是否允许分期、预付款比例是否合理）、发票类型及开票信息是否明确、客户信用状况（如历史回款记录，是否需要追加担保）、税务条款（如增值税税率、价税分离是否清晰）等。

输出物：《财务审查意见表》，重点关注资金安全与税务合规，标注“财务条款可行”或“需调整支付条件”。

责任人：财务主管（审查）、财务总监（审批）。

三、合同修订与确认

修订整合：业务经理*根据法务、财务审查意见，与客户沟通修订合同条款，形成《合同修订记录表》，逐条说明修改内容及原因（如“根据法务意见，增加‘不可抗力’条款”“按财务要求，将预付款比例调整为30%”）。

内部确认：修订后的合同需再次提交法务、财务部门确认，保证所有风险点已闭环，最终由销售总监*签批“修订版本确认”意见。

双方确认：业务经理*将最终版合同文本提交客户确认，可通过书面盖章、邮件回复（需明确“同意以最终版合同条款签署”）等方式留存客户合意证据。

四、最终审批与授权

审批权限划分（根据合同金额重要性分级）：

金额≤10万元：销售总监*审批；

10万元＜金额≤50万元：分管销售副总*审批；

金额＞50万元：总经理*审批（重大合同需提交总经理办公会审议）。

审批内容：重点审核合同整体商业合理性、风险控制措施、资源匹配度等，审批人需在《合同审批单》签署“同意签署”“否决”或“补充说明”意见。

授权签署：审批通过后，由法定代表人或其授权代表（需附《授权委托书》，明确授权范围、期限）签署合同，授权委托书需由法务部门*审核备案。

五、合同签署与生效

签署方式：

纸质合同：一式多份（至少3份，双方各执1份，公司存档1份），双方加盖公章或合同专用章（骑缝章），法定代表人或授权代表签字；

电子合同：通过合规电子签约平台（如e签宝、法大大等）签署，保证签署人身份真实、合同内容不可篡改，电子合同与纸质合同具有同等法律效力。

生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效，或以合同约定的特定条件（如收到预付款、审批完成）为生效要件，需在合同中明确生效时间。

六、合同归档与管理

归档责任：业务经理在合同签署后3个工作日内，将合同文本（纸质+扫描件）、审批单、修订记录、客户资质材料、授权委托书等资料整理成册，提交至档案管理部门。

归档要求：合同编号需唯一（规则：年份+销售部门代码+合同流水号，如“2024-SLS-001”），资料按“审批流程时间”排序，电子档案备份至公司服务器，纸质档案存放于专用档案柜。

后续跟踪：销售部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、回款状态），法务部门定期对履行中的合同进行风险排查，档案管理部门*建立合同台账，保证可追溯、可查询。

常用模板表格

表1：销售合