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活动策划全流程记录检查清单

适用场景说明

本checklist适用于各类企业内部活动（如年会、培训会、团建）、客户活动（如产品发布会、答谢会、行业峰会）、公益及社区活动等需要多环节协作、全流程管控的场景。通过系统化记录关键节点与待办事项，可保证策划执行无遗漏、责任到人、进度可控，尤其适用于活动团队新人上手或跨部门协作时统一标准。

全流程操作指引

一、前期筹备阶段（活动启动前30-15天）

核心目标：明确需求、锁定资源、制定可执行方案

需求与目标确认

与发起方（如市场部、行政部、客户方）沟通，明确活动主题、核心目标（如品牌曝光、客户转化、团队凝聚）、规模（预计人数、嘉宾级别）、预算范围及特殊要求（如是否需多语言支持、无障碍设施）。

输出：《活动需求确认单》（含目标、预算、规模、关键需求点），由发起方负责人*经理签字确认。

团队组建与分工

明确活动总负责人（*总监），下设策划组（流程设计、内容创意）、执行组（场地、物料、嘉宾）、宣传组（预热、现场报道）、后勤组（餐饮、交通、住宿）等小组，每组设组长1名。

输出：《活动团队分工表》（含各组职责、负责人、对接人）。

方案制定与审批

策划组牵头制定《活动策划方案》，内容包括：活动流程（时间轴、环节设计）、场地选址（备选2-3个，对比交通、容量、配套）、嘉宾/人员邀请名单、宣传渠道（线上社群、行业媒体、线下海报）、应急预案（天气、设备故障、人员突发情况）。

组织方案评审会（总负责人、各组组长、发起方代表），根据反馈修订后定稿，由总负责人*总监签字审批。

预算编制与资源确认

执行组根据方案细化预算，包含场地费、物料制作费、嘉宾邀请费（劳务、交通、住宿）、餐饮费、宣传费、应急备用金（建议为总预算10%-15%）等。

提交《活动预算表》至财务部门审核，审批通过后锁定资源，签订场地、物料等供应商合同（明确交付时间、验收标准、违约条款）。

嘉宾/邀请对象对接

执行组整理嘉宾/参会人员名单，发送邀请函（含活动时间、地点、流程、需配合事项），提前15天确认出席意向，3天内反馈行程细节（交通、住宿需求）。

输出：《嘉宾信息表》（含姓名、职务、联系方式、行程、特殊需求）。

二、中期执行阶段（活动启动前14天至活动结束）

核心目标：落地方案、协调资源、保障现场有序进行

物料与场地准备（启动前14-7天）

物料组根据方案设计制作物料（背景板、指引牌、参会证、礼品袋、宣传册等），确认样品质量后批量生产，提前3天送达场地并清点数量。

执行组实地考察场地，与场地方确认布置方案（舞台搭建、桌椅摆放、设备调试时间），签订《场地使用协议》（含水电、保洁、安保责任）。

宣传预热启动（启动前7-3天）

宣传组通过官方公众号、合作媒体、客户社群等渠道发布预热信息（含活动亮点、议程、报名入口），设置倒计时海报，引导转发扩散。

对外活动：提前3天向媒体发送邀请函及新闻通稿，确认到场媒体名单；内部活动：通过OA系统、部门群通知参会人员，提醒着装要求及注意事项。

人员动员与彩排（启动前2-1天）

召开全体执行人员会议，明确现场各岗位分工（签到引导、设备操作、嘉宾接待、应急响应等），发放《现场执行手册》（含流程表、联系人表、应急流程）。

组织全流程彩排（含签到、开场、环节衔接、收尾），重点测试音响、灯光、投影等设备，调试互动系统（如投票、抽奖），彩排后优化流程细节。

现场执行（活动当天）

签到环节：提前2小时布置签到区，核对参会人员信息，发放资料袋（含议程、参会证、礼品），引导至会场。

流程把控：总负责人通过流程表实时监控各环节进度，主持人、嘉宾、技术人员提前30分钟就位，保证环节衔接顺畅（如茶歇后10分钟内重启会议）。

嘉宾接待：安排专人负责嘉宾接送、引导至休息室，协助熟悉流程，处理临时需求（如调整演讲时长、更换PPT）。

应急处理：现场配备应急小组（含医疗、设备、安保），遇突发情况（如设备故障、人员迟到）按预案启动备用方案（如备用设备、调整环节顺序），及时向总负责人汇报。

三、后期复盘阶段（活动结束后3-7天）

核心目标：总结经验、评估效果、完成收尾工作

资料整理与归档

宣传组收集现场照片、视频、媒体报道素材，剪辑活动回顾短片；后勤组整理费用报销单据（含发票、合同、付款凭证），提交财务部门审核。

输出：《活动资料包》（含策划方案、流程表、签到表、照片视频、媒体报道）。

效果评估与反馈

通过问卷星发放《活动满意度survey》（含流程安排、服务质量、内容价值等维度），收集参会人员/嘉宾反馈；对外活动统计曝光量、转化率等数据，对比活动目标达成情况。

组织复盘会（总负责人、各组组长），总结成功经验（如流程衔接顺畅、嘉宾互动积极）及待改进点（如物料准备不足、应急响应延迟），输出《活动复盘报告》。

客户/内部反馈与感谢

向合作单位、嘉宾、