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企业合同管理流程模板标准化操作指南

一、适用范围与场景

本指南适用于各类企业（含国企、民企、外企）的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、租赁、合作等常见合同类型。具体场景包括：新员工合同管理培训、跨部门合同协作流程优化、合同风险合规审查、合同履约进度跟踪及历史合同数据归档等。通过标准化流程，可减少合同管理漏洞，提升审批效率，降低法律与经营风险。

二、标准化操作流程详解

（一）合同准备与起草

操作目标：明确合同需求，形成初步合同文本，保证核心条款完整。

操作步骤：

需求对接：业务部门（如采购部、销售部）与客户/供应商沟通合作细节，确定合同标的、数量、价格、履行期限等核心要素，填写《合同需求提报表》（模板见后文）。

起草文本：法务部门或授权经办人（如经理）根据需求，结合企业标准合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》）起草合同文本，保证条款符合《民法典》及行业规定。

内部初审：业务部门负责人（如总监）审核合同内容与业务需求的一致性，重点核对标的、金额、交付标准等关键信息，签字确认后提交法务部门。

工具/表单：《合同需求提报表》《合同起草审批单》

（二）内部审批流程

操作目标：通过多部门协同审批，保证合同内容合法、合规，符合企业利益。

审批层级（根据合同金额分级，示例）：

小额合同（≤10万元）：业务部门负责人→法务专员→财务部（审核付款条款）→总经理审批。

大额合同（＞10万元）：业务部门负责人→法务部→财务部→分管副总→总经理→董事会（如需）。

操作步骤：

发起审批：经办人在OA系统或审批平台合同文本及《合同需求提报表》，选择对应审批流程。

部门会签：

法务部重点审核条款合法性、违约责任、争议解决方式；

财务部审核付款方式、税费承担、发票开具等财务相关条款；

涉及技术合同的，技术部门（如工程师）审核技术标准、验收指标。

最终审批：审批人根据会签意见，通过、驳回或提出修改意见。驳回时需明确理由，经办人修改后重新提交。

注意事项：审批需在3个工作日内完成，紧急合同可启动“加急审批流程”，但需说明加急理由并由总经理签字确认。

（三）合同评审与修订

操作目标：整合审批意见，完善合同文本，保证最终版本无疏漏。

操作步骤：

意见汇总：法务部门收集各部门审批意见，整理形成《合同评审意见表》。

文本修订：经办人与法务部门共同根据评审意见修订合同文本，对重大修改（如金额调整、履行期限变更）需与业务部门、客户/供应商再次确认。

最终确认：修订后合同经业务部门负责人、法务部负责人双签字确认，形成“最终版合同文本”。

工具/表单：《合同评审意见表》

（四）合同签署与用印

操作目标：完成合同法律效力确立，保证签署过程规范。

操作步骤：

用印申请：经办人提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批通过记录，至行政部或综合管理部申请用印。

用印审核：行政部核对合同内容与审批记录的一致性，确认无误后加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）。

签署交付：

企业为甲方：将盖章合同文本交付乙方，要求乙方签字盖章并回传；

企业为乙方：核对甲方合同盖章无误后签字盖章，并回传甲方留存。

原件归档：签署完成的合同原件（至少一式两份）由行政部统一收回，暂存至“待归档合同文件夹”。

注意事项：用印需遵守企业《印章管理办法》，严禁个人私自携带印章外出签约，特殊情况需总经理审批并由专人陪同。

（五）合同履行跟踪

操作目标：监控合同履行进度，及时预警履约风险。

操作步骤：

责任分配：业务部门为合同履约第一责任部门，指定专人（如专员）负责跟踪履行进度，填写《合同履行跟踪表》。

进度监控：

定期（如每周/每月）核对合同履行情况（如交付进度、付款节点）；

发觉履约延迟（如乙方未按时交付货物），及时与对方沟通，要求书面说明并制定补救计划。

记录存档：履行过程中的沟通记录（邮件、函件）、验收单、付款凭证等资料，同步整理存档至对应合同文件夹。

工具/表单：《合同履行跟踪表》

（六）合同变更与解除

操作目标：规范合同变更与解除流程，避免纠纷。

操作步骤：

变更申请：因业务需要变更合同（如数量、价格调整），由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响。

审批与签署：变更流程参照“内部审批流程”，审批通过后签署《合同变更协议》，作为原合同补充文件。

解除处理：

协商解除：双方达成一致后签署《合同解除协议》，明确权利义务终止时间及违约责任处理；

单方解除：依据合同约定行使解除权，需书面通知对方，并留存证据（如对方违约证明）。

注意事项：合同变更或解除后，原合同相关条款自动失效或修改，需及时更新台账并通知财务部门调整相关账务。

（七）合同归档管理

操作目标：实现合同集中、有序管理，便于后续查阅与审计。

操作步骤：

归档分类：行政部将履行完毕的合