会议管理会议纪要与任务分配清单.docVIP

会议管理会议纪要与任务分配清单工具模板

一、适用场景

本工具模板适用于各类企业内部会议的规范化管理，包括但不限于：

常规例会：如周例会、月度总结会，用于同步工作进展、协调资源；

项目专项会：如项目启动会、阶段评审会，聚焦目标拆解、问题解决与任务推进；

跨部门协调会：针对需多部门协作的事项，明确职责边界与协作机制；

突发问题讨论会：针对紧急事项或临时议题，快速形成决策与行动方案。

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确会议目标与框架

确定会议核心目的：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉处理流程卡点”），避免主题发散。

梳理参会人员与分工：根据会议目的确定必要参会人（决策层、执行层、相关协作部门），并提前告知其需准备的资料（如数据报表、方案初稿）。

制定会议议程：按“议题优先级”排序，明确每个议题的讨论时长、负责人，例如：

14:00-14:10上周工作进展回顾（负责人：*）

14:10-14:40Q3产品迭代方案讨论（负责人：*）

14:40-15:00行动任务确认与分配（负责人：*）

提前发送会议通知：通过邮件或企业内部系统同步会议时间、地点、议程及预读材料，保证参会人提前做好准备。

（二）会中记录：聚焦关键信息与行动项

记录基础信息：由指定记录人填写会议基本信息（时间、地点、参会人、主持人、记录人），保证要素完整。

同步讨论核心内容：按议程顺序记录每个议题的讨论要点，重点标注不同观点、分歧点及共识结论，避免流水账式记录。例如：

议题：Q3产品迭代方案讨论

*提出：“需新增用户画像功能，提升推荐精准度”

*反馈：“开发周期需延长2周，需评估资源可行性”

共识：“优先上线核心功能，用户画像功能纳入Q4规划”

明确决议事项与待办任务：对达成共识的结论逐条记录，并同步提取待办任务，初步明确任务负责人、截止时间及交付标准（即使信息不完整，先记录关键要素）。

（三）会后整理：形成正式纪要与任务清单

整理会议纪要：会后24小时内，记录人根据会中笔记补充完善内容，保证语言简洁、逻辑清晰，重点突出“决议事项”和“待办任务”，避免冗余描述。

纪要与决议确认：将纪要初稿发送给主持人及关键参会人核对，重点确认决议准确性、任务描述及负责人信息，如有遗漏或歧义及时修改。

归档会议资料：将最终版会议纪要、参会签到表、相关附件（如PPT、方案文档）统一归档，按“会议日期+主题”命名，便于后续查阅。

（四）任务分配：落地执行与责任到人

提取待办任务清单：从会议纪要中单独拆分出“任务分配清单”，明确每个任务的五要素：任务名称、负责人、协作人、任务描述、截止时间。

同步任务与跟进机制：通过项目管理工具（如企业钉钉待办）或邮件向负责人推送任务清单，明确“每日17:00同步进度”“每周五更新完成状态”等跟进规则，保证任务可追溯。

三、模板示例

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

Q3产品迭代方案评审会

会议时间

2023年X月X日14:00-15:00

会议地点

公司3楼会议室A

参会人员

（产品经理）、（研发负责人）、（设计负责人）、（运营主管）

主持人

*

记录人

*

会议议程与讨论记录

议题：上周工作进展回顾

负责人：*

时长：10分钟

讨论要点：反馈“用户注册转化率提升5%，主要优化了注册流程”；提出“支付模块偶发延迟，需排查技术原因”

共识：研发团队本周内完成支付模块问题排查，*负责同步用户侧安抚话术

议题：Q3产品迭代方案讨论

负责人：*

时长：30分钟

讨论要点：提议新增“智能客服”功能；反馈“当前研发资源不足，需优先保障核心功能上线”

共识：Q3优先上线“用户画像”“订单优化”2个核心功能，“智能客服”功能延后至Q4，*负责调整排期并同步资源需求

议题：行动任务确认与分配

负责人：*

时长：20分钟

决议事项：1.研发团队7月15日前完成支付模块修复；2.产品团队7月10日前输出Q3迭代方案终版（含资源排期）

待办任务：详见附件《任务分配清单》

后续跟进事项

纪要分发时间

2023年X月X日18:00前

纪要确认人

（主持人）、（研发负责人）、*（产品经理）

下次会议时间

2023年X月X日14:00（Q3迭代进度跟进会）

（二）任务分配清单模板

任务名称

负责人

协作人

任务描述

截止时间

优先级

完成状态

备注

支付模块问题排查与修复

*

*（测试工程师）

定位支付延迟原因，输出修复方案并上线

2023-07-15

高

未开始

需同步用户侧安抚方案

Q3迭代方案终版输出

*

（设计负责人）、（研发负责人）

调整功能优先级，明确资源需求与排期

2023-07-10

高

进行中

需包含成本评估

用户侧支付延迟安抚话术

*

-

撰写用户通知文案，通过APP弹窗同步

2023-07-12

中

未开始