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企业文件管理标准及文件存档系统工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业内部文件的全生命周期管理，覆盖行政、人事、财务、项目、研发等多部门文件类型，具体应用场景包括：

新文件创建与审批：如制度文件、合同草案、项目方案等需经过多级审核的文件；

日常文件归档：各部门在业务活动中形成的正式文件、会议纪要、报告等需长期保存的资料；

历史文件检索与借阅：员工因工作需要查询或使用已归档文件时的申请与调取流程；

到期文件处置：超过保存期限的文件进行鉴定、销毁或降密处理的过程。

二、文件管理全流程操作指南

（一）文件创建与分类

文件起草

文件起草人需根据业务需求确定文件类型（如制度、报告、记录表等），使用企业统一模板（见“标准化文件管理模板工具”），保证内容准确、格式规范。

文件标题需简明扼要，包含核心要素（如“部门2024年度费用预算报告”“项目V2.0版实施方案”）。

文件分类与编码

按部门-文件类型-年份-流水号规则进行编码，示例：

行政类制度：XZ-ZD-2024-001（XZ=行政，ZD=制度，2024=年份，001=流水号）；

财务类报告：CW-BG-2024-015（CW=财务，BG=报告）。

文件分类参照《企业文件分类表》（可自定义一级/二级分类，如一级分类含“管理类”“业务类”“技术类”，二级分类细化至具体职能）。

（二）文件审核与审批

审核流程

文件起草完成后，提交至部门负责人*经理进行内容完整性审核，重点核对业务逻辑、数据准确性及是否符合部门职责。

涉及跨部门业务的文件，需会签相关协作部门负责人（如项目方案需研发部、市场部*经理会签）。

重要文件（如公司级制度、重大合同）需提交至分管副总总或总经理总进行最终审批。

审核反馈

审核人需在1个工作日内反馈意见，明确标注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改建议；

起草人根据意见修改后，重新提交审核，直至通过。

（三）文件归档登记

归档范围

经审批通过的正式文件、文件审批稿（含修改痕迹）、重要会议纪要、合同正本及关键附件等均需归档。

以下文件无需归档：临时性通知（如会议通知）、草稿（不含审批痕迹）、重复性文件（已存档的电子版无需重复存纸质版）。

归档操作

文件经办人将审批通过的文件整理为“最终版+审批稿”组合，填写《文件归档登记表》（见模板工具），注明文件编号、名称、密级（公开/内部/秘密）、形成日期、页数、电子版存储路径（如OA系统路径/共享盘路径）。

将纸质文件提交至档案室*专员，电子文件至企业指定文件管理系统（如OA、SharePoint），保证纸质版与电子版一一对应。

（四）文件存储保管

存储要求

纸质文件：按“部门-年份-文件类型”分类存放于档案室专用文件柜，柜面张贴分类标签；密级文件存放于带锁铁皮柜，由档案室专人管理。

电子文件：存储于企业服务器或加密云盘，设置三级权限（读取/编辑/管理），定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地保存。

环境管理

档案室需保持温度18-22℃、湿度45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备，定期检查存储环境（每月1次）。

（五）文件借阅与使用

借阅申请

员工因工作需要借阅文件时，填写《文件借阅申请表》（见模板工具），注明文件编号、名称、借阅用途、借阅期限（一般不超过3个工作日）、申请人及部门负责人签字。

涉密文件借阅需额外提交《涉密文件使用审批表》，经部门负责人经理及分管副总总审批。

借阅与归还

档案室*专员核对申请表无误后，发放文件（纸质版签字领取，电子版开通临时访问权限），并在《文件借阅登记表》中记录借阅时间、借阅人、归还期限。

借阅人需在到期前归还文件，如需续借，提前1天提交续借申请，续借期限不超过原期限；逾期未归还的，暂停其借阅权限1周。

（六）文件到期处置

鉴定与审批

档案室每年年底对到期文件进行鉴定，对照《文件保存期限表》（如制度类保存10年、项目类保存5年、临时类保存1年），确定“继续保存”“降密”或“销毁”。

需销毁的文件，由档案室编制《文件销毁清单》，经部门负责人经理、法务专员法务及分管副总*总审批。

销毁与记录

销毁时，由档案室专员、监销人（如行政部主管）共同在场，采用碎纸机粉碎或焚烧方式，保证信息无法恢复；

销毁完成后，在《文件销毁清单》上签字确认，并将清单归档保存2年。

三、标准化文件管理模板工具

表1：文件归档登记表

文件编号

文件名称

密级

形成部门

形成日期

页数

纸质版存放位置

电子版存储路径

归档人

归档日期

XZ-ZD-2024-001

公司考勤管理制度

内部

行政部

2024-03-15

12

档案室-行政部-2024-001

OA系统/行政制度/2024/001

*专员

2024-03-16

CW-HT-2024-008

供应商采购合同

秘密

财务部

20