物流与供应链管理操作手册.docVIP

物流与供应链管理通用操作手册

前言

本手册旨在为物流与供应链管理相关岗位提供标准化操作指引，涵盖采购、仓储、运输、库存、订单、供应商及异常处理等核心环节，助力提升作业效率、降低运营风险，保证供应链各环节协同顺畅。手册适用于企业内部物流、采购、仓储、运输等部门的日常操作，也可作为新员工培训及流程优化的参考依据。

一、采购全流程操作指引

适用场景

适用于企业生产物料、办公用品、设备等各类物资的常规采购及紧急采购需求，涵盖从需求提报到付款结算的全流程管理。

分步操作说明

1.需求提报与审核

需求发起：由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期及预算，部门负责人签字确认后提交至采购部。

需求审核：采购部收到申请后，核对需求的合理性（如库存数量、预算匹配度），对超预算或需求不明确的事项，与需求部门沟通调整，审核通过后进入供应商选择环节。

2.供应商选择与订单下达

供应商寻源：采购部通过合格供应商名录、公开招标或定向询价等方式筛选供应商，优先选择资质齐全、价格合理、交付能力强的合作方。

比价与审批：对不少于3家供应商进行价格、质量、交期对比，填写《供应商比价表》，报采购经理及分管领导审批。

订单下达：审批通过后，采购部与供应商签订《采购合同》，明确物料规格、数量、单价、交付时间、质量标准及违约责任，同时向供应商下达《采购订单》，并同步抄送仓储部、财务部。

3.跟踪与收货验收

订单跟踪：采购部定期跟进供应商生产及发货进度，对可能延迟的订单及时预警，协调供应商调整交期，保证满足需求。

到货通知：供应商发货后，将物流单号及发货信息同步至采购部，采购部通知仓储部做好收货准备。

验收流程：

仓储部根据《采购订单》核对物料数量、外包装完整性；

质检部按《质量检验标准》进行抽样或全检，合格后在《收货验收单》上签字确认，不合格物料则按《不合格品处理流程》执行退货或换货。

4.付款结算

对账：采购部收集《采购合同》《收货验收单》《发票》，与供应商进行月度对账，确认应付金额。

审批付款：对账无误后，填写《付款申请单》，附合同、验收单、发票等凭证，按财务审批权限逐级报批，审批通过后由财务部安排付款。

常用模板参考

表1-1采购申请单

申请部门

申请日期

物料编码

物料名称

规格型号

单位

需求数量

期望到货日期

用途说明

预算金额

申请人

部门负责人

采购审核

表1-2采购订单

订单编号

下单日期

供应商名称

供应商编码

物料编码

物料名称

规格型号

单位

订单数量

单价

金额

交付日期

交付地址

制单人

采购经理

操作要点提示

需求部门需提前规划采购周期，避免紧急采购导致成本上升或交期延迟；

供应商选择需严格遵循公平、公正、公开原则，长期合作供应商应定期进行绩效评估；

验收环节需严格执行质量标准，留存验收记录，保证物料可追溯；

合同条款需明确双方权利义务，特别是违约处理及知识产权相关内容。

二、仓储作业标准化流程

适用场景

适用于企业仓储管理中的入库、出库、库存盘点、库内作业等环节，保证仓储物料账实相符、存储规范、出入库高效。

分步操作说明

1.入库作业

入库准备：仓储部收到采购部《到货通知》后，根据物料特性（如温湿度要求、存储方式）安排库位，清空作业区域，准备搬运设备及验收工具。

卸货与清点：供应商送货到指定地点，仓管员核对物流单号与《采购订单》信息，确认无误后组织卸货，现场清点物料数量，检查外包装是否破损、潮湿。

质量检验：将物料送至检验区，配合质检部完成检验，合格物料粘贴“合格”标签，不合格物料隔离存放并标识“待处理”。

上架与登记：根据物料类别及存储规则（如重不压轻、大不压小、先进先出）将物料上架，通过仓储管理系统（WMS）扫描物料条码及库位码，更新库存信息，《入库单》。

2.出库作业

出库审核：仓储部收到销售部或生产部的《出库申请单》，核对物料编码、数量、领用部门及审批手续，手续齐全后安排备货。

拣货与复核：根据WMS的拣货单，按库位顺序拣货，拣货完成后由另一名仓管员复核物料编码、数量及批次，保证与出库单一致。

包装与发运：对物料进行适当包装（防震、防潮），粘贴发货标签，注明收货人、地址及物流单号，将物料暂存至发货区，通知运输部门提货。

单据处理：确认出库后，在WMS中更新库存，《出库单》，并将单据复印件传递至财务部及需求部门。

3.库存盘点

盘点计划：仓储部每月制定《盘点计划》，明确盘点范围（全盘/抽盘）、时间、人员及分工，提前通知相关部门。

实物盘点：仓管员按库位逐一清点物料数量，核对系统库存，记录实际数量、批次及存储状态，填写《库存盘点表》。

差异处理：对盘盈、盘亏物料分析原因，如属系统录入错误则及时调整；如属管理疏漏则追究责任人，编制《盘点差异报告》报领导审批后处理。