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文档撰写及审核流程指南

一、指南概述

文档撰写及审核是保证信息传递准确、规范、高效的核心环节，适用于企业内部制度文件、项目报告、产品手册、合同协议等各类正式文档的编制与管理工作。通过标准化流程，可统一文档质量标准、减少信息误差、明确责任分工，同时提升跨部门协作效率，为决策提供可靠依据。本指南旨在为文档相关参与人员提供清晰的操作指引，保证文档从需求提出到最终归档的全过程可控、可追溯。

二、文档撰写及审核全流程详解

（一）需求分析与启动

目标：明确文档目的、范围及核心要求，保证后续撰写方向一致。

负责人：需求提出人（如部门负责人、项目组长）、文档管理部门对接人

关键动作：

需求提出人梳理文档背景（如政策要求、项目推进、问题解决等）、目标受众（内部员工/外部客户/管理层等）、核心内容（需涵盖的关键模块、数据指标、合规要求等），形成《文档需求说明书》，明确交付时间及优先级。

文档管理部门对接人审核需求说明的完整性，确认文档类型（如制度类、报告类、说明类）及适用模板，组织需求提出人、撰写人召开启动会，同步需求细节及时间节点。

输出物：《文档需求说明书》《会议纪要》

（二）文档撰写初稿

目标：基于需求说明完成初稿，保证内容覆盖核心要点、结构清晰。

负责人：撰写人*（需具备相关领域专业知识及文档撰写能力）

关键动作：

撰写人*根据《文档需求说明书》收集资料（如政策文件、数据报表、过往案例等），参考对应类型（如《公司制度文件模板》《项目报告模板》）搭建框架。

按框架分模块撰写内容，保证逻辑连贯（如背景-目的-内容-流程-责任-附则）、术语统一、数据准确（引用数据需标注来源）。

初稿完成后，自我检查完整性（是否覆盖需求所有要点）、规范性（格式是否符合模板要求）、语言准确性（无错别字、语病），形成《文档初稿自检表》。

输出物：《文档初稿》《文档初稿自检表》

（三）内部初审

目标：从内容完整性、逻辑合理性、格式规范性角度把关，提出初步修改意见。

负责人：撰写人的直接上级（如部门经理）或指定内部审核人*（需熟悉文档内容及业务）

关键动作：

内部审核人*重点审核以下内容：

内容完整性：是否包含需求说明中的所有核心模块，关键信息（如责任主体、时间节点、数据指标）是否明确；

逻辑合理性：章节顺序是否合理，论证过程是否有漏洞，结论是否与内容一致；

格式规范性：字体、字号、标题层级、页眉页脚、图表编号等是否符合模板要求。

内部审核人填写《文档审核意见表》，明确修改点（如“第三章需补充数据来源”“4.2流程图需增加审批节点”）及修改时限，反馈给撰写人。

撰写人*根据意见修订初稿，对修改内容标注（如“红色字体为修改部分”），形成《文档修订稿》及《修改说明》（说明针对每条意见的修改情况）。

输出物：《文档审核意见表》《文档修订稿》《修改说明》

（四）跨部门审核（如需）

目标：保证文档内容与其他部门工作无冲突，涉及跨部门协作事项达成一致。

负责人：相关部门负责人*（如法务部、财务部、运营部等）

关键动作：

文档管理部门*根据文档内容，确定需参与审核的部门（如合同需法务部审核，财务报告需财务部审核），将《文档修订稿》及《审核要点》（明确该部门需关注的重点，如法务关注合规性、财务关注数据准确性）发送至相关部门。

各部门负责人*在2个工作日内完成审核，重点关注：

专业内容准确性（如财务数据是否与报表一致、法务条款是否符合最新法规）；

跨部门协作事项（如流程中涉及本部门的职责是否清晰、资源需求是否合理）；

潜在风险点（如执行可能引发的争议、资源投入是否可控）。

各部门反馈审核意见至文档管理部门，由文档管理部门汇总整理，形成《跨部门审核意见汇总表》，反馈给撰写人*。

输出物：《跨部门审核意见汇总表》《文档二次修订稿》（撰写人*汇总意见修订后）

（五）终审定稿

目标：从整体合规性、战略一致性、决策支持性角度最终把关，确认文档发布版本。

负责人：指定终审人（如公司分管领导、管理层代表）或文档管理委员会*

关键动作：

终审人重点审核以下内容：

合规性：是否符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度；

战略一致性：是否与公司战略目标、年度计划方向一致；

决策支持性：数据结论是否可靠，建议是否具有可操作性；

整体质量：语言表达是否简洁专业，结构是否清晰，无重大疏漏。

终审人签署《文档审核确认表》，明确“通过发布”“需小范围修订后发布”或“不通过需重新撰写”。若需修订，撰写人*根据终审意见完成最终修订，形成《文档终稿》。

输出物：《文档审核确认表》《文档终稿》（加盖公章或电子签章，根据文档类型确定）

（六）发布与归档

目标：保证文档按权限发布，实现规范化存储与便捷查阅。

负责人：行政/文档管理部门、IT部门

关键动作：

文档管理部门*根据文档密级（如公开、内部秘密、机密）确定发布渠道（如公司