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团队协作会议纪要记录规范模板

一、适用情境

本规范适用于团队内部各类协作场景的会议纪要记录，包括但不限于：

项目启动会、周/月度例会、阶段性复盘会

跨部门协调会、问题研讨会、需求对接会

临时议题讨论会、决策评审会等

二、操作流程

1.会前准备：明确会议框架与记录重点

确认基础信息：提前获取会议主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、核心参会人员，保证记录人熟悉会议背景。

梳理会议议程：与主持人沟通会议主要议题、讨论顺序及预期目标，提前划分记录模块（如“议题1：问题讨论”“议题2：方案评审”）。

准备记录工具：采用电子文档（如Word、飞书文档、腾讯文档）或专用模板，预设表格结构；若会议涉及复杂数据或流程图，可提前准备图表占位符。

2.会中记录：实时捕捉关键信息，保证准确完整

动态跟踪议程：按会议顺序逐项记录，重点关注“讨论内容”“分歧点”“共识结论”三类信息，避免流水式记录，提炼核心观点（如“针对问题，提出A方案，补充B方案，最终倾向A方案”）。

突出行动项：对会议确定的待办任务，单独标注并记录“任务描述、负责人、截止时间、交付标准”四要素（例：“任务：优化用户注册流程；负责人：*；截止时间：2023年10月20日；交付标准：注册步骤减少至3步”）。

标注待确认项：对未达成一致或需进一步核实的信息，标记“待确认”并注明后续跟进人（例：“待确认：需求的优先级，由*与客户方对接后反馈”）。

辅助记录方式：对关键数据、流程图或争议点，可同步绘制草图或截图（需注意脱敏敏感信息），会后整理至纪要附件。

3.会后整理：规范内容结构，保证可追溯

信息核对与补充：会议结束后2小时内，根据录音（需提前征得同意）、会议笔记及参会人反馈，补充遗漏信息，重点核对行动项负责人、时间节点等关键内容。

结构化输出：按“会议基本信息—议程及讨论内容—行动项清单—后续安排—附件”的逻辑组织内容，语言简洁、客观，避免主观评价（如“的方案不切实际”应改为“提出方案后，部分成员对其可行性提出疑问”）。

审核与定稿：将初稿提交主持人及核心参会人核对，确认无误后定稿，保证所有决议及行动项无歧义。

4.分发与归档：保证信息高效流转与长期留存

及时分发：定稿后24小时内通过团队协作工具（如企业钉钉）或邮件发送至所有参会人员，抄送相关方（如项目组、上级领导），并注明“请查阅附件会议纪要，行动项请按时推进”。

归档管理：按“年份-月份-会议类型”分类存储纪要（如“2023-10-项目启动会纪要”），存储路径统一至团队共享文件夹，便于后续查阅；重要会议纪需长期保存，普通纪要保存期限不少于6个月。

三、会议纪要模板

会议基本信息

会议主题

（例：项目第三阶段需求评审会）

会议时间

（例：2023年10月15日14:00-16:30）

会议地点/平台

（例：公司3号会议室/腾讯会议（会议号：X））

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、（共X人）

缺席人员及原因

（事假）、（出差）

会议目标

（例：明确第三阶段需求范围，确定开发优先级及时间节点）

议程及讨论内容

议题1：需求范围确认

-：本次需求包含用户端、管理端两大模块，重点优化订单流程（附需求文档v2.1）。-：建议增加数据导出功能，需评估开发工时。-共识：优先完成用户端订单流程优化，数据导出功能纳入下一阶段。

议题2：开发排期

-：预计开发周期为4周，需前端、后端配合。-：测试阶段需预留1周缓冲时间。-分歧：是否包含第三方接口对接（：建议延后；：需同步启动）。-待确认：接口对接优先级，由*与客户方10月18日前反馈。

议题3：风险预警

-：设计稿交付延迟可能影响整体进度，需与设计团队同步确认。-决议：负责10月16日与设计团队对齐，保证10月20日前交付终稿。

行动项清单

序号

任务描述

1

优化用户端订单流程

2

确认第三方接口对接优先级

3

跟进设计稿交付进度

后续安排

-下次会议时间：2023年10月22日14:00，议题：开发进度复盘。-相关资料：需求文档v2.1、设计稿（附后）。

附件

1.需求文档v2.1

2.设计稿进度跟踪表

四、执行要点

及时性优先：会中记录需同步跟进，避免事后补记导致信息遗漏；会后整理与分发需严格遵循时间节点（2小时内初稿、24小时内定稿分发）。

准确性原则：对决议、行动项等关键信息需多人交叉核对，尤其负责人、时间节点等要素需与当事人确认，避免歧义。

聚焦行动导向：纪要以“解决问题、推动执行”为核心，减少无效讨论内容，突出“谁、做什么、何时完成”，保证每项行动可落地、可跟进。

保密与合规：涉及敏感信息（如未公开数据、客户隐私）需脱敏处理，仅限参会人员及必要相关方查阅；归档纪要需加密存储，避免泄露。

持续优化：定期（如每季度）收集团队对纪要模