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企业固定资产盘点及维护记录模板工具指南

一、模板适用场景与核心价值

企业在日常运营中，固定资产（如生产设备、办公家具、运输车辆、电子设备等）是企业重要的生产资料，其管理效率直接影响成本控制、运营安全及合规性。本模板适用于以下场景：

定期全面盘点：年度/半年度固定资产实物清查，核对账实一致性，保证资产安全完整；

新增资产入库登记：新购置资产投入使用前，建立台账档案，明确管理责任；

日常维护跟踪：记录资产保养、维修、故障处理等全生命周期维护信息，延长资产使用寿命；

审计与合规检查：提供规范的资产数据记录，满足财务审计、税务核查及内部管理需求。

通过使用本模板，企业可实现固定资产“账、卡、物”三者统一，提升资产管理透明度，降低闲置浪费，优化资源配置，为决策提供准确数据支持。

二、固定资产盘点及维护操作流程详解

（一）盘点前准备：奠定高效盘点基础

成立专项工作小组

由行政部/资产管理部牵头，联合财务部、使用部门负责人组成盘点小组，明确分工：

组长（*经理）：统筹协调，审批盘点计划及差异处理方案；

核对人员（*专员）：负责资产台账与实物核对，记录差异；

监盘人员（*主管）：监督盘点流程，保证数据真实；

技术支持（*工程师）：协助识别资产型号、状态等技术信息。

制定盘点计划

明确盘点范围（全公司/某部门）、时间节点（如X月X日-X月X日）、人员分组及路线，提前3个工作日通知各部门，要求配合整理资产、备好相关凭证（如采购合同、保修卡）。

资产分类与标签整理

按资产属性（生产设备、办公设备、房屋建筑物等）或使用部门分类，梳理现有台账；

检查资产标签是否清晰（如编号、名称、购置日期），对脱落或模糊标签进行重新粘贴，保证每件资产唯一标识。

工具与资料准备

准备盘点表（纸质/电子版）、扫码枪（若资产有二维码条形码）、相机（拍摄实物及状态）、计算器、文件夹等资料，提前打印或导入电子模板至盘点终端。

（二）盘点实施：规范执行清查流程

现场盘点与核对

按照预定路线逐项清点，以“账查物、物对账”双向核对：

核对资产编号、名称、规格型号是否与台账一致；

检查资产数量、存放位置、使用状态（在用/闲置/维修/报废）是否准确；

对特殊资产（如大型设备、精密仪器）记录当前技术参数、使用人等信息。

对盘点中发觉的“账外资产”（未入账资产）或“盘亏资产”（台账有实物无）现场标注，拍照留存，记录发觉时间及位置。

数据记录与初步整理

盘点人员实时填写《固定资产盘点表》（见模板示例），保证信息完整：资产编号、名称、规格型号、使用部门、责任人、存放位置、账面数量、实盘数量、差异数量等；

对差异项备注初步原因（如“标签脱落”“已报废未销账”“新购未入账”），由监盘人员签字确认。

汇总与复核

每日盘点结束后，小组组长组织汇总当日数据，核对盘点表与电子台账的一致性，重点检查差异项是否遗漏，保证无重复或错记。

（三）盘点后处理：解决差异，更新台账

差异分析与原因核查

对盘点差异（盘盈、盘亏、毁损）进行分类统计，3个工作日内组织相关部门核查原因：

盘盈：核查是否为未及时入账的新增资产、接受捐赠资产或自制资产；

盘亏：核查是否为已报废未销账、资产调拨未交接、被盗或损坏；

毁损：检查维修记录，确认是否可修复及修复成本。

审批与账务调整

填写《固定资产盘点差异处理报告》，说明差异原因、处理建议（如补登台账、报废销账、责任追究等），经组长审批后报财务部；

财务部根据审批结果进行账务处理，保证账实、账账、账表三相符。

更新资产台账

根据盘点结果调整资产管理系统数据，更新责任人、存放位置、使用状态等信息；

对新增资产补充录入购置日期、原值、折旧年限等基础信息，唯一资产编号及标签。

（四）维护记录跟踪：实现全生命周期管理

日常维护记录

资产使用人每日进行清洁、检查（如设备运行参数、安全防护装置），填写《固定资产日常维护记录表》，记录维护时间、内容、执行人及设备状态；

发觉异常（如异响、功能下降）立即停用并报设备部，由专业维修人员处理。

定期保养与维修

设备部根据资产类型制定保养计划（如设备每运行500小时保养一次），提前3天通知使用部门，保养后记录保养内容、更换部件、保养人员及结果；

发生故障维修时，维修人员填写《固定资产维修记录表》，注明故障现象、原因分析、维修方案、维修费用、维修时长及质保期。

报废与处置记录

对达到使用年限、维修成本过高或技术淘汰的资产，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，附技术鉴定意见及审批文件；

报废资产处置后，记录处置方式（如变卖、回收）、处置金额、处置日期及接收方，更新台账状态为“已报废”。

三、模板示例与填写说明

（一）固定资产盘点表（模板）

资产编号

资产名称

规格型号

使用部门

责任人

存放位置

购置日期

原值（元）

账面数量

实盘数量

差异数量

差异原因

备注