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通用办公文档格式排版规范指南

引言

为规范公司办公文档的格式与排版，提升文档的专业性、可读性及统一性，保证跨部门协作中信息传递的准确高效，特制定本规范指南。本指南适用于公司内部各类正式办公文档（如报告、函件、纪要、计划书等）的编制、审核与归档流程，各部门员工在文档处理时均需参照执行。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用文档类型

本规范涵盖公司日常办公中常见的正式文档，包括但不限于：

管理类文档：年度工作计划、工作总结、会议纪要、请示报告、通知公告等；

项目类文档：项目建议书、可行性研究报告、项目计划书、进度汇报、验收报告等；

业务类文档：合作合同、报价单、产品说明书、市场调研报告、客户函件等；

存档类文档：制度文件、岗位职责说明书、培训材料、档案目录等。

（二）典型应用场景

部门内部协作：如项目部*编制《项目周报》时，需按规范统一格式，保证团队成员快速获取关键信息；

跨部门沟通：如行政部*向各部门下发《2024年节假日安排通知》，需通过标准化排版提升信息传达效率；

对外商务合作：如市场部*向客户提交《产品合作方案》，规范的格式能增强企业专业形象；

文件归档管理：如人力资源部*将《员工手册》存档时，统一格式便于后续检索与调用。

二、文档排版分步操作规范

（一）文档基础格式设置

1.页面布局

纸张类型：统一采用A4纸张（210mm×297mm），纵向排列；

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合公文标准）；

页眉页脚：页眉距边界1.8cm，页脚距边界1.8cm，页眉页脚内容需简洁（如公司LOGO、文档名称）。

2.字体与字号

元素

字体

字号

格式要求

一级标题

黑体

三号

居中，段前段后间距1行

二级标题

楷体GB2312

四号

左对齐，段前段后间距0.5行

三级标题

宋体

小四

左对齐，段前段后间距0.5行

宋体

小四

首行缩进2字符

表格文字

宋体

五号

表头加粗，内容居中/左对齐

注释/页眉页脚

宋体

五号

页眉居中，页脚居中

3.段落格式

行距：行距设置为1.5倍行距，标题行距为单倍行距；

缩进：首行缩进2字符（段落设置中“特殊格式”选“首行缩进”）；

对齐：标题居中对齐，两端对齐，表格内容根据需求居中/左对齐；

间距：标题与段前段后间距按上述表格设置，段落间距默认0行。

（二）内容排版规范

1.标题层级

文档标题层级需清晰，建议不超过3级，示例

一级一、（如“一、2024年度工作目标”）

二级（一）（如“（一）市场拓展目标”）

三级1.（如“1.新增客户数量目标”）

注：标题末尾不加标点符号，层级序号后空1字符再写标题文字。

2.内容要求

逻辑清晰：段落开头直接点明主题，避免冗余铺垫，每段聚焦1个核心内容；

语言简洁：使用书面语，避免口语化表达（如“尽量”改为“应”，“差不多”改为“约”）；

数据准确：涉及数据需注明来源（如“数据来源：财务部*2024年Q3报表”），日期格式统一为“YYYY年MM月DD日”（如“2024年09月15日”）。

3.列表格式

项目符号列表：用于并列内容，符号默认为“?”，字号与一致，首行缩进2字符，符号与文字间距1字符；

编号列表：用于流程或顺序内容，编号格式为“1.、（1）、①”，层级递进时切换样式（如一级用“1.”，二级用“（1）”）。

（三）图表与公式处理

1.图表插入规范

位置要求：图表需紧跟相关文字说明（如图表在段落后单独成行，与上下文间距12磅）；

标题格式：图表标题位于图表上方，宋体五号加粗，编号格式为“图X-Y”或“表X-Y”（X为章号，Y为图表序号，如“图2-1”“表3-2”）；

标注清晰：图表内文字、符号需清晰可辨，坐标轴标注单位（如“单位：万元”“%”），图例放置于图表右侧或下方。

2.公式排版

居中显示：公式需单独成行，使用“插入-公式”功能，居中对齐；

编号规则：公式编号右对齐，格式为“（X-Y）”（X为章号，Y为公式序号，如“(2-1)”），编号与公式间距1字符；

字体要求：公式符号使用TimesNewRoman字体，字号与一致。

（四）页眉页脚与页码设置

1.页眉内容

首页页眉：封面页不设置页眉；

其他页页眉：左侧为“公司”（公司全称），右侧为文档名称（如“2024年度工作计划”），宋体五号，单倍行距。

2.页脚与页码

页码格式：页码位于页脚居中，格式为“-X-”（如“-1-”“-2-”）；

页码范围：封面、目录不显示页码，从首页开始编号，页码连续；

分节处理：若文档含多个独立部分（如报告、附件），需使用“分节符”分节，每节页码独立编号。

（五）文件输出与归档

1.保存格式

编辑格式：文档保存为“.docx”格式（便于后续修改）；

正式版本：对外发送或归档时，需另存为“.pdf”格式（避免