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会议纪要撰写规范与模板通用版

引言

会议纪要是会议过程及成果的书面化载体，准确、规范的会议纪要能够有效传递会议信息、明确行动责任、跟踪工作进度，是提升会议效率、保障执行落地的关键工具。本规范结合各类会议场景特点，系统梳理会议纪要的撰写流程、核心要素及注意事项，并提供通用模板，适用于企业内部例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等各类正式及非正式会议场景。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本规范适用于各类组织（企业、事业单位、社团等）在召开会议后形成的正式会议纪要，涵盖决策型、执行型、沟通型、研讨型等多种会议类型。

（二）典型应用场景

常规管理会议：如周例会、月度总结会、季度规划会，用于同步工作进展、部署阶段性任务。

项目专项会议：如项目启动会、阶段评审会、问题复盘会，聚焦项目目标、进度、风险及资源协调。

跨部门协作会议：如资源协调会、流程优化会，用于打破部门壁垒、明确协作分工。

决策审议会议：如方案评审会、预算审批会，记录关键决策过程及结论，作为后续执行依据。

问题解决会议：如故障分析会、投诉处理会，聚焦问题根因分析及解决方案制定。

二、会议纪要撰写全流程操作规范

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心目标

提前与会议主持人（*）沟通，知晓会议主题、预期成果及需重点讨论的议题，避免记录偏离方向。

若会议有议程，提前熟悉议程框架；无议程时，主动梳理核心议题逻辑顺序。

收集背景资料

收集与会议相关的方案、数据、上次会议纪要等背景材料，提前熟悉内容，便于快速理解讨论context。

对专业术语、缩写等提前标注解释，保证记录准确。

准备记录工具

电子工具：推荐使用Word、Excel或专业会议纪要软件（如飞书文档、腾讯文档），支持实时编辑、多人协作及后续格式调整。

纸笔工具：若习惯手写，准备带横线的笔记本（便于排版）和不同颜色笔（区分议题、决议、待办等）。

（二）会中记录：抓取关键信息

聚焦核心内容，避免“流水账”

重点记录“讨论过程”而非“发言细节”：记录不同观点的核心论点（如“部门认为当前方案成本过高，建议优化环节”；“部门提出可通过方式降低成本，具体为……”），而非逐字逐句记录发言。

突出“决策结论”和“行动项”：对会议最终明确的决议（如“同意采用方案”）、待办事项（如“*需在X月X日前完成报告”）需单独标注，避免与普通讨论内容混淆。

运用记录技巧，提升效率

符号速记：使用“→”表示结论，“△”表示重点，“○”表示待办，“？”表示存疑问题，如“△成本优化方向：环节（*负责）→X月X日前出方案”。

人名简化：对参会人员用“（部门）”“（职务）”简化（如“（研发部）”“（项目经理）”），会后补充完整姓名。

数据标注：关键数据（如时间、金额、数量）需当场核对，如“预算上限：100万元（*财务部确认）”。

确认模糊信息，避免歧义

对表述不清、存疑的讨论点，当场向主持人或发言人确认，如“请问刚才提到的‘节点’是指X月X日还是X月X日？”；

对未达成一致的意见，需明确记录分歧点（如“关于问题，部门建议A方案，部门建议B方案，未达成共识，需下次会议继续讨论”）。

（三）会后整理：形成规范纪要

信息核对与补充

会议结束后2小时内整理初稿，对照会议录音（若允许）、笔记及背景资料，补充遗漏信息，修正记录偏差。

向参会人员（尤其是决议责任人和发言人）核对关键信息（如待办事项内容、完成时限），保证准确无误。

结构化梳理内容

按“会议基本信息→会议议程→核心讨论内容→决议事项→待办事项→附件说明”的逻辑框架梳理内容，保证条理清晰。

对冗长讨论内容提炼核心观点，删除无关细节（如“会议开始后大家互相问候”等无效信息）。

语言规范与格式排版

使用书面语，避免口语化表达（如将“我觉得这个方案不行”改为“*认为该方案存在风险，需进一步调整”）。

统一格式：标题用二号黑体，一级标题用三号黑体，二级标题用四号黑体，用宋体小四，行距1.5倍；表格内文字用宋体五号，居中对齐。

审核与分发

初稿完成后提交会议主持人（*）审核，重点检查决议是否准确、待办是否明确、有无遗漏关键信息。

审核通过后，在24小时内按分发范围（参会人员、相关部门、上级领导）发送电子版（PDF格式，避免格式错乱），并抄送存档部门。

三、通用会议纪要模板

会议纪要

会议基本信息

项目

内容

会议名称

[例：项目2024年Q3季度目标推进会]

会议时间

[例：2024年7月15日14:00-16:30]

会议地点

[例：公司301会议室/线上会议（腾讯会议号X）]

主持人

*[例：（总经理）]

记录人

*[例：（行政部）]

参会人员

*[例：（研发部）、赵六（市场部）、孙七（财务部）、周八（运营部）]

缺席人员

[例：吴九（人事部，因公出差）]

会议类型

[例：项目推进会/决