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会议纪要与议程设计工具模板
适用场景与价值
从筹备到落地的全流程操作
第一步：明确会议核心目标
关键动作：先问“为什么开这个会”，明确会议需解决的核心问题（如同步项目进度、对齐决策方案、协调跨部门资源等）。
输出物：1-2句会议目标说明（例：“明确Q3产品迭代优先级，确定各模块负责人及时间节点”）。
第二步：梳理议题并排序
关键动作：围绕目标拆解会议议题，按“紧急-重要”原则排序（优先讨论需决策、有明确输出项的议题，避免泛泛而谈）。
示例：若会议目标为“项目进度同步”，议题可排序为：当前进度汇报→风险问题讨论→资源协调需求→下一步计划确认。
第三步：设计议程框架
关键动作：为每个议题分配时间（建议总时长不超过90分钟，单个议题不超过30分钟），明确负责人及预期输出（如“方案讨论需形成3个备选选项”）。
注意事项：预留10%缓冲时间应对超时，重要议题前置，非必要议题可删减或转为会前沟通。
第四步：提前分发议程并预沟通
关键动作：会议前1-2天将议程同步给所有参会人，标注需提前准备的资料（如数据报告、方案草案），并提醒主持人及议题负责人做好准备。
输出物：议程文档（含会议基本信息、议题列表、时间分配、负责人）。
第五步：会议中聚焦记录关键信息
关键动作：指定专人记录，重点抓取“讨论结论”“决策结果”“待办事项”（含负责人、截止时间），避免逐字记录流水账。
技巧：对争议点标注“未达成共识，需进一步调研”，对行动项明确“谁做什么、何时完成”。
第六步：会后24小时内整理纪要
关键动作：根据会议记录整理纪要，结构清晰（含会议基本信息、议题讨论摘要、决议事项、待办事项、下一步计划），语言简洁客观，避免主观评价。
输出物：会议纪要（需经主持人审核确认后分发）。
第七步：跟踪待办事项落地
关键动作：在项目管理工具或共享文档中同步待办清单，设置截止日期提醒，定期（如下次会议）回顾完成情况，保证“议而有决、决而有行”。
议程与纪要标准化模板示例
表1：会议议程模板
会议名称
X项目周例会
日期时间
2023年10月27日14:00-15:30
地点/线上
3楼会议室/腾讯会议X
主持人
*经理
参会人
（研发）、（设计）、（产品）、（测试）
记录人
*助理
序号
议题名称
内容概述
负责人
预计时长
备注（需提前准备/输出）
1
当前进度汇报
各模块开发/测试进展
各模块负责人
15分钟
附进度表
2
需求变更影响评估
新增功能对排期的影响分析
（产品）、（研发）
20分钟
提供对比方案
3
跨部门资源协调
设计资源支持需求确认
*（设计）
10分钟
4
下周计划及风险预警
各模块下周任务及潜在风险
全体
15分钟
风险需附应对建议
5
总结与行动项确认
明确待办任务及责任人
*经理
10分钟
输出待办清单
表2：会议纪要模板
会议基本信息
会议名称：X项目周例会
日期时间：2023年10月27日14:00-15:30
地点：3楼会议室
主持人：*经理
参会人：（研发）、（设计）、（产品）、（测试）
缺席人：无
记录人：*助理
议题讨论摘要
序号
议题名称
讨论要点
1
当前进度汇报
研发模块A已完成80%，测试模块B已完成60%，设计模块C因需求变更暂停，预计延迟2天。
2
需求变更影响评估
新增“用户权限管理”功能需增加3天开发时间，建议优先级调整：延迟非核心功能D，保证核心功能按时上线。
3
跨部门资源协调
设计部门下周可抽调1人支持模块C，需*（研发）10月28日前提供具体需求文档。
决议事项
确认需求变更方案：优先完成核心功能，非核心功能D延后至下阶段开发。
设计资源支持：（设计）协调1人协助模块C，（研发）需在10月28日前提供需求文档。
待办事项
任务描述
负责人
截止时间
完成标准
提供模块C需求文档
*（研发）
2023/10/28
文档包含功能列表、交互原型
协调设计资源支持模块C
*（设计）
2023/10/29
确认支持人员及时间安排
更新项目排期（含需求变更影响）
*（产品）
2023/10/30
输出新版甘特图
下一步计划
下次会议时间：2023年11月3日14:00-15:30，重点跟进模块C恢复进度及需求文档落实情况。
附件：会议进度表、需求变更对比方案、待办清单。
提升效率的关键要点
议程聚焦“做减法”：单会议议题不超过5个，避免议题分散导致讨论低效，非紧急事项可转为“邮件沟通”或“专项讨论”。
会前“预热”不可少：提前分发议程及资料，让参会人带着思考参会，减少现场临时讨论，提升会议决策效率。
纪要突出“行动项”：待办事项必须明确“负责人+截止时间+完成标准”，避免模糊表述（如“尽快完成”“跟进一下”）。
会后“闭环”管理：纪要发出后24小时内同步待办清单，通过项目管理工具设置提醒，定期（如每周）回顾执
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