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企业采购申请审批及管理模板

一、适用范围与使用场景

本模板适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的日常采购申请审批及管理工作，涵盖办公用品、生产设备、服务外包、项目物资等不同类型采购需求。具体使用场景包括：

常规采购：部门因日常运营需要（如文具耗材、IT设备维护）的物资采购；

项目采购：为特定项目（如新品研发、市场活动）采购专用设备或服务；

紧急采购：突发情况（如设备故障抢修、疫情防护物资短缺）的应急采购；

预算内采购：年度预算范围内、符合采购政策的常规采购需求；

预算外采购：超出年度预算、需额外审批的特殊采购需求。

二、全流程操作指引

（一）采购申请发起

申请人填写申请单：

申请人根据部门实际需求，登录企业采购管理系统（或填写纸质《采购申请单》），准确填写采购基本信息（含申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类型、预算科目等）；

详细列明采购明细（物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价、用途说明、交付时间要求等），保证信息真实、完整，规格参数清晰可执行；

如为项目采购，需关联项目名称、项目编号及预算额度；如为紧急采购，需勾选“紧急”选项并简要说明紧急原因。

附件：

根据采购类型必要附件，例如：

办公用品采购：部门需求清单（如人数匹配的办公桌椅数量）；

设备采购：技术参数确认书（由技术部门确认）、3家以上供应商比价单（或框架协议价格）；

服务采购：服务方案说明、供应商资质文件（营业执照、相关行业资质）；

紧急采购：紧急情况说明（由部门负责人签字确认）。

（二）部门内部审核

申请人提交：填写完成后，申请人通过系统提交至部门负责人（或部门指定审核人）审核。

部门负责人审核：

审核采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划、是否为必要支出、数量是否匹配实际需求；

审核预算准确性：预估总价是否在部门预算额度内，超预算需注明原因并建议调整；

审核附件完整性：技术参数、比价单等附件是否齐全、合规。

审核结果处理：

通过：审核人签字确认，流程流转至下一环节（财务审核/采购部门审核）；

驳回：注明驳回原因（如“需求不明确”“预算超支”），退回申请人修改后重新提交。

（三）财务审核（预算与资金合规性）

财务部门接收：部门审核通过后，申请单流转至财务部门指定专员。

审核要点：

预算匹配性：采购预算是否对应正确的预算科目，年度预算内采购需核对剩余额度，预算外采购需检查是否已履行预算调整审批；

价格合理性：对比历史采购价格、市场均价或框架协议价格，预估单价是否合理（如偏差超10%，需要求申请人补充比价说明）；

资金支付条件：是否涉及预付款、尾款，支付节点是否符合企业财务制度（如预付款比例不超过30%）。

审核结果：

通过：签字确认，流转至采购部门（或根据采购金额分级至领导审批）；

不通过：标注问题（如“预算科目错误”“价格偏离市场”），退回申请人或部门补充调整。

（四）领导审批（分级授权）

根据采购金额及类型，实行分级审批制度（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

低价值采购（≤5000元）：由采购部门负责人审批；

中等价值采购（5000元~5万元）：由分管副总（或部门总监）审批；

高价值采购（＞5万元）：由总经理（或总裁办公会）审批；

重大采购（＞20万元/战略物资）：需提交总经理办公会审议，必要时启动招投标程序。

审批要点：审核采购事项的战略匹配性、投入产出比（如设备采购对生产效率的提升）、是否符合企业采购政策。审批通过后，流程流转至采购部门执行。

（五）采购执行与供应商管理

采购部门接收任务：审批通过后，采购专员根据申请单要求启动采购流程。

供应商选择：

预选供应商：从合格供应商库（或企业招投标平台）筛选符合资质的供应商，优先选择框架协议供应商；

比价议价：≥3家供应商比价（紧急采购可≥2家），技术复杂设备需邀请技术部门参与技术参数确认；

确定供应商：根据“质优价廉、服务优先”原则确定供应商，填写《供应商选择审批表》存档。

合同签订：

采购金额≥1万元需签订正式采购合同，明确标的物、规格、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款；

合同需经法务部门（或指定法务人员）审核，避免法律风险。

（六）交付验收与入库

供应商交付：供应商按合同约定时间交付货物/服务，送达指定地点（仓库或使用部门）。

联合验收：

货物验收：由采购部门、使用部门、仓库管理员共同到场，核对货物名称、规格、数量是否与合同一致，检查外观、功能是否完好（需通电测试的设备需现场运行）；

服务验收：由使用部门根据服务方案逐项验收，出具《服务验收报告》；

验收结果：合格则签字确认《采购验收单》；不合格则注明问题，要求供应商限期整改（或退货、更换）。

入库管理：

货物验收合格后，仓库管理员及时办理入库手续，登记库存台账（系统录入），更新库存数量；

入库单需注