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会议组织与纪要制作标准化工具模板

一、适用范围与核心价值

本标准化工具模板适用于各类企业内部会议，包括但不限于部门周例会、项目启动会、跨部门协调会、季度总结会、专题研讨会等。通过规范会议组织全流程及纪要制作标准，可解决会议目标不明确、流程混乱、决策不落地、纪要信息缺失等问题，提升会议效率与成果转化率，保证重要信息可追溯、可执行。

二、标准化操作全流程

（一）会前筹备阶段：精准规划，奠定高效基础

明确会议核心目标

召集人需提前梳理会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方向”“解决跨部门协作流程卡点”），避免“为开会而开会”。

输出《会议目标说明表》（见模板1），明确会议预期成果（如“形成3个备选方案”“明确5项行动项及责任人”）。

确定参会人员与分工

区分“核心参会人”（决策者、执行负责人）、“列席参会人”（信息同步者）、“支持人员”（记录、技术保障），避免无关人员参会浪费时间。

提前与核心参会人确认时间冲突，必要时调整会议时间；指定专人担任“会议记录人”（建议由非核心决策者担任，保证专注记录）。

拟定并分发会议议程

议程需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、各议题及讨论时长、预期输出。

示例：

14:00-14:10会议目标说明（主持人*总）

14:10-14:40议题1：Q3市场推广方案讨论（负责人市场部*经理，25分钟）

14:40-15:10议题2：技术部资源协调需求（负责人技术部*主管，25分钟）

15:10-15:30自由发言与总结（10分钟）

议程需提前至少2个工作日通过邮件/企业发送给参会人员，并同步“会前准备事项”（如“请市场部提前提交推广方案初稿”）。

准备会议物料与场地

物料：投影仪、会议资料（纸质版/电子版）、签到表、笔、白板/便签纸（用于头脑风暴）；

场地：提前预订会议室，保证网络通畅、设备调试正常，根据参会人数摆放座椅（避免过于拥挤或松散）。

（二）会中管理阶段：聚焦目标，控场促效

会议开场与目标重申（5-10分钟）

主持人准时开场，介绍会议目标、议程及时长规则（如“每个议题严格控制在25分钟内，超时将提醒”）；

确认参会人员到齐情况，缺席人员需说明原因（由记录人记录在《会议签到表》中）。

按议程逐项推进，聚焦讨论

各议题负责人简要说明背景与核心问题，引导参会人员围绕“如何解决问题”“达成什么共识”展开讨论，避免偏离主题；

鼓励不同观点碰撞，但需明确“讨论目标”（如“不是争论对错，而是找到最优方案”）；

对关键分歧点，可使用“白板+便签”实时记录不同观点，便于后续梳理。

实时记录关键信息

记录人需重点记录：讨论核心观点（正反方关键论据）、决策事项（最终确定的结论，避免模糊表述如“尽量协调”“优先考虑”）、行动项（“谁来做、做什么、何时完成”，需明确责任人和截止日期）；

示例记录：

议题1：Q3市场推广方案→决策：采用“线上短视频+线下地推”组合策略→行动项1：市场部经理负责细化短视频脚本，7月20日前提交；行动项2：线下地推区域由销售部主管负责确定，7月18日前反馈。

会议总结与下一步确认

主持人对各议题结论、行动项进行复述，保证参会人员理解一致；

明确“纪要提交时限”（如“会后24小时内发出初稿”）及“反馈渠道”（如“如有信息遗漏，请在收到纪要后2小时内提出”）。

（三）会后纪要阶段：闭环管理，保证落地

整理会议纪要初稿（会后24小时内完成）

记录人根据会中记录，整理《会议纪要》（见模板3），结构需包含：

会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、记录人、参会/缺席人员）；

会议议程及讨论摘要（按议题顺序，提炼核心观点，避免流水账）；

决策事项（分点列出，明确结论）；

行动项表（责任人、任务描述、完成时限、备注）；

附件（如会议PPT、方案初稿等）。

审核与修订（初稿发出后反馈，2小时内完成修订）

纪要初稿需发送给主持人及各行动项责任人审核，重点核对：决策事项是否准确、行动项是否清晰（无歧义）、责任人及截止日期是否无误；

根据反馈意见修订后，形成正式版纪要，标注“最终版”及“分发范围”。

分发与归档（正式版纪要发出后1个工作日内完成）

分发范围：所有参会人员、需同步信息的部门/领导、项目档案库；

归档要求：将正式版纪要、会议签到表、会议附件等资料统一命名（如Q3产品规划会纪要”）后，存储至企业共享文件夹/项目管理系统，保存期限不少于1年。

三、配套工具模板清单

模板1：会议目标说明表

会议名称

时间

地点

召集人

2023年Q3产品规划会

7月15日14:00

301会议室

*总

核心目标

需解决的关键问题

预期输出

明确产品迭代方向

用户反馈的3个核心痛点如何优先解决？

确定2个高优先级功能，明确开发排期

资源分配确认

技术部、设计部人力是否足够支撑迭代需求