会议纪要及行动计划模板版.docVIP

会议纪要及行动计划模板通用版

一、适用范围与典型场景

二、详细操作流程

（一）会前：准备阶段——明确目标，夯实基础

确认会议核心目的

与会议主持人沟通，明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目Q3关键路径”“解决客户投诉响应流程滞后问题”）、预期成果（如“输出3个备选方案”“明确各部门职责分工”）。

若会议为常规例会，需回顾上次会议待办事项完成情况，作为本次会议议题之一。

梳理会议议程与参会人员

根据会议目的，梳理结构化议程（建议按“议题1→讨论→决议→待办；议题2→讨论→决议→待办”顺序排列），明确每个议题的预计时长。

确认参会人员（决策人、执行人、相关方），提前3天发送会议通知（含议程、目标、预读材料），提醒参会人员提前准备相关内容（如数据、方案）。

准备会议记录工具

打印本模板或准备电子版文档，提前预留“会议基本信息”“讨论内容”“待办事项”等模块的填写空间；

准备录音设备（需提前告知参会人员）或速记工具，保证关键信息不遗漏。

（二）会中：记录阶段——客观全面，聚焦关键

记录会议基本信息

在模板“会议基本信息”栏填写：会议名称、时间（起止时间）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（含部门/职务）、缺席人员及原因（如有）。

按议程逐项记录讨论内容

对每个议题，记录“讨论要点”：客观汇总各方观点（避免主观评价），重点标注分歧点、共识点；

记录“决议事项”：明确最终结论（如“采用方案A”“预算额度为10万元”），避免模糊表述（如“尽量加快进度”需改为“9月30日前完成第一版开发”）。

细化待办事项（核心环节）

对决议需落地的事项，逐项记录“待办任务”，明确“任务描述”（具体做什么）、“责任人”（姓名+部门，避免模糊的“相关部门”）、“截止日期”（精确到日）、“优先级”（高/中/低，参考标准：高=影响核心目标/紧急，中=影响次要目标/不紧急，低=优化类/长期任务）、“所需支持”（如“需市场部提供用户调研数据”）。

示例：

任务描述

责任人

截止日期

优先级

所需支持

完成客户投诉响应流程优化方案初稿

（产品部）

2024-08-15

高

法务部提供合规条款参考

确认关键信息准确性

会议结束前，用5分钟快速回顾记录，重点核对决议事项、待办责任人及截止日期，与主持人确认无遗漏或误解，保证“谁来做、做什么、何时完成”清晰明确。

（三）会后：整理与跟进——闭环管理，保证落地

整理会议纪要

会后2个工作日内，根据会议记录整理正式纪要，语言简洁（避免口语化），重点突出“决议事项”“待办清单”（可单独作为附件）。

纪需经主持人审核确认，保证内容准确无误后，在1个工作日内通过邮件/企业等方式分发给所有参会人员及相关方（抄送上级领导）。

跟踪待办事项进度

建立“待办跟踪表”（可与会议纪要模板联动），每周/双周更新任务状态（如“进行中”“已完成”“延期”），对逾期任务及时提醒责任人，分析原因并协调解决；

在下次会议开始时，优先回顾上次会议待办完成情况，形成“闭环管理”。

三、核心模板结构

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目Q3目标对齐会

时间

2024年8月5日14:00-16:00

地点

3楼会议室A/线上会议

主持人

（项目部经理）

记录人

（行政部）

参会人员

（产品部）、赵六（技术部）、孙七（市场部）等

缺席人员及原因

周八（财务部，因客户会议请假）

（二）会议议程与讨论记录

议题编号

议题名称

讨论要点（关键观点/分歧）

决议事项

1

Q3项目关键路径确认

：需优先完成用户需求调研；赵六：技术资源紧张，建议分阶段开发

1.8月20日前完成用户需求调研（负责）；2.9月1日启动核心模块开发（赵六负责）

2

市场推广预算分配

孙七：线上推广占比60%，线下40%；：需预留10%应急预算

线上推广预算60万元，线下40万元，应急预算10万元，总计110万元（孙七负责细化方案）

（三）待办事项清单（行动计划）

序号

任务描述

责任人

截止日期

优先级

所需支持

当前状态

备注

1

完成用户需求调研报告

（产品部）

2024-08-20

高

市场部提供用户触达渠道

未开始

需包含竞品分析

2

输出Q3项目核心模块开发计划

赵六（技术部）

2024-09-01

高

产品部提供需求文档

进行中

需明确资源需求

3

细化市场推广预算方案

孙七（市场部）

2024-08-18

中

财务部提供历史数据参考

未开始

需分渠道列明细

四、使用要点与提醒

记录原则：客观优先，突出行动

避免记录个人观点或情绪化表述，聚焦“事实+决议+行动”；待办事项需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）。

分工明确，避免责任模糊

每个待办任务仅设1名第一责任人，多人协作时需明确“主导人”和“配合人”，防止推诿。

及时