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施工项目文件管理与归档制度

一、文件管理的核心范畴与分类

施工项目文件种类繁多，来源广泛，若不加以系统分类，极易造成混乱。有效的文件管理始于清晰的分类。

1.前期准备阶段文件：此阶段文件是项目正式开工前形成的一系列基础性文件，它为项目的合法合规启动提供了依据。主要包括项目立项批复、可行性研究报告、勘察设计文件（含地质勘察报告、初步设计图纸及批复、施工图设计图纸及审查意见）、招投标文件（含招标文件、投标文件、中标通知书）、各类合同文件（勘察、设计、施工、监理、材料设备采购合同等）、施工许可证等法定审批文件。这些文件的完整性直接关系到项目的合法性与合规性。

2.施工过程文件：这是项目实施阶段产生的数量最大、动态性最强的文件集合，直接反映了工程建设的实际情况。可细分为：

*施工管理文件：施工组织设计及审批、项目管理规划大纲、施工日志、项目部例会纪要、分包管理文件等。

*技术管理文件：施工方案及审批、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录、测量放线记录等。

*质量管理文件：原材料、半成品、构配件的出厂合格证及复试报告、施工试验记录（如混凝土试块报告、钢筋力学性能试验报告等）、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、质量事故处理记录等。

*安全管理文件：安全专项施工方案及论证、安全教育培训记录、安全技术交底、安全检查记录、危险源辨识与控制记录、安全事故处理记录等。

*进度管理文件：施工进度计划、进度检查与调整记录、工期延误报告及签证等。

*成本管理文件：施工预算、工程量确认单、工程款支付申请与证书、工程变更费用报审、索赔文件等。

*物资管理文件：材料设备采购计划、进场验收记录、仓储保管记录、出库领用记录等。

3.竣工验收文件：是项目完成建设目标，具备交付使用条件的关键性文件。包括单位工程竣工验收记录、竣工报告、勘察单位质量检查报告、设计单位质量检查报告、监理单位质量评估报告、施工单位工程质量保修书、竣工图、工程竣工结算文件、环保、消防、规划等专项验收文件。

4.后期服务与运维文件：主要包括工程质量保修期间的维修记录、回访记录，以及向建设单位移交的各类技术资料、操作手册等。

二、管理机构与职责分工

明确的管理机构和清晰的职责分工是确保文件管理工作落到实处的组织保障。

1.管理机构：建议在公司层面设立档案管理部门，负责制定公司整体的文件管理与归档制度，并对各项目部的文件管理工作进行指导、监督与检查。各项目部应设立专职或兼职的文件管理员（通常可由项目资料员担任），具体负责本项目文件的日常收集、整理、保管、流转和归档工作。

2.职责分工：

*项目经理：对本项目文件管理工作负总责，确保资源投入，督促制度执行。

*项目总工程师/技术负责人：负责审批重要技术文件，指导技术类文件的形成与整理，对文件的技术有效性负责。

*各专业工程师/施工员：负责本专业范围内文件的及时形成、收集、审核，并向文件管理员移交。

*质量安全员：负责质量、安全类文件的形成、收集、整理与移交。

*物资设备管理员：负责材料设备相关文件的收集、整理与移交。

*合同预算员：负责合同、预算、结算、变更洽商费用等经济类文件的收集、整理与移交。

*文件管理员：严格执行文件管理制度，负责文件的接收、登记、分类、编目、保管、借阅、复制、传递、保密和归档工作，确保文件的完整性、准确性和安全性。

三、文件的形成、收集与整理

文件的形成与收集是档案工作的起点，其质量直接影响后续归档的有效性。

1.文件形成：各类文件的形成应符合国家、行业及地方相关规范标准的要求，做到内容真实、数据准确、手续完备、字迹清晰、图样规范。提倡使用电子文件形成，确保其可追溯性和不可篡改性。手写文件应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔等。

2.文件收集：坚持“谁形成，谁负责”的原则，各岗位人员在文件形成后应及时将其提交给项目文件管理员。文件管理员应主动跟踪，确保文件收集的及时性、完整性。对于外来文件（如设计变更、监理通知等），接收后应及时登记，并按规定程序进行传递和处理。

3.文件整理与编目：文件管理员应按照归档要求，对收集到的文件进行系统整理。包括：

*分类组卷：按照前文所述的文件分类进行组卷，每卷文件应具有内在联系。

*排列编号：卷内文件应按形成时间或逻辑顺序排列，并编写页号。

*填写卷内目录：详细列出卷内文件的序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号等信息。

*拟写案卷题名：简明扼要地概括卷内文件的主要内容。

*填写备考表：注明卷内文件的缺损、修改、补充等情况。

*装订：案卷应采用规范的装订方式，做到整齐牢固，便于查阅。

四、