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企业合同管理规范模板标准化流程

一、适用范围与场景描述

本标准化流程适用于企业各类对外经济合同的规范管理，涵盖合同起草、审核、签署、履行、变更、归档等全生命周期管理环节。具体场景包括但不限于：

日常业务合作：如采购原材料、销售产品、提供服务、市场推广等产生的商务合同；

项目合作：如研发项目、工程建设、委托开发等专项合作合同；

对外协议：如保密协议、知识产权许可协议、战略合作协议等辅助性合同；

内部协作：跨部门合同需求提报、审批及责任划分的协同流程。

通过标准化管理，保证合同内容合法合规、权责清晰、流程可控，降低企业运营风险。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与审批

责任主体：业务部门经办人、部门负责人*

操作内容：

需求梳理：业务部门根据合作需求，明确合同类型（如采购合同、服务合同）、合作对方主体信息、核心条款（标的、数量、价格、履行期限等）及预算依据；

提报审批：填写《合同需求审批表》（见表1），附上合作方资质初筛材料（如营业执照复印件、授权委托书等）、需求说明及相关附件（如技术参数、报价单），提交部门负责人*审核；

审批通过：部门负责人*确认需求合理性、预算合规性后，签字确认，流转至法务部门；若不通过，需注明原因并退回业务部门调整。

输出成果：《合同需求审批表》（审批完成版）、合作方初步资质材料。

（二）合同起草与模板匹配

责任主体：业务部门经办人、法务专员*

操作内容：

模板选择：法务专员*根据合同类型（参考《合同类型分类表》），从企业标准合同模板库中匹配最新版模板（如《采购合同标准模板》《服务合同标准模板》）；

内容填充：业务部门经办人基于需求审批结果，填写模板中的核心条款（如合同主体信息、标的描述、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式等），保证内容准确、无遗漏；

合规初核：法务专员*重点审核合同主体合法性（如合作方是否具备相应资质）、条款完整性（是否包含必备法律要素）、法律风险点（如免责条款、管辖约定），并提出修改建议；

修订完善：业务部门根据法务意见调整合同内容，重大条款变更需重新提报部门负责人*审核。

输出成果：合同草案（含修订记录）、法务审核意见书。

（三）内部多部门联合审核

责任主体：法务专员、财务专员、业务部门负责人、分管领导

操作内容：

法务审核：重点审核合同合法性、合规性、条款严谨性，保证符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部制度；

财务审核：财务专员*审核价款计算准确性、支付方式合理性（如是否约定预付款、进度款、尾款比例）、税费承担条款、发票开具要求等；

业务复核：业务部门负责人*审核合同内容是否与业务需求一致，履行可行性（如交付周期、验收标准）及合作方履约能力；

领导审批：分管领导根据合同金额、重要性及部门审核意见，签署最终审批意见（重大合同需提交总经理审批）。

输出成果：《合同审核意见表》（见表2，各部门审核意见汇总）、终版合同文本。

（四）合作方主体审查与确认

责任主体：业务部门经办人、法务专员*

操作内容：

资质核验：业务部门负责核实合作方营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、建筑资质证书等）、法定代表人证件号码明及授权委托书（若为代理人签署），保证合作方具备签约主体资格；

信用调查：通过“信用中国”等公开渠道查询合作方信用记录，存在严重失信、涉诉记录的需暂停合作并上报；

条款确认：将终版合同发送至合作方，确认其无异议并同意签署；若对方提出修改意见，需按流程重新启动内部审核（仅限非核心条款调整，核心条款变更需重新审批）。

输出成果：合作方资质材料（复印件并加盖公章）、对方确认函（书面或邮件）。

（五）合同签署与用印管理

责任主体：行政专员、法务专员、分管领导*

操作内容：

用印申请：业务部门经办人填写《合同用印申请表》（见表3），附终版合同文本、审批材料及对方确认函，提交行政专员*；

用印审核：行政专员*核对合同内容与审批材料是否一致，检查用印份数（通常一式两份以上，双方各执一份）、签署页完整性（法定代表人或授权人签字、盖章齐全）；

规范签署：双方法定代表人或授权人需当面签署，签字需清晰可辨，公章加盖于合同签署页及关键条款处（如价款、履行期限）；

文本分发：签署完成后，行政专员*留存一份正本归档，业务部门领取副本用于履行跟踪，对方合作方文本通过快递或当面交接送达（保留送达凭证）。

输出成果：签署完成合同文本（正本+副本）、《合同用印申请表》（归档版）、送达凭证。

（六）履行跟踪与变更管理

责任主体：业务部门经办人、财务专员、法务专员

操作内容：

履行监控：业务部门按合同约定跟踪履行进度（如交付时间、质量验收、付款节点），记录《合同履行跟踪表》（见表4），发觉异常（如延迟履行、质量不符）及时与对方沟通并上报；

变更申请：因业务需要或对方原因需变更合同（如延期履行、增减标的、调