采购申请审批流程模板物资需求与采购计划对照.docVIP

采购申请审批流程模板——物资需求与采购计划对照工具

一、适用场景：企业采购管理中的需求与计划协同

二、操作步骤：从需求提报到计划对照的全流程

步骤1：物资需求提报——明确需求明细

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）。

操作内容：

需求部门根据业务需要，填写《物资需求申请表》，详细列明所需物资的名称、规格型号、单位、需求数量、需求日期、用途说明、紧急程度（如“紧急”“正常”“不急”）等信息。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认无误后在《物资需求申请表》上签字，提交至采购部门。

步骤2：采购计划制定——汇总需求并匹配资源

操作主体：采购部门。

操作内容：

采购部门接收需求部门提交的《物资需求申请表》后，结合以下信息制定采购计划：

当前库存物资数量（避免重复采购）；

采购预算额度（保证不超预算）；

市场物资供应周期（避免因采购周期导致需求延误）。

采购计划需明确“计划采购数量”“计划采购日期”“建议供应商”“预估单价”等字段，形成《采购计划明细表》。

步骤3：需求与计划对照——逐项核对差异

操作主体：采购部门牵头，需求部门配合。

操作内容：

采购部门将《物资需求申请表》与《采购计划明细表》导入“物资需求与采购计划对照表”，按物资名称、规格型号进行逐项匹配。

核对关键字段差异，包括：

数量差异：计划采购数量是否≥需求数量（若不足，需标注缺口原因，如“库存不足”“预算限制”）；

时间差异：计划采购日期是否满足需求日期（若延迟，需标注原因，如“供应商供货周期长”）；

规格差异：计划采购物资规格是否与需求一致（若不一致，需标注调整原因，如“替代规格满足使用要求”）。

对于存在差异的项目，采购部门需与需求部门沟通确认，达成一致后调整采购计划或需求明细，保证对照结果准确。

步骤4：审批流转——对照表作为审批附件

操作主体：采购部门、审批人（如部门经理、分管副总、总经理等，根据企业权限设置）。

操作内容：

采购部门将核对无误的《物资需求与采购计划对照表》作为采购申请审批的核心附件，与《物资需求申请表》《采购计划明细表》一并提交至审批人。

审批人重点对照以下内容进行审批：

需求与计划的匹配合理性（是否存在无需求采购或计划不足）；

预算执行情况（采购金额是否在预算范围内）；

差异处理措施的合规性（如替代规格是否经需求部门确认）。

审批通过后，进入采购执行环节；审批不通过，退回采购部门重新调整需求或计划。

步骤5：结果反馈与存档——闭环管理

操作主体：采购部门、需求部门。

操作内容：

采购部门根据审批通过的对照表执行采购，物资到货后通知需求部门验收，验收结果反馈至采购部门。

采购部门将审批通过的《物资需求与采购计划对照表》、需求申请、采购计划、验收单等资料整理存档，保证采购流程可追溯。

三、对照模板：物资需求与采购计划对照表

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量（需求部门）

需求日期

需求用途

紧急程度

计划采购数量（采购部门）

计划采购日期

建议供应商

对照差异说明（数量/时间/规格）

差异处理措施

需求部门负责人

采购部门负责人

审批人

备注

1

A4打印纸

80g/500张/包

包

10

2023-10-15

日常办公

正常

10

2023-10-12

办公用品

无差异

无

*经理

*主管

*总监

2

生产用传感器

XYZ-2023型

个

5

2023-10-20

设备维修

紧急

3

2023-10-25

科技

数量缺口2个；计划采购日期延迟5天

调整采购计划，紧急采购2个，剩余3个按原计划执行

*主任

*经理

*副总

需求部门确认紧急采购

3

办公椅

人体工学款

把

2

2023-10-18

新员工入职

不急

2

2023-10-30

家具

计划采购日期延迟12天

与需求部门沟通，确认是否可接受延迟，或调整供应商缩短周期

*主管

*专员

*经理

需求部门同意延迟

四、使用要点：保证对照流程规范高效

信息完整性与准确性：需求部门提报时需保证物资名称、规格型号、数量等关键信息完整，避免模糊表述（如“办公用品”“一批”等）；采购部门制定计划时需结合库存、预算等真实数据，保证计划可执行。

审批权限清晰化：根据企业采购金额、物资类型等明确审批层级（如常规物资由部门经理审批，重大物资由总经理审批），避免审批流程混乱或越权审批。

差异处理及时性：对照过程中发觉的数量、时间、规格等差异，需在1个工作日内与需求部门沟通确认，明确处理措施（如调整计划、紧急采购等），避免因差异导致需求延误或资源浪费。

存档规范化：审批通过的对照表及相关资料需按“年度+部门+物资类型”分类存档，保存期限不少于3年，便于后续审计、复盘及采购优化。

动态更新机制：若采购计划或需求发生变更（如需求部门取消部分物资、采购部门调整供应商），需及时更新对照表并重