采购成本控制流程模板供应商管理与成本控制.docVIP

一、适用范围与应用背景

二、操作流程与实施步骤

（一）供应商准入与资质审核

操作内容：

采购部门根据物料/服务需求，制定《供应商准入标准》，明确供应商资质要求（如营业执照、行业生产许可证、质量体系认证、财务状况、过往合作案例等）。

潜在供应商提交《供应商准入申请表》及相关资质证明文件，采购部门组织*（如质量部、财务部、法务部）联合评审，重点核实资质真实性、生产能力、质量保障能力及履约风险。

评审通过后，纳入《合格供应商名录》，未通过则书面反馈原因，限期整改后重新申请。

责任部门：采购部牵头，质量部、财务部、法务部协同。

输出成果：《供应商准入申请表》《联合评审记录表》《合格供应商名录》。

（二）采购成本构成分析与目标设定

操作内容：

采购部联合财务部、技术部，对目标物料/服务进行成本拆解，分析原材料、加工费、物流费、管理费等成本构成，明确成本控制关键节点（如原材料价格占比≥60%时，需重点管控供应商原料采购渠道）。

收集历史采购数据、市场价格行情（如通过第三方平台、行业报告），结合企业降本目标，设定“目标采购成本”（如较历史成本降低5%-8%），并分解为可量化指标（如单价上限、批量折扣率、付款账期等）。

责任部门：采购部、财务部、技术部。

输出成果：《采购成本分析报告》《目标成本设定表》。

（三）供应商筛选与商务谈判

操作内容：

从《合格供应商名录》中筛选3-5家候选供应商，发放《询价单》（明确物料规格、数量、交期、质量标准、目标成本等要求）。

收集供应商报价后，采购部组织技术部、质量部进行比价分析，综合评估价格、质量、交期、服务、付款条件等维度（可采用加权评分法，价格权重占比40%-60%），确定1-2家优先谈判对象。

与优先供应商进行商务谈判，围绕目标成本细化条款（如阶梯价格、年度调价机制、违约赔偿约定等），形成《谈判纪要》。

责任部门：采购部主导，技术部、质量部、财务部参与。

输出成果：《供应商报价对比表》《谈判纪要》。

（四）采购合同签订与成本条款固化

操作内容：

法务部审核采购合同文本，重点核查成本相关条款（如价格构成、调价公式、成本审计权、违约责任等），保证与《谈判纪要》一致且符合法律法规要求。

采购部与供应商正式签订合同，明确“成本控制核心条款”：

价格条款：固定单价（适用于价格稳定物料）、浮动单价（如“基准价+原材料价格指数×浮动系数”）；

批量折扣：根据采购量设定阶梯降价机制；

付款条件：与成本节约挂钩（如提前付款享受折扣，逾期付款承担资金成本）。

责任部门：采购部、法务部、财务部。

输出成果：经审批的《采购合同》《成本条款审核表》。

（五）执行过程中的成本动态监控

操作内容：

采购部按合同约定跟踪订单执行情况，记录实际采购价格、数量、交期等数据，与目标成本、合同价格对比，分析差异原因（如市场价格波动、供应商未履行批量折扣等）。

当实际成本偏离目标成本±3%时，采购部启动预警机制，组织供应商协商调整（如重新谈判、优化交付批次），必要时上报管理层审批变更合同条款。

财务部每月汇总采购成本数据，编制《采购成本执行分析报告》，反馈至采购部及相关部门。

责任部门：采购部、财务部。

输出成果：《采购成本动态监控表》《成本执行分析报告》。

（六）供应商绩效评估与持续优化

操作内容：

采购部按季度/年度组织供应商绩效评估，评估维度包括：

成本控制：价格稳定性、成本节约达成率；

质量表现：合格率、退货率；

履约能力：交期准时率、响应速度；

服务支持：售后配合度、问题解决效率。

采用量化评分（总分100分，成本控制权重30%），评分≥85分为“优秀”，60-84分为“合格”，＜60分为“不合格”。

对优秀供应商优先加大合作份额、缩短付款周期；对合格供应商提出改进要求；对不合格供应商启动淘汰流程，从《合格供应商名录》中移除。

责任部门：采购部牵头，质量部、生产部、使用部门参与。

输出成果：《供应商绩效评估表》《供应商优化计划》。

三、配套工具与表格模板

表1：供应商准入申请表

申请部门

申请日期

物料/服务名称

需求规格

供应商基本信息

公司名称

统一社会信用代码

注册资本

成立年限

联系人

联系方式

经营地址

主营业务

资质文件清单

文件名称

证书编号

有效期

营业执照

√

√

√

质量体系认证（如ISO9001）

√

√

√

行业生产许可证（如适用）

√

√

√

近3年主要合作案例及证明

√

√

√

初审意见

部门负责人签字：日期：

联合评审意见

评审部门签字：质量部：财务部：法务部：日期：

表2：采购成本分析对比表

物料编码

规格型号

单位

历史平均采购成本（元）

目标成本（元）

供应商A报价（元）

供应商B报价（元）

差异分析（vs目标成本）

M001

规格

件

100

95

98

92

供应商B报价低于目标3