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跨部门协作项目会议记录表规范版

一、适用情境与价值

跨部门协作项目涉及多团队目标协同、资源调配与责任共担，高效会议记录是保证信息同步、决策落地、责任明确的关键工具。本记录表适用于以下场景：

项目启动会：明确目标、范围、分工及风险预案；

阶段进度会：同步各部门工作进展、协调资源、解决卡点；

问题攻坚会：针对跨部门争议或技术难点，达成共识并制定解决方案；

阶段评审会：验收成果、总结经验、调整后续计划。

通过规范记录，避免信息传递失真，保证“决议可追溯、行动有主体、进度可跟踪”，提升跨部门协作效率。

二、标准化操作流程

（一）会前：精准筹备，奠定基础

明确会议目标与议程

项目发起人或主持人需提前1-2天确认会议核心目标（如“明确Q3市场推广与产品研发协作节点”），并制定结构化议程，分配各议题讨论时间（例：“议题1：需求评审（30分钟）；议题2：资源协调（20分钟）”）。

议程需提前同步至所有参会部门，保证各部门提前准备相关材料（如数据报表、方案初稿）。

锁定参会主体与角色

根据议题确定必要参会部门及人员（含决策层、执行层、支持层），例如：市场部（经理）、研发部（负责人）、运营部（专员）等，避免无关人员参会导致效率低下。

明确记录人（建议由项目组助理或指定专人担任），提前告知其需重点关注“讨论分歧点”“决议结论”“行动项”。

准备会议物资与环境

准备会议所需设备（投影仪、白板、录音设备，需提前告知参会人员“录音仅用于记录存档，保证信息安全”），并测试网络稳定性。

若为线上会议，提前发送会议及参会指南，明确发言规则（如“开启静音，举手发言”）。

（二）会中：聚焦核心，高效记录

记录基础信息

会议开始后5分钟内，记录人需填写记录表“基础信息区”，包括：

会议名称（规范格式：“[项目名称]+[会议类型]+[日期]”，例：“产品上线跨部门协作周会）；

时间（起止时间，精确到分钟，如“14:00-16:30”）；

地点/线上会议平台（如“3号会议室”“腾讯会议”）；

主持人、记录人（姓名用号代替，如“经理”“*助理”）；

参会部门及人员（按部门列示，例：“市场部：经理、专员；研发部：负责人、工程师”）；

缺席人员及原因（如“运营部：*专员——因客户调研出差”）。

按议程逐项记录讨论内容

针对“议题+讨论过程”，需客观记录各部门观点（避免主观评价），重点标注：

共识点：如“研发部确认6月10日前完成V1.2版本开发”；

分歧点：如“市场部建议推广预算增加20%，财务部认为需控制在原定预算内，未达成一致”；

待解决问题：如“用户权限模块的技术方案需产品部与法务部联合确认”。

提炼决议事项与行动项

讨论结束后，由主持人总结决议，记录人需逐条记录“决议事项”，明确“达成部门/人”（例：“决议：推广预算按原计划执行，市场部需优化投放渠道——达成部门：市场部（*经理）”）。

针对待办任务，细化“行动项”，必须包含：

行动编号（按“议题-序号”格式，如“1-1”“2-3”）；

行动内容（具体可执行，如“完成用户权限合规性方案并提交法务部审核”）；

负责人（姓名+部门，如“*专员-产品部”）；

截止日期（精确到日，如“2024-05-25”）；

所需支持（如“需法务部提供《用户数据保护指南》”）。

确认会议结论

会议结束前，主持人需带领参会人员快速回顾记录表内容，重点核对“决议事项”“行动项”的准确性，确认无误后请参会人员签字（线上会议可会后通过邮件/企业确认签字）。

（三）会后：闭环管理，跟踪落地

整理与分发记录

会议结束后24小时内，记录人需整理记录表，补充遗漏信息（如向参会人确认未明确的讨论要点），形成最终版并提交主持人审批。

审批通过后，1个工作日内将记录表分发至所有参会部门及项目相关方（抄送项目上级领导），同步通过项目管理工具（如钉钉、飞书）更新“行动项进度”。

跟踪行动项执行

记录人需每周更新“行动项完成状态”（分为“待执行”“进行中”“已完成”“延期”），对“延期”项及时提醒负责人并反馈至项目组，必要时发起二次沟通会议。

项目下次会议需优先回顾上期行动项完成情况，形成“闭环管理”。

归档与复盘

会议记录表（含签字版）需按项目名称、日期分类归档（电子档备份至共享文件夹，纸质档由项目组统一保管），保存期限至项目结束后1年。

项目关键节点（如阶段结束时）可结合会议记录进行复盘，分析协作中的问题（如“信息同步延迟”“责任边界不清”），优化后续会议流程。

三、会议记录表模板结构

会议基础信息

会议名称

会议日期

2024年月日

会议时间

:-:

会议地点/平台

主持人

*

记录人

*

参会部门及人员

部门1：、；部门2：、……

缺席人员及原因

部门：*——原因：

会议议程与讨论记录

序号

议题

讨论要点（各部门观点、分歧、共识）

决议事