采购订单审核及供应商信息管理表.docVIP

采购订单审核及供应商信息管理表通用工具模板

一、适用业务场景与价值

本工具模板适用于各类企业（如制造业、零售业、服务业等）的采购部门，用于规范供应商全生命周期管理及采购订单的审核流程。具体场景包括：新供应商准入评估、现有供应商资质动态更新、多部门协同采购订单审批、采购执行过程追溯等。通过标准化模板与流程，可实现供应商信息的集中化管控、采购订单审核的透明化操作，有效降低采购风险、提升部门协作效率，并为采购决策提供数据支持。

二、全流程操作步骤详解

（一）供应商信息管理流程

1.供应商准入申请

申请主体：新供应商需由采购专员发起准入申请，或由需求部门推荐后由采购专员对接。

提交材料：供应商需提供营业执照（加盖公章）、法定代表人身份证明、相关资质证书（如ISO体系认证、行业生产许可证等）、产品/服务报价单、企业简介（含主营业务、产能、技术优势等）。

流程动作：采购专员收集材料后，在“供应商信息管理表”中填写“供应商基本信息”模块，标注“待审核”状态，并附材料扫描件作为附件。

2.供应商资质审核

审核部门：采购部（初审）、法务部（合规性审核）、质量部/技术部（资质/能力评估，如涉及产品或服务）。

审核内容：

采购部：核查供应商营业执照真实性、经营范围匹配度、报价合理性；

法务部：审查合同条款合规性、知识产权归属、法律风险点；

质量部/技术部：评估供应商生产/服务能力、质量控制体系是否符合企业标准（如提供样品检测报告）。

结果处理：审核通过后，采购专员更新“供应商信息管理表”中“资质审核状态”为“已通过”，并分配唯一供应商编号；审核不通过需注明驳回原因，反馈给供应商整改或终止合作。

3.供应商档案建立与维护

档案建立：审核通过后，采购专员将供应商信息录入“供应商信息管理表”，完整记录基本信息、资质文件、合作历史（首次合作需记录合作起始日期、初始合作金额等）。

动态维护：

定期更新：每年12月由采购部发起供应商资质复核，要求供应商提交最新资质文件，过期未提交的供应商标记为“资质待更新”；

变更管理：供应商信息（如联系方式、地址、经营范围等）发生变更时，需书面通知采购部，经采购专员核实后更新表格，并标注“变更日期”及“变更内容”。

4.供应商绩效评估

评估周期：每半年或每年（根据合作频率调整），由采购部牵头，联合需求部门、财务部共同评估。

评估维度：产品质量合格率、交付及时率、价格竞争力、服务响应速度、合作配合度（满分100分）。

结果应用：

评分≥90分：评为“优秀供应商”，可优先分配订单；

70-89分：维持正常合作；

＜70分或出现重大质量问题/交付延迟：启动约谈整改，连续两次评分不合格则纳入“淘汰供应商”名单。

（二）采购订单审核流程

1.采购订单发起

发起人：需求部门专员或采购专员（根据企业采购模式确定）。

订单信息：在“采购订单审核表”中填写订单编号（格式：PO+年月日+4位流水号，如PO202310010001）、订单日期、供应商编号（需与“供应商信息管理表”中的编号一致）、采购部门、申请人信息。

采购明细：逐行填写品名、规格型号、单位、数量、单价、金额（需与供应商报价一致），并附采购需求说明（如技术参数、交货期、验收标准等）。

2.多级审核执行

一级审核（需求部门）：

审核人：需求部门负责人*；

审核内容：采购需求合理性（数量、规格是否匹配部门需求）、预算是否在部门额度内；

动作：审核通过后签字确认，填写审核意见及日期；不通过需注明修改意见，退回申请人调整。

二级审核（采购部）：

审核人：采购经理*；

审核内容：供应商资质有效性（核对“供应商信息管理表”中状态是否为“已通过”）、价格是否低于/等于市场均价、交货期是否满足生产/运营需求；

动作：审核通过后签字确认；如发觉供应商资质异常或价格偏离，需启动供应商重新评估或谈判流程。

三级审核（财务部/管理层）：

审核人：财务主管（单笔金额≤5万元）或总经理（单笔金额＞5万元）；

审核内容：付款方式是否符合财务制度、总金额是否超出年度预算（如涉及）、合同条款是否合规（如为框架协议外采购）；

动作：审核通过后确认订单生效；驳回需明确原因，反馈至采购部与需求部门沟通调整。

3.订单确认与下达

审核通过后，采购专员在“采购订单审核表”中更新“订单状态”为“已生效”，加盖采购专用章，将扫描件发送至供应商邮箱（或通过采购管理系统同步），并要求供应商在2个工作日内书面回执（盖章版）。

供应商回执确认后，采购专员将订单信息同步至仓库（备货）、财务部（付款安排）及需求部门（收货准备）。

4.订单执行与跟踪

执行反馈：供应商发货后，采购专员跟踪物流信息，在“采购订单审核表”中填写“发货日期”“物流单号”；需求部门收货后，需在3个工作日内完成验收，填写“验收结果”（合格/不合格）及验收