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供应链采购订单管理标准化模板

一、适用业务场景

常规物料采购：生产所需原材料、办公用品等标准化物料的重复采购；

项目专项采购：针对特定项目（如新产品研发、工程建设）的非标物料或服务采购；

紧急采购：因生产突发异常、设备故障等急需物料的快速采购；

多供应商协同采购：同一物料需向多家供应商分批次采购，或涉及跨区域、跨部门协同的复杂采购。

二、标准化操作流程

（一）需求提报与审批

需求发起：需求部门（如生产部、行政部）根据实际需求填写《采购需求申请单》，注明物料名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、用途说明等信息，部门负责人*签字确认。

需求审核：采购部门对接需求部门，核对需求的合理性与准确性（如库存是否充足、预算是否匹配），审核通过后提交至财务部门复核预算。

审批生效：根据采购金额分级审批（如5000元以下由采购经理审批，5000-50000元由运营总监审批，50000元以上由总经理*审批），审批完成后形成《采购需求审批表》。

（二）供应商选择与确认

供应商寻源：采购部门通过合格供应商名录、公开招标、比价议价等方式筛选供应商，优先选择合作良好、资质齐全的供应商。

资质审核：对候选供应商的营业执照、生产许可证、质量认证报告等资质文件进行审核，保证其具备供货能力。

确定供应商：综合价格、交期、质量、服务等因素，选定最终供应商，形成《供应商选择评估表》，经采购部门负责人*确认。

（三）采购订单创建与审核

订单信息录入：采购专员*根据《采购需求审批表》和供应商信息，在采购管理系统中创建采购订单，填写以下核心信息：

订单基本信息：订单号、订单日期、采购部门、供应商全称及编码、采购方信息；

物料明细：物料名称、规格型号、单位、采购数量、单价、金额、税率、价税合计；

交付要求：要求交付日期、交付地点、运输方式、包装要求；

付款条款：付款方式、付款周期、开户信息；

其他备注：如质量标准、验收要求、违约责任等。

内部审核：采购订单创建完成后，系统自动流转至采购经理、财务部门审核，重点核对价格与预算是否一致、物料信息与需求是否匹配、付款条款是否符合财务制度。

订单锁定：审核通过后，系统正式采购订单（PO号），订单状态更新为“已生效”，不得随意修改。

（四）订单下达与供应商确认

订单发送：采购专员*通过系统、邮件或书面形式将正式采购订单发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内确认回执。

回执跟进：若供应商未按时回执，需主动联系确认；若供应商对订单内容有异议（如价格、交期），需在1个工作日内协调解决，必要时重新修订订单并重新审批。

回执存档：收到供应商书面回执（盖章或电子签章）后，与采购订单一并存档，作为后续交付验收的依据。

（五）订单执行与交付跟踪

生产/备货跟踪：采购专员*定期向供应商知晓订单生产/备货进度，保证供应商按计划履行交货义务，对可能延迟的风险（如原材料短缺、产能不足）提前预警并协调解决。

物流安排：供应商需在发货前1个工作日提供物流单号（如快递单号、运单号），采购部门同步更新订单状态为“已发货”，并通知仓库部门做好收货准备。

异常处理：若发生交付延迟、物料破损、数量不符等异常情况，采购部门需在24小时内与供应商沟通，明确责任方并制定解决方案（如补货、换货、扣款），同时更新订单状态为“异常处理中”。

（六）收货验收与入库

到货核对：仓库部门根据采购订单核对到货物料的名称、规格型号、数量是否与订单一致，检查外包装是否完好，填写《到货登记表》。

质量检验：质检部门按订单约定的质量标准（如国标、行企标、图纸要求）对物料进行检验，出具《质量检验报告》；检验合格物料标注“合格”，不合格物料标注“不合格”并隔离存放。

入库确认：仓库对检验合格的物料办理入库手续，填写《入库单》，注明订单号、物料信息、入库数量、入库日期等信息，经仓管员*签字确认后，系统更新订单状态为“已入库”。

（七）订单结算与归档

对账申请：入库完成后，采购专员*根据采购订单、入库单、检验报告等单据，与供应商进行对账，确认应付金额，填写《采购对账单》。

付款审批：财务部门审核《采购对账单》及相关单据的完整性与合规性，按付款条款提交付款审批，经财务负责人、总经理审批后安排付款。

订单归档：订单全生命周期文件（包括需求申请、审批表、订单、供应商回执、入库单、检验报告、对账单、付款凭证等）由采购部门统一整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。

三、采购订单标准表格

采购订单（PO）

订单基本信息

物料明细信息

交付与付款信息

其他信息

订单号：______________

物料编码：_____________

要求交付日期：__________

备注：__________________

订单日期：_____________

物料名称：_____________

交付地点：_______