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公文写作基础知识及范文指导

一、公文写作概述

公文，即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在履行职能、处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。它是传达政令、沟通信息、协调工作、规范行为的重要工具，其写作质量直接关系到工作效率与决策效果。公文写作不同于文学创作或一般性应用文写作，它具有鲜明的政治性、法定的权威性、严格的规范性和直接的实用性。因此，掌握公文写作的基础知识与技能，是每一位职场人士，尤其是从事管理和文秘工作者的必备素养。

二、公文写作的基本原则

（一）准确规范原则

公文内容必须真实准确，符合客观实际，数据可靠，观点明确。遣词造句要精准恰当，避免歧义。格式必须严格遵循国家相关标准和规定，确保公文的严肃性和权威性。

（二）实事求是原则

公文的撰写必须从实际出发，反映客观事物的本来面貌，不夸大、不缩小，不虚构、不隐瞒。提出的政策、措施要切实可行，符合现实条件和工作需要。

（三）精简高效原则

公文应力求简明扼要，言简意赅，避免冗长空洞、不必要的客套和繁琐的表述。内容要突出重点，直奔主题，以提高工作效率。

（四）庄重得体原则

公文的语言风格应庄重严肃、平实得体，符合发文机关的身份和行文目的。根据不同的行文对象和内容，选择恰当的语气和表达方式。

三、公文的种类与适用范围

公文种类繁多，根据《党政机关公文处理工作条例》，主要包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。以下简要介绍几种常用文种：

（一）通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是使用频率最高、适用范围最广的文种之一。

（二）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告具有单向性，不需要上级机关批复。

（三）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。请示必须一文一事，且需要上级机关明确批复。

（四）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的使用不受隶属关系和级别高低的限制。

（五）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。是传达会议精神、指导工作落实的重要依据。

四、公文的格式规范

标准的公文格式一般由版头、主体、版记三部分组成，具体要素包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。其中，主体部分的标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章是构成公文的核心要素。

（一）标题

一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成，例如“XX公司关于加强安全生产管理工作的通知”。标题应准确概括公文内容，力求简洁明了。

（二）主送机关

指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（三）正文

是公文的核心部分，用来表述公文的内容。不同文种的正文结构和写作要求有所不同，但总体应做到逻辑清晰、层次分明、表述准确。

（四）成文日期

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

五、公文写作的基本步骤

（一）明确行文目的与对象

动笔之前，首先要清楚为什么写这篇公文（目的），写给谁看（对象），希望达到什么效果。这直接决定了公文的文种选择、内容侧重和语言风格。

（二）收集与整理材料

根据行文目的，收集相关的政策依据、事实数据、工作情况等材料，并对材料进行分析、筛选和整理，确保材料的真实性、准确性和相关性。

（三）构思框架与起草初稿

在充分占有材料的基础上，构思公文的整体框架和主要内容，列出写作提纲。然后按照提纲进行具体内容的撰写，形成初稿。

（四）修改与审核

初稿完成后，要进行反复修改。重点检查内容是否准确、观点是否正确、结构是否合理、语言是否规范、格式是否标准。重要公文还需经过相关领导审核把关。

（五）签发与印发

经审核无误后，由发文机关负责人签发。签发后的公文即可按照规定格式印制、分发。

六、常用公文范文及写作要点解析

（一）通知

范文示例：

XX市人民政府办公室关于开展春季市容环境综合整治工作的通知

各区人民政府，市政府各部门、各直属机构：

为进一步提升我市城市形象，改善人居环境，营造整洁、优美、有序的城市面貌，经市政府研究同意，决定在全市范围内开展春季市容环境综合整治工作。现将有关事项通知如下：

一、整治时间

自X月X日起至X月X日止。

二、整治范围

全市建成区主次干道、背街小巷、公园广场、农贸市场、城乡结合部等重点区域。

三、主要任务

（一）清理占道经营和乱摆乱放。集中整治主次干道、重点商圈、学校周边等区域的占道经营、店外经营、乱摆乱卖现象，规范流动摊贩管理。

（二）整治环境卫生死角。对背街小巷、城中村、城乡结合部等区