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会议纪要编写及会议跟进流程模板

一、适用场景

二、会议纪要与跟进全流程操作步骤

1.会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的：根据会议类型（如同步进度、解决问题、决策事项），明确本次会议需达成的具体目标（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决部门与部门协作流程卡点”）。

提前分发会议资料：发起人需至少提前1天将会议议程、背景材料、待讨论问题清单等发送给参会人员，保证各方提前准备。

确认参会人员与分工：明确主持人（控场）、记录人（纪要编写）、参会人（议题相关方），如需外部人员参与，提前沟通对接。

2.会中记录：聚焦关键，精准捕捉

记录基本信息：实时记录会议时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人等基础信息。

跟踪会议议程：按议程顺序逐项记录讨论内容，重点标注：

分歧点：不同观点或争议焦点（如“工提出方案A成本过高，工建议优化方案B”）；

共识点：各方达成一致的意见（如“同意采用方案B，预算控制在*万元以内”）；

决议事项：需正式确定的结论（如“项目启动时间定为月日”）；

行动项：明确具体任务、负责人、截止时间（如“工负责完成需求文档初稿，月*日前提交”）。

实时核对关键信息：对涉及数据、时间、责任人等核心信息，可随时与参会人确认，避免遗漏或误差。

3.会后整理：梳理归档，规范输出

整理纪要初稿：会后2个工作日内，记录人根据会中记录，按“会议基本信息-议程讨论概况-决议事项-行动计划-附件清单”结构整理纪要初稿，保证语言简洁、逻辑清晰，避免口语化表述。

审核与定稿：初稿完成后提交主持人审核，重点核对决议事项准确性、行动项完整性（是否包含任务、负责人、时间节点），审核通过后形成正式纪要（标注版本号，如V1.0）。

分发与存档：正式纪要通过邮件、企业等工具发送给所有参会人及相关方，并同步至共享文档平台（如公司内网、项目管理工具）存档，注明“会议纪要-会议名称-日期”。

4.跟进执行：闭环管理，保证落地

建立任务清单：从会议纪要中提取所有行动项，录入《会议任务跟进表》（见模板表格），明确任务编号、名称、负责人、截止时间等关键信息，同步给责任人。

定期跟踪进度：负责人需按节点更新任务进度（如“已完成”“进行中”“需支持”），记录人/项目助理每周通过周报或例会同步整体进度，对逾期任务提前预警。

闭环反馈：任务完成后，负责人需在跟进表中提交成果物（如文档、报告）或完成说明，记录人确认后标注“已完成”，并归档相关材料；如遇问题未解决，需在跟进表中说明原因及下一步计划。

三、会议纪要及跟进表单模板

模板1：会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

*项目需求评审会

会议编号

M001

时间

年月*日14:00-16:00

地点

*会议室A/线上会议

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

工、主管、工、客户代表

缺席人员

*工（事假）

会议议程

1.项目背景介绍；2.需求清单评审；3.开发周期确认；4.下一步计划

议程讨论概况

议题1：项目背景介绍（负责人：工）说明项目目标、客户核心需求及当前进展，重点强调“需在月底前完成交付”的时间要求。

议题2：需求清单评审（负责人：主管）-工提出“功能模块A需增加数据导出功能”，*工表示开发资源紧张，建议优先级延后；-共识：暂不增加功能模块A，后续可迭代优化。

议题3：开发周期确认（负责人：工）-原计划周期8周，工评估增加“功能模块B”后需延长2周；-决议：开发周期调整为10周，月日启动，月日交付。

决议事项

1.项目开发周期确定为10周，月日启动；2.暂不增加功能模块A的数据导出功能，需求纳入二期规划；3.工负责协调部门，月日前输出详细开发计划。

行动计划

任务编号

任务描述

负责人

截止时间

优先级

T001

输出详细开发计划

*工

年月*日

高

T002

更新项目风险清单

*助理

年月*日

中

T003

与客户确认需求变更说明

*主管

年月*日

高

附件清单

1.《项目需求说明书V2.0》；2.《开发资源评估表》

备注|如需协调部门资源，由工对接|

模板2：会议任务跟进表

任务编号

任务名称

所属会议

负责人

协助人

计划完成时间

实际完成时间

当前状态

备注

完成确认人

T001

输出详细开发计划

*项目需求评审会

*工

*助理

年月*日

年月*日

已完成

已提交*经理审核

*经理

T002

更新项目风险清单

*项目需求评审会

*助理

-

年月*日

年月*日+3天

逾期（需支持）

等待*部门提供数据

*主管

T003

与客户确认需求变更说明

*项目需求评审会

*主管

*工

年月*日

-

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