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标准化采购流程操作手册实用工具
一、适用工作情境
本工具适用于企业、事业单位及社会组织在日常运营中开展的各类采购活动，包括但不限于：办公用品及耗材采购、生产设备及原材料采购、服务类采购（如咨询、维修）、固定资产采购等。通过标准化流程规范，保证采购活动合规、高效、透明，降低采购风险，优化资源配置，适用于采购部门、需求部门、财务部门及相关协同人员的协同操作。
二、标准化操作流程步骤
（一）需求发起与确认
操作主体：需求部门负责人、采购专员
操作要点：
需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、期望交付时间、预算金额（含明细及依据）等信息。
需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部门。
采购专员对接需求部门，对采购需求的完整性（如规格参数是否清晰、预算是否符合公司标准）进行初步复核，对模糊或缺失信息要求需求部门补充完善。
输出成果：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字版、采购专员复核记录）
（二）采购审批与授权
操作主体：采购部门负责人、分管领导、总经理（根据采购金额分级）
操作要点：
采购专员根据采购金额及类别，按公司《采购审批权限表》提交相应层级审批。例如：
金额≤5000元：采购部门负责人审批；
5000元＜金额≤50000元：采购部门负责人+分管领导审批；
金额＞50000元：采购部门负责人+分管领导+总经理审批。
审批人重点审核采购需求与业务目标的匹配性、预算合规性、采购方式选择的合理性（如达到公开招标标准的需按招标流程执行）。
审批通过后，采购专员启动采购执行流程；审批驳回的，需明确原因并反馈需求部门调整。
输出成果：《采购审批单》（完整审批签字流程记录）
（三）供应商寻源与筛选
操作主体：采购专员、需求部门代表、质检部门（如需）
操作要点：
根据采购需求特点，通过合格供应商库、公开市场调研、行业推荐等方式初步筛选3家及以上潜在供应商。
对供应商资质进行审核，包括营业执照、相关行业许可证（如特种设备生产许可证）、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作业绩（需提供合同复印件）等，保证供应商具备合法经营能力。
对于金额较大或关键物资采购，组织需求部门、质检部门对供应商生产能力、质量管控流程、履约能力进行现场考察，形成《供应商考察报告》。
输出成果：《潜在供应商名单》、《供应商资质审核表》、《供应商考察报告》（如需）
（四）询比价与议定
操作主体：采购专员、需求部门代表、财务部门代表
操作要点：
向筛选合格的供应商发出《询价单》，明确采购物品/服务的规格、数量、交付时间、付款方式、技术要求及报价截止时间。
收集供应商报价后，组织“三方比价”：采购专员汇总报价信息，需求部门评估技术参数匹配度，财务部门审核价格合理性（如与历史采购价格、市场均价对比）。
对于价格差异较大的供应商，要求其提供报价明细说明（如成本构成、品牌溢价依据），必要时进行议价谈判，保证价格公允。
比价完成后，形成《询比价汇总表》，明确推荐供应商及理由，按权限报批。
输出成果：《询价单》（供应商反馈版）、《询比价汇总表》、《议价记录》（如需）
（五）合同签订与执行
操作主体：采购专员、法务部门（如需）、双方授权代表
操作要点：
根据审批结果，与选定供应商签订《采购合同》，合同需包含以下核心条款：采购物品/服务详情、价格及付款方式、交付时间与地点、质量标准与验收方法、违约责任、争议解决方式等。
金额较大或复杂采购需经法务部门审核合同条款，保证合规性；合同文本经双方加盖公章（或合同专用章）后生效。
采购专员跟踪合同执行进度，督促供应商按约定时间交付，同步更新《采购执行进度表》。
输出成果：《采购合同》（正本副本各1份）、《采购执行进度表》
（六）验收与入库
操作主体：需求部门代表、质检部门（如需）、仓库管理员、采购专员
操作要点：
供应商交付物品/服务后，需求部门联合质检部门（涉及质量验收时）对照合同约定进行验收：
实物类：核对规格型号、数量、外观质量，必要时进行功能测试（如设备运行参数检测）；
服务类：评估服务成果是否符合合同要求（如咨询报告完整性、维修服务响应时间）。
验收合格后，需求部门、质检部门（参与方）、仓库管理员（实物类采购）共同签字确认《验收单》；验收不合格的，出具《不合格品处理单》，要求供应商限期整改或退换，并跟踪处理结果。
实物类采购办理入库手续，仓库管理员更新库存台账，保证账实相符。
输出成果：《验收单》（多方签字版）、《不合格品处理单》（如需）、《入库单》（实物类）
（七）付款与结算
操作主体：采购专员、财务部门、供应商
操作要点：
采购专员收集完整结算资料：合同复印件、《验收单》、发票（需与合同信息一致，如名称、金额、税号等），填
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