慈善拍卖活动的组织与执行流程.docxVIP

慈善拍卖活动的组织与执行流程

一、活动策划阶段

1.1明确活动目的

设定慈善目标（如资金筹措额度、受助对象）

确定活动主题（如环保、教育、医疗等）

规划活动影响力评估指标

1.2组织架构设立

成立活动筹备组

总负责人（统筹协调）

财务组（资金管理）

宣传组（媒体对接）

后勤组（场地物资）

公关组（嘉宾邀请）

现场执行组（流程控制）

1.3预算编制

主要开销项目：

场地租赁费

物料制作费（宣传品、奖杯等）

参会嘉宾餐饮住宿

专业人士服务费（拍卖师、鉴定师）

安保费用

预留10%-15%应急资金

1.4拍卖品筹备

1.4.1拍卖品分类

根据物品特性分类：

艺术品（需专家鉴定）

名牌商品

体验类服务（旅游、餐饮）

企业赞助（设备、服务）

单位集体竞拍（宣扬公益精神的特殊设计物品）

1.4.2拍卖品评估流程

确定起拍价原则：

参考市场价格

咨询权威鉴定机构

根据捐赠者建议（30%-70%参考权重）

确定加价幅度：

一般设置5%-10%的最低加价

竞拍氛围较高时可调整上限

1.4.3合法性审查

艺术品需验证来源（防止赝品）

品牌商品需取得授权书

涉及专业技能服务需确认资质

1.5宣传方案设计

线上渠道：官方网站、社交媒体

预热阶段（1-2周）：发布悬念预告

筹款期（活动前1周）：展示拍卖品详情

活动期：实时直播、资金追踪

线下宣传：

目标企业宣传（定制礼品袋）

社区公益站合作

媒体关系维护

1.6受众互动设计

线上互动：

开设竞拍者登记系统

设置”为特殊群体竞拍”宣言墙

线下互动：

设置爱心宣言签名区

设计纪念性拍照打卡点

二、活动筹备阶段

2.1场地选择与布置

项目

核心要求

面积需求

XXX㎡（按50-70人/每㎡计算，含机动范围）

功能分区

拍卖区（25%面积）、入场区（15%）、餐饮区（20%）、静区（15%）、新闻区（15%）

设备配置

专业音响系统、投屏设备、网络保障、充电站

2.2职能人员配备

组别

人数

核心职责

组织保障组

6

搭建分发系统、信息收集、流程监督

专业服务组

3

拍卖师、礼仪主持人、法务顾问

后勤保障组

8

物资管理、应急服务、安保配合

宣传记录组

4

现场拍摄、媒体接待、报价系统操作

特殊群体服务

2

受助者接待、特殊需求协助

2.3活动物资清单

主视觉设计：

朋友圈宣传图模板

活动入场海报

电子签到卷

实物物资：

竞拍工具（编号拍槌x5、电子计分牌x3、起价牌x4）

物流运输箱（按分类标注）

酒水专项箱（红酒x20瓶、白酒x5瓶）

紧急应急（急救箱、备用电源）

2.4风险预案制定

拍卖顺延预案：

设定最低持续2小时拍卖时长

准备备用场地区域

竞标者脱落预案：

同类型竞拍品预备

邀请企业作为竞标保险方

物品争议预案：

安排第三方资料验证

设立调解室

三、现场执行阶段

3.1活动流程设计

时间段

节点

时长

负责人

T-20分钟

组织人员化妆就位

20分钟

后勤组

T起

VIP顶级竞品开拍

30分钟

拍卖师

T+30分钟

豪华物品专场

40分钟

主持人

T+1小时

自由竞拍/特殊供需对接

1小时

现场执行

T+1.5小时

静态品开拍

1.5小时

组合拍卖师

T+3小时

休息与社交时段（茶歇+抽奖环节）

30分钟

宣传组

T+3.3小时

个人拍卖品压轴拍

45分钟

特邀主持

T+3.75小时

仪式

15分钟

公关组

T+3.9小时

财务核算与交接

30分钟

财务组

3.2现场管控要点

竞标槌规则：

严格执行编号使用制度

巡回监督防止非法出价

实时数据管理：

在拍卖台设置电子计数器

参会者实时资金后台监管

3.3突发情况处理

拍卖师冲突：后勤组介入/备用主持人替换

竞标纠纷：

启动规则仲裁流程

安排法律顾问现场

设备故障：

检查备用音响/投影22小时待命

双线网络保障

四、活动后续工作

4.1财务工作

清点确认收入：24小时内完成实际到款统计

资金分配：

募捐资金x90%:受助方/指定用途使用

营销预算x10%:活动改善/长期发展

4.2感谢工作

精英参会者（TOP10%）：

专属感谢信+实物回报

加入年度晚宴名单

捐赠者：

电子感谢函+公益证书

资金流向定期披露

4.3宣传成果收获统计

类别

载体类型

实际完成量

预计目标

分析美化比

媒体报道

主流媒体快讯

12篇

8篇

1.5:1

网络曝光

单篇阅读量1000+文章

38篇

20篇

1.9:1

捐款任务完成

目标金额达成率

120%

100%

-

4.4活动复盘优化表

项目

实际完成情况

机会改善点

预算节省/追加（万元）

实际收入

￥85万

设定竞价阶梯降10%

追加预算5.2

参会人数

186位

优化早餐支出

节省0.8

明年规划

规模扩大15%

增加3小时专业对谈环节

追加0.5

五、配套文件清单

5.