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行政流程标准化及操作指导手册

一、手册说明

本手册旨在规范企业日常行政管理工作，统一各类行政流程的操作标准，提升工作效率，保证行政事务有序开展。手册适用于企业内部全体员工，涵盖办公用品管理、会议室预订、差旅申请、文件流转、访客接待等高频行政场景，各部门及员工应严格遵循本手册要求执行。

二、适用工作场景

（一）办公用品日常管理

适用于员工因工作需要申领办公文具、耗材、设备等物资的场景，包括新员工入职申领、常规物资补充、临时应急需求等。

（二）企业内部会议室使用

适用于部门或员工需预订企业内部会议室（含普通会议室、视频会议室、培训室等）的场景，涵盖常规会议、临时会议、培训活动等。

（三）员工差旅事务办理

适用于因公出差需办理交通预订、住宿申请、费用报销等事务的场景，包括国内出差、国际出差（如涉及）、短期出差、长期出差等。

（四）企业内部文件流转

适用于各类正式文件（如通知、报告、申请函、审批单等）在企业内部跨部门、跨层级的传递与审批场景。

（五）访客接待服务

适用于外部单位或个人因公务需进入企业办公区域，需提供接待、引导、会面安排等服务的场景。

三、标准化操作步骤

（一）办公用品申领与领用流程

需求提报

员工根据工作需要，登录企业OA系统或填写《办公用品申领单》，明确申领物品名称、规格型号、申领数量、用途说明。

示例：申领A4纸（80g，500张/包）10包，用于部门日常打印。

部门审批

申领人提交申请后，由部门负责人*通过OA系统或纸质单据进行审批，确认申领需求的合理性与必要性。

审批要点：是否符合部门预算、是否为工作必需品、数量是否合理。

行政审核

行政专员*接收审批通过的申领单，核对库存情况：

若库存充足，直接进入领用环节；

若库存不足，启动采购流程（采购流程另行规定），待物资入库后通知申领人。

领用登记

申领人携带有效工牌及审批通过的申领单，至行政仓库领取物资，与行政专员*共同核对物品名称、数量、规格，确认无误后在《办公用品领用登记表》签字。

库存核对

行政专员*每日更新库存台账，保证账实相符，低值易耗品库存低于安全库存量时，及时提交采购申请。

（二）会议室预订与使用流程

需求发起

预订人提前1个工作日（大型会议需提前3个工作日）通过OA系统“会议室预订”模块提交申请，填写会议室名称、使用日期、时间段、参会人数、会议主题、所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）。

资源核查

行政专员*收到申请后，核查会议室可用性：

若会议室空闲，确认预订并反馈给预订人；

若会议室冲突，建议调整时间段或推荐其他备用会议室。

预订确认

预订人收到确认通知后，需在OA系统“确认”，预订成功；如需取消，需提前2小时（大型会议提前4小时）在系统中操作，释放资源。

会前准备

行政专员*根据预订需求，提前30分钟开启会议室，调试设备（如投影仪连接、麦克风测试、空调温度调节等），摆放会议桌牌、饮用水（如需）。

使用与归还

与会人员按时进入会议室，遵守会议室使用规定（如保持安静、禁止吸烟、爱护设备）；

会议结束后，预订人或指定人员负责整理会场（关闭设备、清理垃圾、复位桌椅），并在OA系统中“结束使用”。

（三）员工差旅申请与报销流程

出差申请

员工因公出差前，填写《出差申请单》，注明出差事由、目的地、出发/返回日期、交通方式（如高铁、飞机）、预计费用（含交通、住宿、市内交通、补贴等），附相关会议通知、项目方案等证明材料。

审批流程

部门负责人*审核出差必要性及工作安排；

财务部门*审核预算合理性（如是否符合差旅标准、交通方式是否符合规定）；

分管领导*审批（出差天数超过3天或单次费用超过5000元需额外审批）。

预订与准备

审批通过后，员工通过企业合作平台或自行预订交通（机票/车票）及住宿，优先选择企业协议单位，保留预订凭证（如订单截图、电子票据）。

如需借款，填写《借款单》，附审批通过的《出差申请单》，至财务部门*办理借款手续。

差旅执行

员工按计划出差，遵守企业差旅纪律，不得擅自变更行程或提高住宿标准；

如遇特殊情况需变更行程，需提前向部门负责人及行政专员报备。

费用报销

出差返回3个工作日内，员工整理差旅票据（交通票、住宿发票、其他费用凭证），填写《差旅报销单》，注明实际出差天数、费用明细，附《出差申请单》复印件及票据原件。

部门负责人*审核报销单据与实际出差情况的一致性；

财务部门*核票据合规性（发票抬头、税号、行程日期等）及是否符合差旅标准，无误后安排报销。

（四）内部文件流转与审批流程

文件起草

起草人根据工作需要，使用企业统一模板起草文件（如《关于事项的通知》《项目申请报告》），保证内容准确、条理清晰、格式规范（字体、字号、行距等按企业公文管理规定执行）。

部门审核

起草人将文件提交至部门负责人*，审核文件内容是否符合部门职责、数据是否准确、表述