业务洽谈会议纪要与跟进方案表.docVIP

业务洽谈会议纪要与跟进方案工具指南

一、适用场景与价值

在业务拓展、合作洽谈、项目推进等场景中，需通过结构化记录会议关键信息并明确后续行动，以保证信息同步、责任到人、推动合作落地。本工具适用于企业内外部业务沟通，如客户需求对接、供应商合作谈判、跨部门协作方案研讨等，可有效避免信息遗漏、责任模糊等问题，提升沟通效率与合作成功率。

二、操作流程详解

（一）会议前：明确目标与准备资料

确定会议核心目标：明确本次洽谈需解决的关键问题（如合作条款、需求对接、方案确认等），避免议题发散。

梳理参会人员与分工：邀请决策人、业务负责人、技术支持等必要角色，提前告知会议主题及需准备的资料（如合作方案、需求清单、报价单等）。

准备会议记录工具：提前设计会议纪要与跟进方案表模板（可参考后文模板），或使用协作工具（如在线文档、项目管理软件）预设保证记录结构化。

（二）会议中：结构化记录核心信息

记录基础信息：准确填写会议时间、地点、参会人员（含双方对接人及职务）、主持人、记录人等基本信息。

梳理会议议程与讨论内容：按议题顺序记录各方观点、争议点及核心结论，重点标注“已共识事项”“待解决问题”两类信息，避免冗余描述。

明确待办事项与责任：对需后续跟进的任务，逐项确认负责人、完成时间节点及验收标准，保证“事事有人管、件件有时限”。

确认下一步计划：明确下次沟通的时间、形式（如线上会议、现场调研）及需准备的成果，避免会议后无明确方向。

（三）会议后：同步纪要与制定跟进计划

整理并分发会议纪要：会后24小时内完成纪要整理，经双方对接人确认无误后，同步至所有参会人员及相关协作方，保证信息一致。

制定跟进方案表：基于会议中明确的待办事项，细化跟进方案，明确各阶段行动步骤、责任人、时间节点及成果要求，形成可执行的跟进清单。

定期跟踪与反馈：按跟进方案的时间节点，定期检查任务进展，对滞后事项及时协调解决，重大问题同步至决策层推动处理。

三、模板工具展示

（一）业务洽谈会议纪要表

会议基本信息

会议主题

例：项目合作条款洽谈

时间

例：2023年月日14:00-16:00

地点

例：甲方公司3号会议室/线上会议（腾讯会议）

参会人员（甲方）

总监（业务负责人）、经理（法务）、*专员（项目对接）

参会人员（乙方）

总监（销售负责人）、工程师（技术支持）

主持人

*总监（甲方）

记录人

*专员（甲方）

会议议程与讨论内容

议题1：合作范围与交付标准

-乙方介绍项目模块划分及功能清单（附件1）-甲方提出需求调整：增加模块，原模块交付周期延长3天-共识：按调整后需求清单确认合作范围，乙方2日内提供更新版排期表

议题2：费用与付款方式

-乙方报价：总金额万元，分三期付款（40%、40%、20%）-甲方协商：首期30%，验收后付60%，质保期结束付10%-待解决问题：法务条款需进一步审核，下次会议同步结果

议题3：项目启动时间

-乙方需求：确认排期表后5个工作日内启动-共识：甲方3日内提供最终需求确认书，乙方启动排期

待办事项

序号

任务描述

1

提供最终需求确认书

2

提供更新版项目排期表

3

法务条款审核并反馈意见

下一步计划

-下次会议时间：月日10:00（线上）-需准备材料：法务审核意见、更新版排期表

（二）业务跟进方案表

跟进阶段

具体行动

负责人

时间节点

成果要求

备注（风险/支持事项）

准备阶段

1.整理需求确认书并提交乙方2.协调法务部审核条款

*专员

月日前

双方签字的需求确认书

需确认乙方对接人接收方式

启动阶段

1.接收乙方排期表并评估可行性2.组织内部启动会

*专员

月日前

签字确认的排期表

技术部需同步评估资源

执行阶段

1.每周跟踪项目进度，同步甲方2.每月提交进度报告

*专员

每周一

进度报告（含问题清单）

超期3天需上报*总监

验收阶段

1.组织阶段性验收（月日）2.确认验收并付款

*总监

月日前

验收报告及付款凭证

质保期问题需明确责任方

复盘阶段

1.项目结束后总结合作经验2.归档相关文档

*专员

月日前

复盘报告及归档清单

作为后续合作参考

四、使用要点提醒

信息准确性优先：会议纪要中的时间、人物、结论等关键信息需经双方确认，避免歧义；跟进方案中的任务描述需具体可量化（如“完成方案初稿”而非“推进方案工作”）。

责任到人，时限明确：每项待办事项必须明确唯一负责人及截止时间，避免“多头负责”或“无人跟进”；时间节点需结合实际可行性设定，避免过于宽松或紧张。

动态调整，及时同步：若洽谈过程中出现需求变更或计划调整，需及时更新会议纪要及跟进方案，并同步至所有相关方，保证信息实时同步。

注重闭环管理：对已完成的任务，需验收确认并记录；对未完成的任务，需分析原因并制定补救措施，形成“计划-执行-检查-处