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企业合规自检的文件格式与内容框架示例

1.目的与范围

本文件旨在规范企业合规自检工作流程，明确检查内容与执行标准，确保企业运营符合法律法规、行业规范及内部管理制度要求。适用于公司全体员工、各部门及所有业务活动，涵盖法律、财务、数据安全、人力资源、环境健康安全等核心领域。

2.职责分工

角色

职责说明

合规管理部门

制定年度自检计划、统筹检查工作、汇总结果、跟踪整改、提交管理层报告

各部门负责人

配合检查、提供资料、执行整改、反馈整改进度

高层管理层

审批重大整改方案、监督合规自检体系运行、提供资源支持

员工

了解合规要求，配合检查，及时报告风险事项

3.检查项目与内容

3.1法律合规

合同管理

检查内容：所有对外签署合同是否经法务审核？

检查标准：100%合同需书面审核，条款符合《民法典》及行业规定

检查方法：抽查近6个月合同（不少于10份），核查审核记录

责任部门：法务部

结果：□符合□不符合

备注：

反垄断与反商业贿赂

检查内容：是否建立并执行反垄断与反商业贿赂制度？

检查标准：制度覆盖全员，年度培训≥1次，无违规记录

检查方法：查阅制度文件、培训签到表、投诉处理档案

责任部门：合规部、人力资源部

结果：□符合□不符合

备注：

3.2财务合规

会计核算

检查内容：账务处理是否符合《企业会计准则》？

检查标准：凭证完整、科目使用规范、无违规挂账

检查方法：随机抽查3个月凭证（不少于20笔）

责任部门：财务部

结果：□符合□不符合

备注：

税务申报

检查内容：是否存在未申报或错报税款情形？

检查标准：申报数据与业务实质一致，无滞纳金或处罚记录

检查方法：核对税务申报表与原始业务单据

责任部门：财务部

结果：□符合□不符合

备注：

3.3数据安全与隐私保护

数据分类分级

检查内容：是否建立数据分类分级管理制度？

检查标准：明确核心数据范围，实施差异化保护措施

检查方法：查阅数据资产清单、权限管理文档

责任部门：IT部、数据治理组

结果：□符合□不符合

备注：

个人信息保护

检查内容：收集用户信息是否取得明示同意？

检查标准：符合《个人信息保护法》要求，无强制授权行为

检查方法：检查APP/网站隐私政策、用户协议及数据采集流程

责任部门：产品部、法务部

结果：□符合□不符合

备注：

3.4人力资源合规

劳动合同管理

检查内容：劳动合同签订、变更、终止流程是否规范？

检查标准：100%员工签订书面合同，试用期符合《劳动合同法》

检查方法：抽查50%员工合同档案，核对入职记录

责任部门：人力资源部

结果：□符合□不符合

备注：

薪酬福利合规

检查内容：薪资计算、社保缴纳是否符合法定标准？

检查标准：五险一金足额缴纳，加班费计算无误

检查方法：核对工资单、社保缴纳凭证、考勤记录

责任部门：人力资源部、财务部

结果：□符合□不符合

备注：

3.5环境、健康与安全（EHS）

危险源管控

检查内容：生产场所是否完成风险辨识与分级管控？

检查标准：高风险区域设置明显警示标识，应急预案完备

检查方法：现场检查+查阅《风险评估报告》

责任部门：安全部、生产部

结果：□符合□不符合

备注：

环保合规

检查内容：废水/废气排放是否符合国家标准？

检查标准：持有有效排污许可证，监测数据达标

检查方法：核查第三方检测报告、环保部门备案文件

责任部门：安全部、环保组

结果：□符合□不符合

备注：

4.检查流程与频率

计划阶段：每年1月由合规部制定年度自检计划，明确检查领域、频次、人员分工

执行阶段：

高风险领域（如税务、数据安全）：每季度1次

一般风险领域：每年1次

新业务上线前：专项检查

报告阶段：检查结束后5个工作日内提交《合规自检报告》

复核阶段：管理层每半年审议合规自检体系有效性

5.记录与报告要求

5.1记录规范

所有检查结果需填写《合规自检记录表》（见附录A）

数据需真实、可追溯，禁止涂改，电子记录需备份

重大问题需附佐证材料（如合同扫描件、检测报告等）

5.2报告模板

企业合规自检报告

报告周期：2023年Q1

检查范围：财务合规、数据安全、劳动用工

一、检查概述

本次检查覆盖3个领域，抽查样本量XX份，发现不符合项X项。

二、主要问题

序号

检查项目

问题描述

风险等级

1

税务申报

2023年Q1增值税申报表漏报收入

高

2

个人信息保护

用户协议未明确数据共享范围

中

三、整改建议

税务申报问题：财务部需在5个工作日内补报，并加强申报复核流程（责任人：张三）

数据共享问题：产品部需更新用户协议条款，6月30日前完成（责任人：李四）

四、结论

整体合规率92%，需重点整改税务申报问题。

6.整改与跟踪机制

6.1整改流程

问题认定：检查组确认问题及风险等级

制定方案：责任部门3个工作日内提交《