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采购进度控制

第一节采购进度控制岗位职责

一、采购进度控制主管岗位职责

采购进度控制主管的岗位职责是控制企业采购的进度，跟催采购订单的，防止缺料，确保在及时采购物资的同时降低库存成本，具体如图5-1所示。

职责1

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协助采购部经理制定采购部相关制度与规范，并严格执行

与仓储部、生产部进行有效沟通，明确采购需求与库存情况

与仓储部确定重要物资的采购点，规定时间期限，执行采购作业

与采购供应商建立良好的合作关系，明确采购交期，确保到货及时

审核紧急采购申请，跟踪其执行情况

参与供应商评估工作，定期分析并上报采购作业的执行情况

随时掌握采购合同或订单的执行情况，了解物资运输情况，指导催货工作

参与采购物资的验收工作，有发现物资种类、数量与采购订单不符或出现质量问题时，应及时通知供应商商讨解决办法，并上报企业领导

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指导、监督、考核采购跟单员的工作

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完成上级领导临时交办的其他工作

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图5-1采购进度控制主管的岗位职责

二、采购跟单员岗位职责

采购跟单员的岗位职责是在采购进度控制主管的领导下掌握采购合同或订单的进度，及时进行催货，跟踪与确认每日应到物资，确保采购物资及时到位，具体如图5-2所示。

职责1

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掌握所负责物资的规格型号及相关标准，并对采购订单的要求、交期进行掌控

及时跟进与确认每日应到物资，记录及核查物资账目

相关采购员不在时，代替回答供应商的一些基本问题

针对已经有过合作的供应商，订单处理后续事宜（电话沟通或接收传真），并转交给相关责任人

采购物资出现质量问题时，协助采购人员与供应商进行沟通，填报“物资交货异常信息反馈日”报表

追踪外发加工产品，要求全部回仓，并跟进外发余料库存情况

根据采购合同或订单催促供应商发货，并追踪货物运输情况

跟催相关部门对样品的确认结果并在规定日内回交供应商

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每日做好日清、对账工作，定期汇报采购情况

完成上级领导临时交办的其他工作

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图5-2采购跟单员的岗位职责

第二节采购进度控制管理制度

一、采购进度控制制度

下面是某企业采购进度控制制度，供读者参考。

制度

名称

采购进度控制制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为有效控制采购进度，确保物资供应，掌握采购时间，准确控制库存存量，降低成本，提高公司的经济效益，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于与公司物资的采购进度控制相关的所有工作。

第3条归口管理

采购部是采购进度控制的归口管理部门，负责采购作业的顺利进行。

第2章采购进度控制程序

第4条设定采购作业期限

采购部应对国内外采购物资的作业程序分别设定采购作业期限，将采购地区划分为亚洲地区、欧美地区及国内地区，据此结合实际情况逐项为每一个采购作业程序设定所需时间。

第5条确定采购作业进度控制要点

1内购作业分为询价、订购、交货三个管制点。

2外购作业分为询价、订购、装船、到港四个管制点。

第6条每一控制要点阶段完成后，采购跟单员应将实际完成日填入“采购进度控制表”，并填入下一阶段sw预定进度。

第7条采购部收到请购单后，采购跟单员应将请购部门限定的进货日期和采购经办人员预定询价完成日期填入“采购进度控制表”。

第8条“采购进度控制表”可提示采购人员每周内应完成的进度，以保证采购控制有条不紊。“采购进度控制表”应每周填写一次。

第9条每一请购项目仅列一项作业阶段的预定日期，如该阶段的实际日期已填入，则填写下一阶段的预定进度。

第10条采购跟单员每周五下午制定下周应完成的采购业务的预定进度。

第11条逾期末完成的请购作业，由采购人员填具“采购交货延迟检讨表”，并提出补救办法，送请购部门表示意见，以便及时采取相应措施。

第3章采购作业进度各控制要点监督管理

第12条询价、谈判进度管理采购进度控制主管需根据请购部门的物资需要日期，严格监督采购人员询价、谈判进程，确保不延误采购时间。具体的询价、谈判工作可参照公司制定的相关采购询价、谈判制度。

第13条订购进度管理

订购进度管理工作包括订单的跟催等，具体请参照本公司制定的《订单跟踪管理制度》。

第14条交期管理

交期管理，具体请参见本公司制定的《采购交期管理办法》。

第5章附则

第15条本制度由公司采购部制定，解释权归采购部所有。

第16条本制度呈总经理核准后实施，修订时亦同。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

第三节采购进度控制管理表格

一、采购订单

采购合同编号：供应商编号：

订单编号：