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项目合同管理与执行模板

适用情境与核心价值

全流程操作步骤详解

一、合同准备与谈判阶段

需求明确与立项

项目发起方（如甲方）根据项目目标，梳理合同需求（范围、交付物、标准、时间节点、预算等），形成《项目需求说明书》，经内部审批通过后启动合同流程。

乙方根据需求提交《项目实施方案》及《报价单》，明确技术方案、资源投入、费用构成等。

供应商筛选与谈判

甲方通过招标、询价或定向合作方式筛选乙方，重点评估其资质、过往业绩、履约能力。

双方就合同条款（价格、付款方式、违约责任、知识产权、保密条款等）进行多轮谈判，达成一致后形成《合同草案》。

法务与财务审核

甲方法务部门审核《合同草案》的合规性、权责对等性及法律风险；财务部门审核报价合理性、付款条件与资金计划匹配度。

乙方同步完成内部审核，保证合同内容与自身资源、能力匹配。

二、合同签订与归档阶段

最终版本确认与用印

双方根据审核意见修改合同，确认最终版本后，由授权代表签字（甲方：经理；乙方：总监），并加盖合同专用章。

合同一式多份（通常甲方2份、乙方1份，监理方1份，根据项目需要增减），双方各执一份原件。

合同信息登记与分发

甲方项目管理部门将合同信息录入《合同台账》（模板见下文），编号规则建议为“项目简称-合同类型-签订年份-序号”（如“大厦施工-总包-2023-001”）。

按需将合同复印件分发至项目执行团队、财务部、法务部等相关部门，保证信息同步。

归档管理

合同原件由甲方档案管理部门统一归档，电子版同步存储至企业合同管理系统，注明归档日期及负责人（*档案员）。

三、合同执行与监控阶段

任务分解与责任到人

甲方项目组根据合同约定，将项目范围拆解为具体任务（如设计、采购、施工、测试等），明确各任务负责人、时间节点及交付标准，形成《项目任务分解表》。

乙方组建项目团队，明确对接人（*项目经理），并向甲方提交《项目实施计划》。

进度与质量监控

甲方定期（周/月）通过项目例会、现场检查或乙方提交的《项目进度报告》监控执行情况，重点对比计划进度与实际进度，偏差超过10%时要求乙方提交《纠偏方案》。

质量监督：按合同约定的标准（如国家标准、行业标准或双方确认的技术规范）进行验收，关键节点需甲方、监理方（如有）共同签字确认。

沟通与记录

双方建立定期沟通机制（如周例会、月度报告），重要沟通内容形成《会议纪要》，由双方签字确认后作为合同附件。

甲方保留项目过程中的书面凭证（如邮件、函件、验收单等），保证可追溯性。

四、合同变更管理阶段

变更提出与评估

因需求调整、外部环境变化等原因需变更合同时由提出方（甲方/乙方）提交《合同变更申请单》，说明变更内容、原因、对项目进度/成本/质量的影响及替代方案。

双方对变更必要性及可行性进行评估，必要时组织专家论证。

审批与书面确认

变更申请经甲方项目负责人、法务部门、财务部门审批通过后，乙方签署《变更确认函》，明确变更后的合同条款（如范围、金额、时间）。

重大变更（金额增减超10%、工期延长超30天）需重新签订补充合同，一般变更可签署《变更协议》作为原合同附件。

更新与执行

甲方更新《合同台账》及项目相关文档，乙方调整项目实施计划并执行变更内容。

五、合同验收与结算阶段

验收申请与准备

乙方完成合同全部约定内容后，向甲方提交《项目验收申请》及《验收资料清单》（含成果物、测试报告、操作手册等）。

甲方组织验收小组（技术、业务、法务、财务人员），根据合同约定制定《验收方案》。

验收实施与确认

验收小组通过资料审查、现场测试、功能演示等方式开展验收，形成《验收报告》，明确“验收通过”“有条件通过”（需整改后复验）或“验收不通过”。

“有条件通过”时，乙方需在约定期限内完成整改并重新申请验收。

款项结算与资料移交

验收通过后，乙方向甲方提交《结算申请》及发票，甲方财务部门核对合同条款、验收报告及发票无误后，按付款流程办理结算（如分期付款，需明确尾款支付时间）。

乙方向甲方移交项目成果（如、图纸、设备等），签署《资料移交清单》。

六、合同归档与复盘阶段

项目资料归档

甲方将项目全过程的合同、变更文件、验收报告、会议纪要、付款凭证等资料整理归档，电子版与纸质版同步管理，保存期限不少于合同终止后5年。

履约评估与复盘

项目结束后，甲方组织对乙方履约情况（进度、质量、服务、配合度等）进行评估，形成《供应商履约评估报告》，作为后续合作参考。

项目团队复盘合同管理中的经验与不足，优化后续合同管理流程。

核心模板表格清单

表1：合同基本信息表

合同编号

项目名称

合同类型（□总包□分包□采购□咨询）

甲方信息

单位名称：

地址：

法定代表人：*

联系人：*

电话（虚拟）：

邮箱（虚拟）：

乙方信息

单位名称：

地址：

法定代表人：*

联系人：*

电话（虚拟）：

邮箱（虚拟）：

合