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企业合同审批与管理标准工具包

一、适用范围与核心价值

本工具包适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）在日常经营中涉及的合同全生命周期管理场景，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等核心合同类型。通过标准化流程与工具，旨在实现合同管理的规范化、风险可控化及流程高效化，保证合同签订符合企业制度与法律法规要求，同时提升跨部门协作效率，降低合同纠纷风险。

二、全流程操作指引

（一）合同发起与提交

发起主体：业务部门（如采购部、销售部、行政部等）根据业务需求发起合同申请，由部门负责人指定经办人负责具体操作。

材料准备：经办人需收集以下材料并提交至合同管理系统（或纸质版至行政部）：

合同草本（需包含双方主体信息、标的、数量、价款、履行期限、违约责任等核心条款）；

对方主体资质证明（如营业执照复印件、授权委托书等，需加盖对方公章）；

业务背景说明（如采购需求、服务方案等，附相关审批单据，如采购申请单、项目立项书等）；

其他特殊材料（如技术附件、验收标准等，根据合同类型补充）。

系统提交：通过企业合同管理系统填写《合同审批申请表》，上述材料，选择审批流程模板（如“标准采购合同审批”“服务合同审批”等），提交至部门负责人*审核。

（二）部门初审

审核人：业务部门负责人*。

审核要点：

合同内容与业务需求是否匹配（如采购标的与申请单一致、服务范围与项目方案匹配）；

对方主体资质是否齐全有效（如营业执照是否在有效期内、授权委托书是否明确授权范围）；

合同条款是否满足部门业务目标（如付款条件、交付周期是否符合部门预算与计划）。

处理结果：

审核通过：提交至法务部*进行合规性审核；

审核不通过：退回经办人*修改，注明修改意见（如“需补充对方资质证明”“调整付款周期”等）。

（三）法务审核

审核人：法务专员*或外部法律顾问。

审核要点：

合同主体合法性（对方是否为依法注册的法人/其他组织，是否具备相应经营范围）；

合同条款合法性（如是否违反法律法规强制性规定、是否存在无效条款）；

权责对等性（双方权利义务是否明确、违约责任是否对等、争议解决方式是否约定清晰）；

潜在风险提示（如知识产权归属、保密条款、不可抗力等是否约定完整）。

处理结果：

审核通过：提交至财务部*进行财务条款审核；

审核不通过：出具《法务审核意见书》，列明法律风险点及修改建议（如“需删除‘争议由对方所在地法院管辖’条款，改为‘由企业所在地法院管辖’”），退回业务部门修改。

（四）财务审核

审核人：财务部*负责人或指定财务专员。

审核要点：

合同金额与预算匹配性（是否超出部门年度/季度预算，需附预算审批单）；

付款条款合理性（如付款节点是否与履约进度挂钩、预付款比例是否符合财务制度）；

涉税条款合规性（如发票类型、税率是否约定明确，是否符合税法规定）；

资金支付风险（如大额合同是否需分期付款、对方收款账户信息是否与营业执照一致）。

处理结果：

审核通过：提交至对应管理层（如部门总监分管副总/总经理）进行最终审批；

审核不通过：反馈至业务部门，说明调整意见（如“预付款比例超过30%，需调整为20%”“需补充对方开户许可证复印件”）。

（五）管理层审批

审批层级：根据合同金额与重要性确定审批人（参考标准示例）：

金额≤5万元：部门总监*审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；

金额＞50万元：总经理*审批（或提交总经理办公会集体审议）。

审批要点：

合同是否符合企业战略规划与年度经营目标；

投资回报率与风险是否平衡（如采购合同的成本效益、销售合同的利润空间）；

跨部门协作事项是否协调一致（如涉及多部门合作的项目，需确认各部门意见统一）。

处理结果：

审批通过：进入合同签署环节；

审批不通过：退回业务部门，说明决策依据（如“该合作项目不符合年度战略重点，暂缓执行”）。

（六）合同签署与用印

签署准备：

法务部*根据审批通过的版本制作正式合同文本，保证条款与审批版本一致；

业务部门经办人核对合同文本无误后，提交至行政部申请用印。

用印管理：

行政部*核对审批流程完整性（是否包含所有必要环节的审批意见）、合同文本与审批版本一致性、用印申请单信息与合同信息一致；

符合规定后，加盖企业合同专用章或公章（严禁以部门章代替公章签署合同）；

涉外合同需根据对方要求办理授权委托书（需经公证或认证）及法定代表人签字手续。

签署交付：

合同签署后，业务部门经办人*将正本合同（一式N份，根据双方需求确定）送达对方，并获取对方签字盖章的回执；

系统内同步更新合同状态为“已签署”，对方签署页回执。

（七）归档与执行跟踪

归档管理：

行政部*在合同签署后5个工作日内，收集合同正本、审批流程材料、对方资质证明等，统一归档至企业档案管理系统（或档案室）；

归档信息需包含：合同编号、名称、签订日