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会议管理与会议纪要编写规范

一、规范适用范围与典型场景

本规范适用于各类组织内部的例行工作会议、专项项目推进会、跨部门协调会、决策研讨会等会议类型，覆盖企业、事业单位、社会团队等需要通过会议推动工作开展、明确责任分工、记录决策过程的场景。无论是周期性例会（如部门周例会、月度总结会）还是临时性专题会议（如项目启动会、问题整改会），均可参照本规范进行会议组织与纪要管理，保证会议高效有序、成果可追溯。

二、会议全流程管理步骤

（一）会前准备：奠定会议高效基础

明确会议目标与必要性

召集人需提前梳理会议需解决的核心问题（如明确项目分工、决策方案方向、协调跨部门资源等），判断是否必须通过会议解决，避免无明确目标的“无效会议”。

若确需召开，需书面明确会议主题（如“Q3产品迭代方案评审会”）、预期成果（如“确定3个核心功能的优先级及开发负责人”）。

确定参会人员与分工

根据会议目标邀请必要参会人：决策事项需邀请有决策权限的负责人（如部门经理、项目总监）；执行事项需邀请相关业务骨干（如开发组长、市场专员）；支持事项可邀请列席人员（如记录人、后勤保障）。

指定会议角色：主持人（负责控场、引导议程）、记录人（负责记录讨论要点、决议、任务分配）、时间控制人（提醒各环节时间，避免超时）。

制定会议议程与材料准备

提前3-5个工作日发布会议通知，包含：会议主题、时间（具体到上/下午:-:，时区若涉及需注明）、地点（线下会议室号/线上会议）、参会人员、议程（含各环节时长，如“议题1：当前项目进度汇报（20分钟）”）、会前需准备的材料（如项目进度表、方案PPT、数据报表等）。

召集人需提前审核参会人员提交的材料，保证内容聚焦主题、数据准确，避免会上因材料问题讨论偏离方向。

（二）会中管理：聚焦主题高效推进

会议开场与目标重申

主持人准时开场（预留5分钟签到缓冲时间），确认参会人员到齐情况（缺席人员需说明原因，是否需后续同步会议内容）。

重申会议主题、预期成果及议程安排，明确会议规则（如“发言简明扼要，每人单次发言不超过3分钟”“聚焦问题解决，避免跑题”）。

按议程推进讨论与决策

各环节由负责人依次汇报（如议题汇报人需提前5分钟分享屏幕或分发材料），主持人引导讨论方向，避免陷入细节争论或无关话题。

关键讨论环节需记录人实时记录：不同观点的分歧点（如“方案A：成本高但周期短；方案B：成本低但周期长，需评估客户交付时间”）、共识点（如“双方同意优先保障客户交付时间，倾向方案A”）、临时提出的待解决问题（如“需额外确认第三方供应商的报价”）。

涉及决策事项时，主持人需明确决策方式（如“一致同意”“多数表决”“负责人最终拍板”），并当场确认决策结果（如“最终确定采用方案A，由*经理牵头协调资源”）。

会议收尾与任务确认

所有议程结束后，主持人简要总结：已达成一致的决议、未解决需后续跟进的问题（明确下次会议或专项沟通安排）。

集体确认任务分配：对决议中涉及的具体行动项，由负责人当场明确“任务内容+完成时限+交付物”（如“*主管负责完成客户需求调研报告，下周五下班前提交PPT版”），记录人同步记录至任务清单。

明确纪要发布时间（如“会议结束后2个工作日内完成纪要初稿，经主持人审核后24小时内发布”）。

（三）会后跟进：保证成果落地

纪要整理与审核

记录人根据会中记录，整理会议纪要初稿，内容需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员）、议程概要、各环节讨论要点（重点标注分歧与共识）、决议事项、任务分配表（含负责人、截止时间、交付物）、后续计划（如下次会议时间/议题）。

纪要初稿完成后，提交主持人审核，重点核查决议与任务分配的准确性、表述的客观性（避免主观评价，如“经理反对方案”改为“经理提出方案存在风险，需进一步评估”）。

纪要分发与任务同步

审核通过后，纪要通过邮件或即时通讯工具发送至所有参会人员及需知晓的干系人，抄送相关领导，并在组织内部知识库（如共享文件夹、项目管理工具）存档。

任务负责人需在收到纪要后1个工作日内确认任务理解无误，如有疑问及时与记录人或主持人沟通。

任务跟踪与反馈

记录人或指定专人通过项目管理工具（如钉钉待办、飞书项目、Jira）跟踪任务进度，每周更新任务状态（如“进行中”“已完成”“延期”）。

对逾期未完成的任务，提前1天提醒负责人；若遇客观原因需延期，需提交书面说明（含新完成时间及原因），由主持人审批后同步至相关方。

三、会议纪要核心要素与编写原则

（一）核心要素（必备内容）

会议基本信息：会议名称（需体现主题，如“2024年Q4市场部推广策略研讨会”）、日期（年/月/日）、时间（具体起止时间）、地点（线下会议室/线上会议平台名称）、主持人、记录人、参会人员（按部门/岗位列出，含外部参会单位/人员）、缺席人员及原因（如“总监因出差缺席，