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企业内外部沟通平台操作指南

一、指南说明

本指南旨在帮助企业员工高效使用企业内外部沟通平台，涵盖日常工作中的核心沟通场景，提供详细操作步骤、实用模板及规范提示，助力提升跨部门、跨组织协作效率，保障沟通信息安全与顺畅。

二、常见沟通场景覆盖

（一）内部协作场景

部门例会与项目同步：如市场部与产品部周会同步新品推广方案，项目组每日站会跟进进度。

跨部门资源协调：如技术部需向行政部申请会议室设备，人力资源部向各部门收集培训反馈。

紧急事务通知：如系统临时维护通知、加班安排传达、突发事件应急响应。

知识经验共享：如员工分享行业报告、项目总结文档、操作技巧教程。

（二）外部对接场景

客户需求沟通：如与客户王*确认项目需求细节，反馈方案修改意见，跟进交付进度。

供应商协作：如向供应商李*采购原材料，确认交货期，处理质量异常问题。

合作伙伴联动：如与外部机构张*联合举办活动，对接流程分工，共享活动物料。

候选人面试沟通：HR通过平台与候选人赵*预约面试时间，发送面试邀请，反馈面试结果。

三、核心功能操作步骤详解

（一）账号与权限管理

内部员工账号

注册激活：新员工入职后，HR通过后台同步企业邮箱及工号信息，员工登录企业邮箱激活，设置初始密码（需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位）。

权限变更：岗位调整时，部门负责人提交《权限变更申请表》，管理员1个工作日内完成角色权限更新（如“普通员工”升级为“部门负责人”，新增部门成员管理权限）。

外部联系人接入

邀请流程：内部员工“添加外部联系人”，输入对方邮箱/手机号，发送邀请（附简短事由，如“邀请您参与项目沟通”）；外部联系人收到后，注册账号并填写单位信息，经发起人确认后加入。

权限限制：外部访客默认仅能查看被邀请的聊天记录及文件，不可创建群组或邀请其他外部联系人。

（二）消息发送与接收

单聊/群聊创建

内部沟通：在通讯录搜索同事姓名或部门（如“研发部”），“发起聊天”；若需多人沟通，勾选联系人后“创建群聊”，设置群名称（如“项目组”）及群公告（如“每日17:00同步进度”）。

外部沟通：“+”号选择“添加外部联系人”，选择已添加的外部人员（如客户王*），发起单聊；若需与多方外部人员沟通，创建群聊时勾选“允许外部成员加入”，并分享群给相关人员。

消息类型与操作

消息发送：支持文字（可插入表情包、成员）、文件（单次附件不超过50MB）、语音（最长60秒）、图片（可添加文字标注）、会议邀请（直接关联日历）。

消息管理：长按消息可“撤回”（2分钟内）、“转发”给其他联系人、“标星”重要消息；群聊中“消息列表”可按日期/发送人检索历史消息。

（三）会议组织与管理

创建会议

“会议”模块，选择“新建会议”，填写会议主题（如“Q3产品规划评审”）、时间（支持跨时区设置，选择“北京时间”）、时长、会议方式（视频/语音/现场，视频会议需提前测试摄像头/麦克风）。

添加参与人：内部员工可直接勾选部门/姓名，外部联系人“添加外部人员”输入邮箱/发送邀请；设置“等候室”（视频会议可选），主持人可在等候室审核参会人员身份。

会议提醒与纪要

系统自动提前10分钟通过消息/邮件发送提醒（含会议、会议ID、密码）；主持人可手动发送“临时提醒”给迟到人员。

会议结束后，系统自动会议纪要模板（含时间、参与人、议程、决议事项），主持人补充未记录内容后，“分发纪要”共享给所有参会人；纪要支持在线编辑，版本更新后自动通知相关人员。

（四）文件共享与协作

文件与权限设置

在聊天窗口或“文件中心”“文件”，选择本地文件，填写文件名称（如“项目需求文档_v2.3”）、标签（如“需求”“最终版”）；

设置文件权限：勾选“仅本人查看”“部门成员可查看”“可编辑”（可指定具体编辑人员，如产品经理张*可编辑，研发人员仅可查看）。

协作与版本管理

多人同时编辑文件时，系统实时显示在线人员状态（“正在编辑”“查看中”），修改内容自动保存，避免冲突；

文件历史版本，可查看每次修改时间、修改人、修改内容，支持“恢复至该版本”（需填写恢复原因，如“误删关键数据”）。

（五）外部联系人管理

分组与标签

在“外部联系人”列表中，“新建分组”，按类型命名（如“客户”“供应商”“合作伙伴”）；选中联系人后，“添加标签”，可添加多维度标签（如“重点客户”“2023年合作”）。

定期整理联系人：对长期未互动（如超过3个月）的联系人，“归档”（移至“联系人回收站”，需管理员权限恢复）。

沟通记录追溯

外部联系人的聊天记录及共享文件自动保存，管理员可根据“联系人单位”“沟通时间”检索记录（如查询“与公司2023年6月-9月的沟通记录”）；

员工离职时，管理员需将其添加的外部联系人转移给接手人，保证沟通连续性。

四、实用模板参考

（一）会议通知模板

字段

示例内容

会议主题