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会议纪要撰写及实施跟踪模板

一、适用范围

本模板适用于企业内部各类工作会议的纪要撰写及后续行动跟踪，包括但不限于：

项目启动会、周/月度例会、阶段复盘会

跨部门协调会、问题解决会、决策评审会

客户需求对接会、内部培训宣贯会等

二、会议纪要撰写全流程

（一）会前准备：明确会议框架与记录重点

确认会议核心目标

提前与会议主持人（如*经理）沟通，明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线计划”“解决跨部门协作流程卡点”），避免记录偏离主题。

梳理会议议程与参会人员

获取会议议程，标注重点议题（如需决策的议题、需明确行动项的议题）；

确认必须参会人员（如项目负责人主管、执行人专员）及列席人员（如记录人*助理），提前发送会议通知（含时间、地点、议程、准备材料）。

准备记录工具与资料

电子版：准备会议纪要模板、录音设备（需提前征得主持人同意）、相关背景材料（如项目进度表、数据报表）；

纸质版：打印议程、空白签到表，方便临时记录关键信息。

（二）会中记录：实时捕捉关键信息

签到与议程确认

会议开始前5分钟，组织参会人员签到（记录姓名、部门、联系方式），保证无遗漏；

主持人宣布会议开始后，再次确认议程是否调整，若有变更需重点标注。

聚焦“讨论-决策-行动”核心要素

讨论内容：记录各方意见（如“建议优先开发A功能，因用户需求占比达60%”“提出需先评估技术实现难度”），避免大段摘录，提炼关键词；

决议结果：明确最终结论（如“同意优先开发A功能，B功能延后至下一阶段”），避免模糊表述（如“尽量”“考虑”）；

行动项：实时记录“谁（负责人）+做什么（任务）+何时完成（截止时间）”（如“*负责完成技术可行性评估，需在3月15日前提交报告”）。

标注待确认信息

若讨论中存在未明确事项（如“需确认预算是否包含第三方服务费”），标注“待确认”，会后及时与相关人员补充沟通。

（三）会后整理：规范输出与分发

整理纪要初稿

会议结束后2个工作日内，根据会中记录整理纪要，结构建议为：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员等）；

会议议题与讨论过程（按议程顺序，简述各议题讨论要点）；

会议决议（汇总最终结论，分点列出）；

行动计划（按任务编号、负责人、截止时间等清晰呈现）；

附件（如会议PPT、评估报告等）。

审核与分发

将初稿提交会议主持人（*经理）审核，保证决议与行动项准确无误；

审核通过后，1个工作日内分发至所有参会人员及相关部门抄送人（如总监、团队），并同步发送会议跟踪表（见第三部分）。

归档与闭环

将最终版纪要（含审核记录）、会议签到表、相关附件等整理归档，保存期限不少于1年；

对行动项启动跟踪机制（详见“实施跟踪流程”）。

三、配套模板表格

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：2024年Q3产品上线启动会

会议时间

例：2024年3月10日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

*（产品部经理）

记录人

*（产品部助理）

参会人员

（技术部主管）、（设计部专员）、（市场部经理）、（测试工程师）

缺席人员及原因

*（运营部主管）：因客户拜访无法参会，已提前提交书面意见

会议主题

确定Q3产品核心功能开发计划及跨部门协作分工

会议议程

1.产品需求优先级讨论（14:00-14:30）；2.技术实现方案评估（14:30-15:00）；3.跨部门分工与时间节点确认（15:00-15:30）；4.其他事项（15:30-16:00）

（二）议题讨论及决议表

议题编号

议题名称

讨论内容摘要

决议结果

1.1

Q3产品功能优先级

建议优先开发“用户登录注册”“商品展示”基础功能；提出“智能推荐”可提升用户体验，但需评估数据量

优先开发“用户登录注册”“商品展示”，同步准备“智能推荐”数据接口，下月初再评估是否纳入本期开发

1.2

技术实现方案

提出采用A框架，开发周期约8周；建议用B框架，周期缩短至6周，但需增加2名开发人员

采用B框架，*负责协调2名开发人员加入项目，3月20日前完成团队组建

（三）行动计划跟踪表

任务编号

任务描述

负责人

截止日期

所需资源/支持

完成状态

备注（遇到的问题/进展说明）

T001

完成技术可行性评估报告

*

2024-03-15

需*提供历史数据接口文档

进行中

已完成数据对接，需3月14日提交初稿

T002

设计“用户登录注册”UI原型

*

2024-03-20

需参考行业头部APP设计风格

未开始

3月12日将与*对接需求细节

T003

协调开发人员加入项目

*

2024-03-20

需*总监审批人员调配申请

进行中

已提交申请，等待批复

（四）会议签到表

姓名

部门

职位

联系方式

签到时间

备注（如迟到/早退）

*

产品部

经理

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