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固定资产盘点及维护记录工具使用指南

一、适用场景说明

本工具适用于各类企业、事业单位及组织机构的固定资产全生命周期管理，具体场景包括：

定期盘点场景：年度/半年度/季度固定资产全面盘点，核对资产账实一致性，保证资产安全完整；

新增资产登记：新购、调入、自制等资产入库时，记录基础信息并纳入管理范围；

日常维护跟踪：对设备、仪器、办公家具等固定资产进行保养、维修、升级时的过程记录；

交接管理场景：资产使用人调动、部门调拨或报废处置时，明确资产状态与责任归属；

审计与合规场景：配合内外部审计、资产清查等要求，提供完整的历史记录与数据支持。

二、详细操作步骤

（一）前期准备阶段

制定盘点/维护计划

明确盘点范围（如全公司/特定部门）、时间节点（如X月X日-X月X日）及参与人员（至少2人以上，避免单人操作）；

若为维护记录，需提前确定维护周期（如月度/季度）、维护类型（日常保养/故障维修/定期检测）及责任部门（如行政部/设备部）。

资产分类与整理

按资产属性（如电子设备、办公家具、机械设备）或使用部门分类整理资产，保证同类资产集中存放，便于清点；

核对现有资产台账，标记待盘点/待维护的资产，避免遗漏或重复。

工具与资料准备

准备盘点工具：盘点标签、扫描枪（如有二维码/RFID标签）、相机（用于拍摄资产状态）、记录表格（电子版/纸质版）；

准备维护工具：维修工具、保养耗材、维修单据等，保证维护过程可追溯。

（二）资产盘点实施阶段

标签核对与信息确认

逐一扫描或核对资产标签信息（如资产编号、名称），与台账记录对比，确认资产基本信息准确无误；

对无标签或信息模糊的资产，临时标注“待核实”，后续补充完善信息。

现场清查与记录

采用“以物对账”方式，现场清点资产数量，检查资产状态（如正常/闲置/维修中/报废），记录实盘数量；

对盘点中发觉的差异（如盘盈、盘亏、毁损），拍照留存证据，并由盘点人、使用人共同签字确认差异情况。

数据初步汇总

每日盘点结束后，汇总当日盘点数据，核对账面数量与实盘数量，梳理差异清单，初步分析差异原因（如漏盘、资产调拨未更新台账等）。

（三）维护记录管理阶段

维护过程记录

维护人员开展保养、维修前，确认资产编号及基本信息，填写维护日期、维护类型（如“日常清洁”“故障维修”“年度检测”）；

详细记录维护内容（如“更换打印机硒鼓”“清理空调滤网”“更换机床轴承”）、更换部件名称及数量、维护耗时等。

维护结果确认

维护完成后，由使用人或部门负责人验收资产状态，确认维护效果（如“设备恢复正常运行”“噪音降低”），并签字确认；

若涉及维修费用，需记录费用金额及审批流程（如“费用已通过部门审批”）。

维护计划更新

根据维护记录，调整下次维护时间（如“下次维护日期：年月日”），形成“维护-检查-再维护”的闭环管理。

（四）数据整理与归档阶段

盘点数据核对与调整

完成全面盘点后，对比差异清单与台账，核实差异原因（如盘盈资产为未入账新购设备，盘亏为已报废资产未销账），经审批后更新资产台账；

保证最终账实、账账相符，形成《固定资产盘点报告》，由盘点负责人、财务负责人签字存档。

维护数据统计分析

按月/季度汇总维护数据，分析资产故障率、维护成本、高频问题资产（如“某型号打印机年维修次数达5次，建议更换”），为资产采购、报废决策提供依据。

资料归档与电子化备份

将纸质盘点表、维护记录单、差异审批单等资料分类整理，按年度装订归档，保存期限不少于3年；

同步将电子表格备份至公司服务器或云端，保证数据安全，便于后续查询与审计。

三、模板表格示例

固定资产台账及维护记录表

资产编号

资产名称

规格型号

使用部门

责任人

购置日期

原值（元）

存放地点

盘点日期

盘点人

账面数量

实盘数量

盘盈/盘亏数量

差异说明

处理结果

维护日期

维护类型

维护内容

维护人员

维护费用（元）

下次维护日期

备注

设备-001

笔记本电脑

ThinkPadT14

市场部

*小明

2022-03-15

6,500

3楼办公室

2023-10-20

*小红

1

1

0

无差异

-

2023-09-10

日常保养

清理风扇、更新系统

*小李

0

2024-03-10

-

设备-002

打印机

HPM479fdw

行政部

*张华

2021-07-20

4,200

2楼打印室

2023-10-20

*小红

1

0

-1（盘亏）

已报废未销账

2023-10-25完成报废审批

-

-

-

-

-

-

-

家具-001

办公桌

1.5m*0.8m

财务部

*王芳

2020-11-10

1,800

4楼财务室

2023-10-20

*小红

5

5

0

无差异

-

2023-10-15

故障维修

更换抽屉滑轨

*赵强

50

2024-10-15

-

填写说明：

资产编号需唯一，可按“类