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企业固定资产管理制度及流程指南

一、适用范围与部门职责

本制度适用于各类企业（含制造业、服务业、高新技术企业等）的固定资产全生命周期管理，涵盖从申购、采购、验收、使用、维护到报废处置的各环节。涉及部门及职责

行政部：统筹固定资产管理，负责申购复核、采购执行、验收组织、登记建账、调拨协调、报废处置牵头；

财务部：负责固定资产账务核算、折旧计提、预算审核、盘点监盘、价值管理；

使用部门：提出资产需求、负责日常保管与维护、配合盘点与报废申请；

采购部：根据审批后的申购单执行采购，保证合规与性价比；

技术部（如涉及）：参与技术性资产（如生产设备、IT系统）的验收、维护鉴定及报废评估。

二、固定资产全生命周期管理流程

（一）申购与审批

需求提出：使用部门根据业务发展或资产更新需求，填写《固定资产申购单》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人及申购理由。

部门审核：使用部门负责人对申购必要性及合理性进行审核，签字确认后提交行政部。

行政复核：行政部核对申购资产是否符合企业配置标准（如岗位匹配度、预算上限），必要时与技术部（如涉及专业设备）共同确认技术参数。

财务审核：财务部审核申购资产是否在年度预算范围内，超预算需提交管理层专项审批。

管理层审批：根据资产金额分级审批（例如：5万元以下由行政总监审批，5万-20万元由总经理审批，20万元以上提交董事会审批），审批通过后进入采购环节。

（二）采购与验收

采购执行：采购部根据审批后的《固定资产申购单》，通过招标、询比价或定向采购等方式实施采购，保证“质优价廉、合规透明”，签订采购合同并约定交付时间。

到货初检：资产到货后，使用部门与行政部共同开箱检查，核对资产名称、规格型号、数量、外观是否与申购单及合同一致，确认无破损、缺件后签署《到货确认单》。

全面验收：

技术验收：技术部（如涉及）对资产功能、参数、兼容性等进行测试，出具《技术验收报告》；

财务验收：财务部核对采购发票、合同、验收单金额是否一致，检查相关票据（如增值税发票）的合规性；

使用验收：使用部门确认资产满足工作需求，签署《固定资产验收单》。

资料归档：行政部收集采购合同、发票、验收单、技术说明书等资料，建立固定资产档案。

（三）登记与建账

资产编号：行政部对验收合格的资产赋予唯一编号（规则：企业简称-资产类别-年份-流水号，如“-设备-2024-001”），粘贴资产标签（含编号、名称、责任人等信息）。

台账登记：行政部在《固定资产台账》中详细登记资产信息，包括：编号、名称、规格型号、类别（如电子设备、办公家具、生产设备）、使用部门、存放地点、责任人、原值、启用日期、预计使用年限、月折旧率、累计折旧、净值等。

财务入账：财务部根据《固定资产验收单》及发票，进行固定资产账务处理，建立固定资产明细账，保证账实、账账、账卡相符。

（四）领用与调拨

领用登记：使用部门需领用资产时，由经办人填写《固定资产领用单》，经部门负责人审批后，至行政部办理领用手续。行政部更新台账“存放地点”“责任人”信息，领用人签字确认。

内部调拨：因部门调整或人员变动需调拨资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请单》，注明调拨原因、资产信息、调入/调出部门及责任人，经双方部门负责人审批、行政部确认后，更新台账信息，调拨单一式三份（调入、调出、行政部各存一份）。

跨机构调拨：涉及企业内部独立法人间调拨，需经双方管理层审批，并办理资产权属转移手续，财务部相应调整账务。

（五）维护与保养

日常维护：使用部门为资产责任人，负责日常清洁、简单故障排查及规范使用，填写《固定资产日常维护记录表》（记录维护日期、内容、结果）。

定期维保：行政部根据资产特性制定年度维保计划（如大型设备每半年一次专业保养，IT设备每季度一次系统检测），联系供应商或专业维保单位执行，维保后签署《固定资产维护保养记录单》。

故障处理：资产发生故障时，使用部门应及时报行政部，由行政部协调维修（保修期内联系供应商，保修期外选择第三方维修），维修费用计入相关部门成本，重大故障需书面报管理层备案。

（六）盘点与清查

定期盘点：每年12月底前，行政部组织财务部、使用部门进行全面盘点，编制《固定资产盘点表》，逐项核对资产编号、名称、数量、使用状态，保证账实一致。

差异处理：对盘盈、盘亏、毁损的资产，使用部门需在3个工作日内提交《固定资产盘点差异报告》，说明原因（如管理疏漏、自然损耗等），经行政部审核、财务部复核后，报管理层审批处理（盘盈计入当期损益，盘亏查明责任后追究赔偿或核销）。

不定期抽查：行政部每季度随机抽取部分资产进行抽查，检查使用、维护情况，保证资产规范管理。

（七）报废与处置

报废申请：资产达到预计使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请单》，注明资产信息、报废原