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商业合同管理标准化模板

一、适用范围与应用场景

本标准化模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的商业合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、租赁、合作开发等多种合同类型。具体应用场景包括：

新合同签订前的需求梳理与审批；

合同条款拟定、审核与修订；

合同履行过程中的进度跟踪与风险监控；

合同变更、解除或续签的规范化操作；

合同档案的系统化归档与查询。

二、标准化操作流程

（一）合同需求发起与审批

需求发起：由业务部门根据实际经营需求（如采购物料、销售产品、提供服务合作等），填写《合同需求申请表》，明确合同背景、合作方基本信息、合同标的、数量、预算金额、履行期限等核心要素，经部门负责人*签字确认后，提交至合同管理部门（如法务部或行政部）。

需求初审：合同管理部门对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查预算是否符合公司财务制度、合作方是否纳入合格供应商名录（如适用），初审通过后形成《合同需求审批单》。

终审批准：根据合同金额与重要性，分级报请相关负责人审批（如金额≤10万元由分管副总审批；金额＞10万元由总经理审批），审批通过后方可进入合同起草环节。

（二）合同起草与审核

合同起草：由业务部门或法务专员*根据审批通过的需求，参照公司《标准合同范本》起草合同文本，保证包含以下核心条款：

合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表*）；

合同标的、数量、质量标准、价款或报酬及支付方式；

履行期限、地点和方式；

违约责任、争议解决方式；

合同生效条件、附件清单等。

多部门联合审核：

法务审核：重点审核条款合法性、合规性，避免法律风险（如格式条款无效、违约责任不对等）；

财务审核：审核价款构成、支付方式、税务条款是否符合财务制度，发票类型与税率约定明确；

业务部门复核：确认合同内容与需求一致，保证标的、履行方式等业务细节无误。

审核通过后，各部门在《合同审核表》中签字确认；如需修改，由业务部门牵头修订后重新提交审核。

（三）合同签订与用印

最终文本确认：法务专员*汇总审核意见，形成最终合同文本，与合作方沟通确认无误后，打印一式X份（根据合作方需求确定，通常至少一式两份，双方各执一份）。

用印申请与审批：业务部门填写《合同用印申请表》，附最终合同文本、审批流程文件（需求审批单、审核表等），按权限报相关负责人*审批。

用印与分发：审批通过后，由行政部或指定专人按公司用印管理规定加盖合同专用章或公章，保证“骑缝章”完整（多页合同）。用印完成后，按约定分发给合作方，并留存原件或复印件归档。

（四）合同履行与跟踪

履行责任分配：业务部门为合同履行第一责任人，指定专人负责跟踪合同执行进度，建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）的完成情况。

异常处理：如出现履行延迟、质量不符等异常情况，业务部门应及时与合作方沟通，协商解决方案（如延期履行、违约赔偿等），并形成书面记录（《合同履行异常处理报告》），报分管领导*备案。

验收与确认：合同标的交付后，由业务部门联合质检、财务等部门按约定标准验收，签署《验收确认单》，作为付款或后续履行的依据。

（五）合同变更、解除与终止

变更流程：因市场环境、需求变化等需变更合同条款时，由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容及对双方权利义务的影响，经原审批流程审核通过后，签订《合同变更协议》，作为原合同补充文件。

解除/终止流程：

协商解除：双方就解除条件、后续处理（如已履行部分结算、违约责任承担等）达成一致，签订《合同解除协议》；

单方解除：依据合同约定或法律规定行使解除权时，需书面通知对方，并留存通知证据（如邮寄签收回执），同时报公司法务部门审核解除合法性。

后续事项处理：合同变更、解除或终止后，业务部门需完成款项结算、资料交接等工作，并在《合同台账》中更新合同状态。

（六）合同归档与查询

档案整理：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同文本（含附件、审批单、验收单、变更/解除协议等全套资料）整理成册，标注合同编号，移交至档案管理部门。

归档登记：档案管理部门核对资料完整性后，录入《合同档案归档登记表》，按“一合同一档”原则编号存放（电子档案同步录入管理系统），并设定保管期限（通常纸质档案保存不少于10年，电子档案长期保存）。

查询与借阅：因业务需要查询或借阅合同档案时，需填写《合同档案查询/借阅申请表》，经部门负责人*及档案管理部门审批后，办理借阅手续，借阅期限不超过7天，保证档案不丢失、不损毁。

三、核心管理模板表格

（一）合同台账管理表

合同编号

合同名称

合同类型（采购/销售等）

签约主体（甲方/乙方）

签订日期

合同金额（元）

履行期限

履行状态（进行中/已完成/终止）

负责人

档案编号

CG-2024-001

办公设备采购合同

采购

A